Assistente Administrativo

A Médicos com África - CUAMM está a recrutar um Assistente Administrativo, para Pemba, em Moçambique.

Funções

• Em relação à Contabilidade e Finanças dos projectos da área de Cabo Delgado:
• Apoiar na gestão das caixas “petty cash” dos projectos e preparar e apresentar ao Assistente Administrativo de Área o cash count e reconciliações de caixa semanais
• Apoiar o Assistente Administrativo de Área nos pagamentos em dinheiro dos projectos (compra de material, pagamento de per-diem, incentivos, impostos, taxas, etc.) garantindo que haja a documentação de suporte necessária e completa conforme as regras do CUAMM conteúdos no manual de contabilidade
• Registrar devidamente e diariamente as despesas e transacções dos projectos no software de contabilidade CUAMM (Lotus ou outros)
• Realizar o controlo da contabilidade dos projectos e relativo frontispício junto com os documentos anexados, apresentando as suas observações ao Assistente Administrativo de Área com o pedido de fazer as alterações exigidas ou trazer comentários e/o esclarecimentos
• Apoiar o Assistente Administrativo de Área na gestão de transacções bancarias (pagamentos, levantamentos para caixa, troca de moeda, pedidos, etc.)
• Apoiar na preparação, organização e arquivação da documentação exigida, em termos de contabilidade, em relação as actividades de formação e supervisão previstas nos projectos (pagamento de per-diem, incentivos de formação, dossier de formação, fichas de presenças, relatórios de actividades de supervisão, etc.) segundo as regras do Cuamm e/ou do doador
• Em relação aos recursos humanos dos projectos:
• Apoiar o Assistente Administrativo na preparação das folhas de cálculo das horas de trabalho nocturno do pessoal local para consentir a preparação atempada da folha de salário
• Apoiar o Assistente Administrativo de Área na gestão dos recursos humanos
• Actualização atempada do arquivo do “processo individual” de cada trabalhador, contratos de trabalho, apostilas aos contratos, CV, cédulas dos filhos, seguros, BI, NUIT, fichas de empréstimos, adiantamentos de salários em dinheiro, comunicações, preenchimento correcto do livro de ponto, ferias, justificações de ausência e licenças, declarações de impostos, etc.
• Apoiar o Assistente Administrativo de Área em relação as contratações de pessoal local e expatriado na actualização e no desempenho em conformidade com as legislações locais
• Coordenar-se e auxiliar, quando requerido, o Logístico de Área na interacção com as autoridades locais/instituições em relação a questões de autorizações de trabalho, vistos, etc.
• Apoiar o Logístico de Área na preparação da documentação relativa a entrega de bens à outra parte (declarações da entrega dos bens à outra partes, etc.) segundo as regras do Cuamm e/ou do doador
• Apoiar o Logístico de Área na supervisão e arquivação da documentação relativa aos procedimentos de compras (cotações, fichas ordem de compras, etc.) segundo as regras do Cuamm e/ou do doador
• Apoiar o Logístico de Área na preparação, supervisão e arquivação da documentação relativa as construções dos Projectos (dossier de construções e toda a documentação de suporte, etc.) segundo as regras do Cuamm e/ou do doador
• Colaborar na preparação e arquivamento da correspondência requerida pelas actividades dos Projectos (comunicações para as instituições, autoridades, doadores e outras contrapartes envolvidas)
• Apoiar na recolha de cotações e compras, quando requerido pelo Responsável Administrativo de Área e/ou em ausência do Logístico de Área
• Apoiar na actualização do inventário de propriedade da organização (histórico de bens de imobilizado, amortizações, reavaliações, abates) quando requerido pelo Responsável Administrativo de Área e/ou em ausência do Logístico de Área
• Apoiar, em caso de necessidade, o acompanhamento do pessoal nas várias deslocações para a cidade de Pemba e Província de Cabo Delgado
• Em relação à ONG: Participar as reuniões de coordenação da equipe do CUAMM
• Colaborar para o bom funcionamento da estrutura CUAMM no País ou na área de trabalho específica

Requisitos

• Ensino Superior (preferencial Licenciatura em Economia, Contabilidade, Administração Pública e/ou Gestão)
• Experiência anterior com ONG internacionais
• Experiência mínima de 3 anos na área similar
• Experiência em gestão de pequena caixa, fecho de contas e elaboração de relatórios financeiro
• Experiência no processamento de impostos (IRPS, INSS, etc.)
• Experiência de procedimentos de procurement
• Elevado grau de responsabilidade, iniciativa e capacidade de trabalhar sob pressão
• Atenção aos detalhes e cumprimento de prazos
• Espirito de equipa, com boa capacidade de relacionamento e comunicação
• Domínio de informática na óptica de utilizador MS-Office (Excel e Word)
• Domínio da língua inglesa - falado e escrita
• Habilidade de organizar o sistema de arquivo
• Possuir carta de condução
• Disponibilidade imediata
• Residência na cidade de Pemba (preferencial)

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• É prevista uma prova de selecção para os candidatos cujos CVs respondam aos requisitos
• Os candidatos deverão enviar as suas propostas de candidatura que devem consistir numa fotografia tipo passe e os seguintes documentos: carta de candidatura dirigida ao Administrador de Área, Curriculum Vitae detalhando as experiências relevantes, cópias de certificados académicos e profissionais e referências que podem ser consultadas