Administradora de Escritório

Funções

• Gerir todos os assuntos administrativos ligados ao pessoal baseado no escritório:
• Preparar as folhas de IRPS, INSS, Rendas etc. e garantir que o pagamento foi efectuado mensalmente
• Zelar e assessorar a gestão dos recursos humanos, desde elaboração de contratos de admissão, constituição de Processos Individuais, de pagamento de salários, de INSS, de IRPS, do controle de férias ou dispensas e do Seguro de Acidentes de trabalho
• Assumir outras tarefas combinado com o/a supervisor/a
• Substituição de colegas da administração durante ausências
• Zelar e assessorar a gestão e execução Administrativa e Logística do escritório que abrange, Secretariado em si, actualização de documentos legais exigidos por Lei, manutenção de serviços do escritório (energia, água, internet, telefone, extintor de fogo), reposição no fornecimento regular de bens de consumo (consumíveis, materiais de limpeza), e utilização correcta de equipamentos, indispensáveis ao bom funcionamento do escritório
• Supervisionar e assegurar o cumprimento e prática de políticas ou procedimentos nacionais fiscalmente aceites, bem como pelos procedimentos administrativos e financeiros, políticas internas e regras de Contabilidade das HELVETAS
• Responsável pela realização de procurement de Provedores de serviços e de Fornecedores de bens pertinentes ao funcionamento da estrutura do escritório e pontualmente dos projectos, zelando pelo cumprimento estrito de regras standard para o efeito, como por exemplo, relação custo benefício, quantidades e custos unitários, qualidade de serviços ou de bens
• Participar nos processos de elaboração e actualização das regras/ferramentas da administração
• Zelar para que as viagens do staff em trabalho sejam bem e antecipadamente organizadas, exigindo custos económicos
• Inventário:
• Manter uma lista de inventário dos equipamentos activos para do escritório e projectos, e garantir a contagem física e reconciliações pelo menos duas vezes por ano
• Supervisionar a gestão e utilização dos veículos e equipamento
• Gestão de instalações, utilitários e segurança:
• Assegurar a manutenção do escritório, coordenar reparações e assegurar a manutenção dos equipamentos para as funções oficiais
• Assegurar a existência de um ambiente de trabalho seguro e limpo, garantindo que todas as coisas estão no lugar
• Gerir a frota, incluindo sistemas de rastreamento de carros e garantir a manutenção regular de acordo com os padrões definidos
• Manter contratos, locações de casas e outros utilitários

Requisitos

• Experiência comprovada na área de administração e finanças, de preferência nível superior
• Mínimo de 3 a 5 anos de experiência em posição semelhante
• Licenciatura em Gestão, Administração de Empresas ou áreas afins
• Capacidade para trabalhar de forma independente
• Ser orientado para resultados
• Conhecimentos práticos dos padrões de suprimentos e inventário
• Experiência em lidar e atender aos requisitos do doador
• Experiência comprovada em funções administrativas que executam pelo menos duas das seguintes tarefas: Gestão de Contratos, Logística e Lojas, Inventário, Procurement e Políticas de Compras
• Falar e escrever fluentemente a língua Portuguesa e ter bom domínio da língua Inglesa

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• A HELVETAS Swiss Intercooperation reserva-se o direito de receber exclusivamente candidaturas de pessoas de nacionalidade moçambicana. Encoraja-se candidaturas femininas
• Os interessados deverão enviar o CV com a carta de interesse, cópias de documentos relevantes e referências para HELVETAS Swiss Intercooperation
• HELVETAS Swiss Intercooperation reserva-se igualmente o direito de contactar apenas candidatos pré-seleccionados