A JSI está a recrutar uma Assistente Administrativa e Finanças para Maputo.
Funções
- Trabalhar no Departamento Financeiro sob a direcção do Director da Administração e Finanças
- Ajudar na contabilidade e documentação de todas as transacções financeiras em tempo útil e de forma precisa
- Deve facilitar o bom fluxo do trabalho administrativo de rotina dos escritórios do Projecto MSIP e das operações de apoio ao programa
Finanças
- Registar diariamente os comprovativos de pagamento no programa informático QuickBooks
- Ter sob a sua responsabilidade o fundo de caixa do escritório e efectuar pagamentos diários das operações aprovadas
- Preparar justificativos de pagamento de caixa e garantir que todas as transacções em dinheiro sejam devidamente documentadas na totalidade
- Rever os relatórios de despesas (relatórios de despesas de viagens e relatórios de despesas operacionais) para apurar a sua exactidão e para efeitos de exaustividade e garantir que os relatórios de despesas tenham sido totalmente aprovados antes do pagamento
- Manter o arquivo do adiantamento de dinheiro e preparar o relatório de adiantamentos vencidos para o Director Financeiro
- Preparar justificativos de pagamentos bancários e garantir que todas as transacções bancárias sejam devidamente documentadas na totalidade
- Preparar cheques ou pedidos de transferência bancária com base em documentos totalmente aprovados e apresentar aos assinantes para verificação e assinatura
Administração
- Prestar apoio de tradução e interpretação, conforme for solicitado pelo Gestor do Projecto, Director da Administração e Finanças e demais Técnicos, incluindo a tradução de documentos de Português para Inglês e vice-versa
- Responsável pelo bom funcionamento das seguintes funções: receber visitantes, compilar actas de reuniões, organizar reuniões/ workshops, agendar encontros, organizar viagens, fotocópias e serviços de correio, serviços de tradução, telefones e faxes
- Responsável por manter o fornecimento de todos os documentos de administração e colocá-los à disposição de todos os funcionários do Projecto MSIP
- Apoiar o Director de Administração e Finanças na manutenção de um sistema de arquivo central e na manutenção de todos os quadros de avisos administrativos mantendo-os actualizados e com um aspecto limpo e organizado
- Apoiar o Director de Administração e Finanças na manutenção de processos individuais de todos os funcionários do Projecto, garantindo que os registos de licença de todos os funcionários estejam devidamente mantidos e actualizados e apoiar a recolha dos mapas de assiduidade mensais e o processamento da folha de salários, juntamente com os funcionários da Direcção de Administração e Finanças
Gestão Geral do Escritório
- Manter um inventário adequado do material de escritório e garantir que todo o equipamento (telefones, computadores, etc.) esteja a funcionar devidamente
- Apoiar o Director de Administração e Finanças no controlo de aquisições e do inventário
- Assegurar que todos os bens adquiridos estejam de acordo com as Políticas e Procedimentos de Aquisições da JSI
- Fazer cumprir a correcta observância dos limites de aquisições e os procedimentos de aprovação
Requisitos
- Quatro ou mais anos de experiência de contabilidade geral
- Diploma universitário em contabilidade
- Dá-se preferência a candidatos com dois anos de experiência no Departamento Financeiro de uma ONG internacional
- Competência comprovada em software informático de contabilidade geral: QuickBooks
- Conhecimentos avançados de MS Office, especialmente Excel
- Experiência anterior de gestão e grande capacidade de organização
- Excelentes conhecimentos de Português e Inglês oral e escrito
- Habilidades de comunicação e interpessoais sólidas
Notas
- Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
- Indique a fonte desta vaga na sua candidatura: emprego.co.mz
Como se Candidatar
1. Documentação
- Carta de Apresentação
- Curriculum Vitae
2. Candidatura
- Envie um email para msip@mz.jsi.com e indique o assunto "Assistente Administrativa e Finanças"