Coordenador de Logística

Descrição

• A Right To Play é uma Organização Não Governamental com a missão de usar o desporto, jogos e brincadeiras para apoiar a educação e empoderamento de crianças e jovens, e ajuda-los a superar os efeitos da pobreza, conflitos e doenças em comunidades carentes. A Right To Play tem desenvolvido as suas acções desde o ano 2002 em Moçambique nas províncias de Maputo, Cidade de Maputo, Gaza e Zambézia
• Resumo do Trabalho: O Coordenador de Logística reporta directamente ao Oficial de Finanças e Administração (FAO), Oficial de Finanças, Oficial/Coordenador de Recursos Humanos ou Oficial de Projectos, quando aplicável, e é responsável pela implementação adequada dos procedimentos logísticos em todos os programas da Right to Play. Ele/ela é o ponto focal técnico para aquisição e transporte

Funções

• De acordo com as políticas e procedimentos aprovados pela Right to Play (RTP), o titular:
• Cadeia de fornecimentos e compras: Gerir e actualiza a lista de fornecedores preferenciais
• Ordenar e preparar contratos, adquirir itens de fornecedores locais ou de outros lugares, conforme apropriado
• Adquirir e administrar materiais de escritório, material de limpeza e suprimentos de catering
• Manter arquivos claros e bem documentados e bem organizados nas arquivos de operações: nos livros de contabilidade, pedidos de requisição, pedidos de remessa, estoque/fichas, relatórios de estoque, relatórios de ajuste de perdas, inventário físico
• Receber estoque e fornecer relatórios de estoque e inventário atempadamente e precisos, incluindo relatórios de rastreamento de equipamentos para informações de gerenciamento e para fins de relatório de doadores
• Garantir que os activos da RTP sejam recebidos, codificados e registrados no registro de activos e garantir que o descarte dos activos da RTP seja realizado de acordo com as políticas existentes e as regras específicas dos doadores
• Gerir o relacionamento com vendedores, fornecedores e contratados para facilitar o fluxo de serviços
• Gestão dos escritórios: Manter todos os edifícios de escritórios e com fornecimento de serviços públicos, estar a par das necessidades de manutenção e coordenar com provedores de serviços
• Garantir a manutenção de geradores e monitorar o consumo de combustível
• Acompanhar e dar seguimento as rendas para todos os escritórios da RTP
• Gestão de frota e suporte de escritório:
• Planificar e coordenar a aquisição de equipamentos e peças de reposição para veículos
• Garantir que as inspecções diárias e semanais de veículos e geradores de emergência sejam realizadas e que a manutenção regular seja realizada
• Facilitar a reparação ou a recuperação de avarias de veículos e dos geradores quando necessário, incluindo a reparação/recuperação fora do horário de trabalho; acompanha os serviços periódicos dos veículos
• Garantir a inspecção anual de veículos de acordo com o procedimento do país
• Elaborar relatórios trimestrais e anuais sobre o desempenho dos veículos, ou seja, a quilometragem coberta e os custos unitários e totais incorridos para cada veículo
• Planificar e fornecer todos os serviços de transporte, como organização de viagens, reservas e emissão de bilhetes, pedidos de visto, vacinações, reserva de hotéis e táxis, despesas de viagem e despesas para a equipe dos programas, bem como outros funcionários da RTP, de acordo com os procedimentos de solicitação de transporte estipulados
• Acompanhar os funcionários com relação a questões de segurança para garantir que as regulamentações e o padrão de segurança da RTP sejam seguidas e implementadas adequadamente
• Acompanhar o provedor de TI para manutenção de computadores de escritório
• Gestão de conferência e eventos:
• Auxiliar nas negociações de contratos para aluguer de espaços bem como para eventos de Workshops, organizar o fornecimentos de refeições, suprimentos e equipamentos audiovisuais, fazer planos de viagem, organizar banner de eventos e garantir uma decoração adequada para atender às expectativas e qualidade do evento
• Realizar pesquisas, fazer visitas ao local e ter recursos para ajudar a equipe a tomar decisões sobre as possibilidades do evento
• Manter e assegurar o controle das finanças do evento, incluindo solicitações de cheques, facturação e relatórios
• Gestão da equipe: Supervisionar e monitorar todos os motoristas em suas tarefas diárias, como inspecções diárias de veículos, relatórios de manutenção preventiva, logbook, limpeza de veículos e aderência à segurança
• Garantir que a equipe de subordinação directa esteja familiarizada com suas funções e responsabilidades em seus perfis de trabalho individuais e forneça todo o treinamento e suporte para desenvolver sua capacidade
• Realizar a avaliação de desempenho da equipe de reporta a si directamente
• Executar outros deveres conforme atribuído
• Planificação e Organização: Espera-se que o representante elabore o plano do dia a dia de acordo com o plano de trabalho do país. No entanto, espera-se que o representante responda a questões urgentes, conforme indicado pelo Supervisor

Requisitos

• Diploma/Certificado em Aquisições de Bens e Serviços, Gestão da Cadeia de Suprimentos ou outra disciplina relacionada
• 2 anos de experiência em aquisições em nível nacional ou internacional
• Excelente organização e habilidades de comunicação
• Capacidade de trabalhar de forma independente
• Capacidade de trabalhar bem em prazo apertado
• Integridade e detalhes focados
• Excelentes habilidades de pesquisa e negociação
• Capacidade de gerenciar uma equipe e fornecer feedback
• Proficiência no uso de aplicativos da Microsoft, incluindo Excel, Word
• Compreensão dos processos de controle de qualidade
• Capacidade de usar sistemas automatizados de compras
• Compreensão do gerenciamento de frota
• Habilidades de comunicação escrita e oral
• Hábil na manutenção de registros e documentação
• Fluência em Português e Inglês falado e escrito e idiomas locais
• Experiência de trabalho anterior com ONG

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Os candidatos devem submeter cartas e currículos em Português e Inglês