Oficial de Administração e Recursos Humanos_Pemba (m/f)

Descrição

• A Associação PROGRESSO está a procura de um Oficial de Administração e Recursos Humanos para integrar a sua equipa de administração e dar suporte as todas as áreas da instituição relacionados aos aspectos de Recursos Humanos, Administrativos e contabilísticos

Funções

Recursos humanos

• Implementar consistente e uniformemente as políticas e procedimentos da gestão de recursos humanos da organização
• Garantir que todo o pessoal da PROGRESSO seja devidamente informado sobre os assuntos relacionados à Administração de Recursos Humanos
• Produzir e submeter a relação Nominal dos Trabalhadores e o Plano de férias a Entidade competente, dentro do prazo
• Zelar pela recepção completa e atempado dos timesheets mensais, e respectivo envio ao Escritório central (assegurando que um arquivo, de uma cópia, é mantido na Província)
• Emitir e distribuir os recibos de salário dos trabalhadores, assegurando o envio do duplicado assinado a Sede da Progresso, e uma cópia arquivada na Província
• Gerir processos de avaliação de desempenho, progressão, promoção e outros incentivos
• Garantir a elaboração de Contratos de Trabalho para todos trabalhadores
• Fazer o cadastro e actualização sistemática dos dados pessoais e contratuais dos trabalhadores (nos processos individuais), incluindo a preparação de documentos de suporte para processamento atempado de salários, seguros, e outros benefícios sociais aplicáveis aos trabalhadores, e devida reconciliação do INSS (Segurança Social) e IRPS, a fim de garantir pagamentos pontuais e precisos
• Conduzir os processos disciplinares de acordo com a lei

Procuremente e logística

• Executar todos os processos de logística e Procura, com base em requisições autorizadas
• Efectuar a aquisição de bens e serviços para as actividades do programa, avaliação de propostas e qualificação de fornecedores, gestão de tempo e cumprimento de prazos, de acordo com o Manual de Procedimentos Administrativos, e as Politicas da PROGRESSO e dos Doador
• Manter uma lista de fornecedores pré-qualificados que tenha fornecedores categorizados por mercadorias e serviços e actualizar semestralmente/anualmente
• Manter registos e contactos com prestadores de serviços e oficinas locais de reparação/manutenção, e realizar comparações de preços entre eles, a fim de obter as melhores ofertas
• Trabalhar em coordenação com empresas de catering e o ponto focal do evento para garantir que as refeições facturadas correspondam à lista de participantes, Documentando e relatar quaisquer discrepâncias ao supervisor, dentro de 24 horas
• Estabelecer e manter bons contactos com fornecedores, pessoal do Governo, Doadores e outros parceiros com relação a questões logísticas

No Armazém

• Coordenar com os Guardas a recepção de mercadorias
• Assegurar que os sistemas de controlo de estoque estejam actualizados e certificar que os estoques sejam precisos a luz da dinâmica do Programa
• Garantir a compilação do stock diário/semanal ou mensal e outros relatórios de armazém, conforme solicitado
• Documentar e garantir que todos os materiais/equipamentos sejam entregues no destino final de maneira adequada e de acordo com o pedido. Garantindo que o material recebido e entregue esteja acompanhado com uma Guia/Nota de entrega
• Manter registo de notas de entrega com assinaturas individuais e Carimbos dos beneficiários finais
• Garantir a verificação da qualidade e quantidade dos materiais/equipamento recebida, registar detalhes nas respectivas guias e proceder com a devida entrega em boa forma
• Assegurar que o armazém está sempre arrumado, limpo e livre de insectos, roedores e fungos

Contabilidade

• Elaborar o orçamento mensal do escritório
• Efectuar a verificação e o pagamento de IRPS e INSS, dentro do prazo
• Fazer o controlo das contas do Banco, mantendo actualizados os livros diários de bancos, folhas de caixa, emissão de cheques e elaborar as reconciliações bancárias
• Efectuar pagamentos após a existência de todo expediente de procuremente (termos de referência, dados do concurso, convite, analise das propostas, contrato, Factura, Formulário de viagem, Livro de Bordo, Guia de
• Entrega/remessa e/ou relatório) aplicando as normas internas da PROGRESSO e as normas requeridas pelos doadores
• Proceder com a contagem física semanal de caixa
• Manter um registo diário de todas operações no PRIMAVERA, e produzir a Posição financeira diária
• Manter os arquivos actualizados
• Garantir o envio em tempo útil todos processos pagos à Contabilidade Central

Administração

• Apoiar o Coordenador Provincial na gestão dos escritório e suas instalações
• Emitir requisições de despesas Administrativas
• Efectuar o atendimento do público, recepção e encaminhamento de visitas e expediente, incluindo o atendimento de chamadas telefónicas
• Elaborar e preparar o expediente do escritório para as províncias e outras entidades
• Registar/Protocolar a entrada e saída de documentos, matendo o arquivo organizado e em dia
• Efectuar bookings (Reservas) e alojamentos
• Coordenar, orientar e organizar seminários, workshops, reuniões e treinamentos e garantir que a documentação de apoio (Proposta, TDR´s, Agenda, Lista de participantes, lista de presença assinada) estejam anexo ao processo
• Agendar e fazer reuniões por telefone (conference calls), Skype, ZOOM, etc.
• Responsabilidades Transversais: Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de responsabilidade, definindo e implementando acções que visem promover a racionalidade de funcionamento, a melhoria contínua, a qualidade da execução, e a minimização dos custos das actividades desenvolvidas

Requisitos

• Técnico superior em Contabilidade e Finanças ou Auditória, de preferência com nível médio em Contabilidade
• Experiência mínima de 2 anos em funções similares
• Conhecimento do software primavera. Conhecimento de MS Office (Word e Excel)
• Capacidade de elaboração de orçamentos e relatórios contabilísticos

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Os nativos da província de Cabo Delgado e particularmente as mulheres são encorajados a se candidatar