Assistente Administrativa

A FHI360 está a recrutar um Assistente Administrativa, para Maputo, em Moçambique.

Funções

• Liderar a coordenação de todas as funções administrativas com a equipe do projecto
• Assistir o Projecto na organização dos encontros e tele-conferências e outras actividades de coordenação assegurando a organização dos espaços dos encontros
• Estabelecimento de contatos por meio de cartas, telefone e e-mail
• Agendar atividades internas e externas
• Elaborar actas, captação de informação chave, arquivo e distribuição de notas e informações relevantes dos encontros para a actualização das partes interessadas do projecto
• Organizar ficheiros físicos e eletrónicos sobre o Projecto, assegurando a gestão correcta de documentação e fluxo de correspondência
• Assegurar em coordenação com a equipa da logística e finanças bem como a restante equipa do Projecto o suporte do processo de aquisição bens e serviços e de outros meios de trabalho se necessários
• Assegurar o fluxo e partilha atempada da comunicação com colegas de outros departamentos e escritórios e do campo, sempre que necessário
• Providenciar suporte administrativo e logístico para eventos internos e externos, como formações, campanhas e outros eventos bem como, a reprodução de materiais
• Coordenar a logística de viagem para o pessoal do projecto, consultores e outros, assistir e seguir os processos de fechos e relatórios de despesas de viagens
• Prestar apoio em tarefas básicas de RH como marcação de entrevista e outro
• Controlar os bens /equipamento do projecto
• Assegurar em estreita coordenação com gestor do escritório a alocação e gestão mensal dos motoristas e elaboração do seu plano de trabalho
• Coordenar todas as funções de apoio Administrativo no campo, quando necessário, incluindo reservas de hotéis, transporte e logística assegurando a observância das normas administrativas
• Liderar expedir em tempo útil e fazer circular notas dos encontros e atualizações do projecto

Requisitos

• Nível superior preferencial, numa das seguintes áreas: Finanças, Contabilidade, Administração, Gestão, ciências Sociais
• Experiência prática comprovada de pelo menos de 3- 5 anos em funções similares
• Capacidade escrita, verbal e organizacional
• Conhecimento e habilidades em análise de documentos específicos e manuais de políticas
• Excelentes capacidades informáticas e de operar com tecnologia de informação
• Domínio do Português e fluência do Inglês
• Mínimo de 2 anos de experiência em trabalhar com ONG´s financiadas pela USAID, é desejável

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados