Profissional Administrativo e Financeiro Sénior (m/f)

Descrição

• A GIZ – Cooperação Alemã para o Desenvolvimento é uma empresa Alemã que oferece serviços, a nível mundial, na área da cooperação internacional para o desenvolvimento sustentável
• O Ministério Federal Alemão para Cooperação Econômica e Desenvolvimento (Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung, BMZ) incumbiu à Agência Alemã para Cooperação Internacional (Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH) e ao Alto Comissariado das Nações Unidas para os Refugiados (ACNUR) o projecto nacional “Support to forcibly displaced persons in Northern Mozambique”
• A província de Cabo Delgado, no norte de Moçambique é afetada por um violento conflito desde Outubro de 2017. Mais de 870 mil pessoas foram deslocadas à força pela violência do conflito dentro do país, a maioria nas províncias de Cabo Delgado e Nampula
• O objectivo geral do projecto nacional é de melhorar as condições de vida dos deslocados internos, refugiados e membros da população de acolhimento, especialmente mulheres e jovens, em comunidades seleccionadas no norte de Moçambique
• O/A profissional administrativo é responsável pela gestão das finanças e prestação de assistência administrativa em geral para a implementação e para a gestão dos 3 programas/projectos, bem como pela ligação do dia-a-dia com os seus parceiros. O profissional exerce as suas funções sob a supervisão directa do Director do Programa. Em suma, o/a profissional administrativo é responsável por:
• Prover serviços administrativos para o programa (por exemplo, aquisição de material de escritório, manutenção de registos e folhas de ponto, gestão de férias, etc.)
• Atender às necessidades administrativas do escritório de forma independente, com um mínimo de intervenção
• Gerir a equipe de apoio e administrativa no escritório do programa
• Assegurar o cumprimento dos regulamentos financeiros e administrativos

Funções

Coordenação

• Assegurar a disseminação e fluidez da informação entre o pessoal do nível centra e provincial do programa, parceiros e outras instituições
• Sempre que solicitado, participar em reuniões internas ou com parceiros

Finanças

• Assessorar a directora do programa na preparação e distribuição do orçamento
• Monitorar mensalmente o orçamento do Programa e informar pontualmente a direccão do programa
• Garantir a correcta alocação dos recursos financeiros
• Verificar todos os justificativos de contas de todos os contratos (Acordos financeiros, contratos de consultoria, pagamentos directos, etc.)
• Monitorar os cash e bank books do Programa e garantir o cumprimento de prazos na entrega ao Escritório Central de Maputo (GIZ Agencia)
• Verificar todos os pagamentos a serem feitos pelo programa
• Coordenar e confirmar as reconciliações mensais do programa
• Apoiar o Programa e outros na resolução de todos assuntos financeiros pendentes
• Analisar mensalmente o jornal, cost/income, unsettled items do programa
• Interagir com o contabilista da GIZ Agencia sobre o mapa de “error sheets” verificados nos lançamentos e as pastas imediatamente após o fecho
• Apoiar outras componentes do programa que venha a ser criados na verificação e correcção rápida dos erros apontados pelo Controle e Auditoria Interna
• Resolver exigências ou questões contabilísticas pendentes como writte off, receivables ou outros
• Garantir eficiência no uso dos recursos do programa

Administração Geral

• Gerir e monitorar a equipa administrativa (assistentes, contabilistas, motoristas e serventes)
• Dentro do Programa apoiar os administradores provinciais nos processos administrativos e organizar encontros administrativos
• Divulgar informação administrativa entre GIZ Agencia e as componentes e dentro do Programa e participar activamente nas reuniões mensais de Administração
• Garantir que todos os processos (contratos, compras, pagamentos, reembolsos, etc) dos Programas cumpram com as regras da GIZ)
• Coordenar a logística de viagens, reprodução e distribuição de material com o nome do Programa ou GIZ
• Coordenar e monitorar os processos de publicações e impressões dentro do Programa
• Criar e manter um arquivo completo dos contratos (consultoria, rendas, telefones, etc e acordos financeiros/ subsídios locais) assinados, incluindo o controlo dos prazos
• Manter actualizados os ficheiros de inventário e handover do Programa
• Coordenar e garantir a regularização anual dos manifestos e seguros das viaturas do Programa e garantir o controlo das viaturas
• Assessorar a directora do programa e assessores em termos administrativos
• Responder as questões administrativas internas e externas dos programas
• Manter sob o controle todo o equipamento IT e garantir que o provedor preste um serviço de qualidade
• Garantir a informação a GIZ Agencia sobre técnicos e peritos externos de visita ao país no âmbito do programa e assegurar acomodação e estadia seguras
• Assegurar a melhoria continua dos processos administrativos e financeiros

Recursos Humanos

• Acompanhar e apoiar os processos de recrutamento
• Coordenar junto com a Agencia a actualização de contratos de trabalho novos e antigos
• Garantir o cumprimento da Lei de trabalho em todas esferas, com vista a garantir o cumprimento dos direitos e deveres dos trabalhadores e do empregador
• Organizar e manter actualizado o arquivo dos RH do programa (contratos, folhas de salários, declarações anuais para IRPS)
• Apoiar na resolução de conflitos laborais no programa, analisar e acompanhar todos processos disciplinares do no seio do programa
• Acompanhar e apoiar os processos de seguro de saúde
• Assegurar avaliação anual de pessoal subordinado com base nos padrões da GIZ

Tarefas Adicionais

• O/A profissional administrativo sénior exerce outras funções e tarefas a mando da direcção do programa

Requisitos

• Grau universitário com especialização relevante e qualificação em Gestão de Negócios, Administração, Economia ou áreas afins (equivalente licenciatura ou MBA)
• Pelos menos três anos de experiência profissional em contabilidade
• Pelo menos três (3) anos de experiência profissional em posição comparável
• Experiência profissional na gestão ou liderança equipas
• Pelos menos três anos de experiência profissional em contabilidade, finanças e gestão de recursos humanos, exercida no âmbito da cooperação para desenvolvimento
• Conhecimento de normas e instrumentos de gestão administrativa e financeira da GIZ é uma vantagem
• Compreensão em profundidade de planeamento financeiro e contabilidade e preparação, bem como o processamento de acordos financeiros
• Experiência e vontade em aperfeiçoar conhecimentos nas áreas de gestão e administração do projecto
• Bons conhecimentos de tecnologias de informação e comunicação
• Muito bons conhecimentos das línguas Portuguesa e Inglesa. O conhecimento da língua Alemã é vantagem adicional
• Boa gestão e capacidade de organização

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Todos interessados qualificados são fortemente encorajados a se candidatar, enviando a sua candidatura e CV juntamente uma carta de motivação e contactos de três referências profissionais
• Esta é uma posição nacional
• Encorajamos mulheres, pessoas com deficiência e grupos minoritários a se candidatarem a esta posição. A GIZ está comprometida com a igualdade de oportunidades e a diversidade de perspectivas no local de trabalho