A EGPAF está a recrutar um Oficial Sénior de Procurement e Logística, para Gaza, em Moçambique.
Descrição
- A Elizabeth Glaser Pediatric Aids Foundation (EGPAF), trabalha em parceria com o Ministério de Saúde na implementação do Programa de Prevenção de Transmissão Vertical (PTV) de HIV e cuidados e tratamento para pessoal vivendo com HIV
- A missão da Fundação é assegurar a inclusão de crianças, prevenindo a transmissão de HIV da mãe para o seu filho e garantir-lhes o acesso a serviços de qualidade
- A EGPAF pretende recrutar profissionais qualificados para trabalhar nesta posição
- O Gestor de Procurement e Logística fornece liderança e supervisão sobre todos os assuntos de procurement e logística para os escritórios da EGPAF Moçambique
- O Gestor de P&L irá facilitar a aquisição, fornecimento, entrega, armazenamento e descarte de bens e serviços, bem como operações de logística níveis ideais de eficiência de uma maneira plenamente documentada, compatível, rápida e eficaz; e irá executar as suas funções com integridade
Funções
- Melhoria de Processos/Observância das Regras de Procurement:
- Contribuir na concepção, desenvolvimento, implementação e manutenção de procedimentos e directrizes operacionais contextualizadas de procurement, compra, logística e distribuição atingindo os processos mais eficazes e eficientes para o procurement e logística, a fim de atingir a excelência operacional
- Articular com outros departamentos de operações, bem como programas de execução de procurement e logística para garantir uma estrutura integrada de controlos internos, permitindo tomada de decisões de procurement consultiva, transparente, tecnicamente proficientes e compatível
- Guiado por uma sólida compreensão de regras e regulamentos aplicáveis governamentais, organizacionais e de doadoras, fornecer orientações, conselhos e pareceres técnicos sobre as interpretações de políticas, questões contratuais e mandatos de doadores no campo de procurement e logística
- Colher e partilhar as melhores práticas de procurement e logística a partir de redes, formações, workshops e conferências, etc., para garantir uma função de procurement e logística dinâmica e relevante
- Estabelecer e coordenar um plano anual global de procurement, minimizando assim o procurement ad hoc, e auxiliando projectos para melhor gerirem o procurement e despesas previstas e actualizar regularmente para garantir a precisão ao longo do ano
- Coordenar estratégias de terciarização e desenvolvimento - através de um processo amplo e aberto - uma base abrangente de fornecedores para o fornecimento de bens e serviços, com pesquisa contínua de mercado para garantir uma base de fornecedor confiável e competitiva
- Desenvolver, gerir e manter relacionamento independente com os fornecedores a todos os níveis, irá garantir que os fornecedores da EGPAF de bens e serviços cumpram as suas obrigações em tempo útil, sejam pagos em tempo útil, e que quaisquer litígios decorrentes sejam geridos de uma forma rápida, profissional, processual e consultiva
- Procurement: Supervisionar todo o ciclo das funções de procurement de equipamentos de escritório, suprimentos, consultores, reformas e todas as outras aquisições para o escritório de Maputo, delegações e itens de “procurement central” para subvenções
- Assegurar a obtenção, conclusão e arquivo de todos os documentos e aprovações necessárias dos doadores sobre as actividades de procurement da EGPAF, de acordo com os regulamentos do governo dos EUA e EGPAF e orçamentos aprovados
- Estabelece e mantém sistema de compras, garantindo a apresentação de especificações exactas e detalhadas por escrito antes do início da compra e coordena a eficiente recolha e entrega de compras
- Obtém licitações, descontos de qualidade e alcança a economia de custo de acordo com as orientações Federais de procurement e as políticas e procedimentos da EGPAF
- Assegura a submissão de facturas ao Departamento de Finanças em tempo útil para pagamento
- Apoia a planificação e implementação logística e garante a disponibilidade e a qualidade da contribuição especializada de logística, conforme exigido
- Certifique-se do fornecimento atempado e eficiente de todo o material médico e não médico
- Mantém todos os contratos de fornecedores que prestam serviços para a EGPAF (alugueis, telefone, seguro de veículos, manutenção de veículos, combustível, passagens aéreas, etc.)
- Documentação: Manutenção dos arquivos de procurement completos e exactos
- Preparar e rever as avaliações dos fornecedores/análise de propostas, solicita a adjudicação, ordens de compra, contratos de serviços e outros documentos de procurement, garantindo cumprimento estrito dos procedimentos aplicáveis, exactidão e integridade dos documentos de suporte de procurement
- Desenvolver e divulgar relatórios mensais completos, precisos e relevantes de procurement em modelos fáceis de usar e padronizados para apoiar a tomada de decisão de gestão dos projectos
- Identifica e/ou solicita as necessidades organizacionais de arquivamento, fazendo-as corresponder aos recursos existentes e, quando necessário, implementar soluções inovadoras e eficazes para corresponder às necessidades crescentes
- Facilita o desenvolvimento e disseminação de listas de verificação, modelos e outras ferramentas de procurement e logística
- Logística: Fornece apoio logístico ao Programa EGPAF conforme necessário
- Gere o descarte de todos os bens e equipamentos em conformidade com os regulamentos da EGPAF e do Governo dos Estados Unidos
- Assegura a existência de relatórios de inventário e controlos adequados para todos os bens e equipamentos da EGPAF
- Supervisiona que o sistema de inventário esta actualizado (para Maputo e delegações)
- Trabalha com o pessoal expatriado para identificar e catalogar equipamento e mobiliário que foi adquirido com recursos da EGPAF
- Identifica, forma, e coordena as actividades de Gestão de Propriedade em cada escritório
- Gere todos os relacionamentos com fornecedores e serviços
- Gestão e Supervisão do Pessoal:
- Assegura o desenvolvimento, actualização e observância das políticas e procedimentos de Procurement e Logística no seio dos funcionários supervisionados
- Desenvolve a capacidade do pessoal dentro do departamento e auxiliar no recrutamento de pessoal de P&L, conforme necessário
- Realiza a avaliações de desempenho do pessoal de P&L e assegura descrições de tarefas relevantes actualizadas
- Promove a aprendizagem e o desenvolvimento entre os funcionários da P&L por meio da formação em exercício, cursos/aulas de desenvolvimento profissional mutuamente acordadas e treinamento e, geralmente, motivando os funcionários a melhorarem o desempenho
- Lidera a equipa de P&L de forma exemplar em termos de ética de trabalho, habilidades, o desenvolvimento do conhecimento e integridade
- Apoio de Campo: Serve como o segundo gestor hierárquico para o pessoal de P&L nas delegações da Fundação em Moçambique
- Em colaboração com o primeiro gestor hierárquico, garante que o pessoal da delegação esteja actualizado relativamente as políticas, procedimentos e processos globais, etc.
- Assegura o desenvolvimento profissional adequado para o pessoal da delegação e participa em todas as tarefas relacionadas com o desempenho para esse pessoal (entrevistas, planificação do trabalho, avaliações, etc.)
- Articula com o pessoal de P&L para garantir que as políticas e procedimentos padrão de P&L são implementados em cada escritório
- Realizar Formações e Reuniões com o pessoal de P&L para desenvolver a capacidade e compreensão das actividades de P&L
- Realizar visitas aos Escritórios de Campo para ajudar na implementação das actividades de P&L e desenvolver a capacidade e compreensão dos funcionários
- Outras responsabilidades: Articular com a Sede e os Departamentos Regionais da EGPAF, conforme necessário para aumentar a eficiência, eficácia e o cumprimento
- Actualiza e dissemina conhecimento através de estudo dos regulamentos existentes e novos, participação em oportunidades de educação, leitura de publicações profissionais e manutenção de redes pessoais
- Certifica a inovações contínuas, a adopção de melhores práticas e avaliações periódicas das acções da P&L para máxima eficiência
- Recomenda quaisquer procedimentos/orientações adicionais de P&L ao Director Adjunto de Operações para revisão, aprovação e adopção
- Analisa as áreas de risco em operações de P&L e recomenda soluções mitigadoras
Requisitos
- Grau mínimo relacionado com Gestão de Empresas e um Diploma em compra e gestão de consumíveis
- Mínimo de cinco anos de trabalho em ambiente financiado por doadores de preferência em procurement e gestão de subvenções (de preferência financiado pelo Governo dos EUA), a nível Superior
Integridade Inabalável
- Ampla compreensão e experiência de trabalho com projectos financiados pelo Governo dos Estados Unidos
- Experiência com sistemas de rastreamento de gestão de mercadorias
- Excelente capacidade de comunicação e negociação
- Habilidades interpessoais bem desenvolvidas e experiência de desenvolvimento do pessoal, através da avaliação das necessidades de desenvolvimento, treinamento e fornecimento de formação
- Abordagem de atendimento ao cliente
- Pensamento estratégico, capaz de trabalhar em ambientes de equipa e assumir liderança adequada
- Conhecimento de informática, incluindo software de contabilidade
- Disponibilidade para viajar (pelo menos uma vez por mês)
- Fluência de leitura, escrita e fala tanto em Português como em Inglês
Notas
- Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
- Indique a fonte desta vaga na sua candidatura: emprego.co.mz
Como se Candidatar
1. Documentação
- Carta de Apresentação
- Curriculum Vitae
2. Candidatura