Assistente de Aquisições

Funções

• O Assistente de Aquisições será responsável pela coordenação e gestão eficazes das actividades de aquisição, bem como pelo apoio administrativo geral à equipa. Conhecerá bem as orientações gerais em matéria de administração e de aquisição, e assegurará a colaboração com outros funcionários da unidade nas actividades de aquisição

Aquisições

• Responder atempadamente aos pedidos de aquisição do pessoal do programa
• Trabalhar directamente com os fornecedores para obter cotações e/ou iniciar aquisições dos bens e serviços solicitados
• Preparar os documentos do concurso, o resumo da avaliação e o memorando de selecção dos serviços e dos produtos
• Assegurar a revisão e a aprovação da documentação relativa às aquisições
• Efectuar verificações de diligência devida a todos os fornecedores
• Negociar e preparar as ordens de compra
• Monitorizar os contratos e as ordens de compra emitidas aos fornecedores, e fazer o acompanhamento necessário de forma a garantir o cumprimento dos termos e das condições
• Assegurar que as actividades de aquisição são realizadas de acordo com as políticas da Chemonics e os requisitos contratuais do FCDO
• Manter a integridade geral do sistema de arquivo de aquisições, assegurando que a documentação adequada é incluída em cada ficheiro de aquisições
• Gerir as entregas e as facturas dos fornecedores, assegurando que todas correspondem a ordens de trabalho aprovadas, e que apenas serão facturadas as actividades concluídas e reconciliadas
• Estabelecer a ligação com a equipa financeira para garantir que os pagamentos são processados em tempo útil

Administração

• Dar apoio administrativo e logístico a conferências, seminários e reuniões
• Guardar correctemente os registos de participantes nos eventos e, actaulizar os dados no Aktek
• Desempenhar outras tarefas administrativas quotidianas, conforme necessário, no escritório de Nampula
• Fazer a entrega de cartas e outro expediente nos parceiros do programa
• Garantir a logistica do staff do programa e parceiros em todas deslocações para implementação das actividades

Requisitos

• Licenciatura em Administração de Empresas, Economia ou área afim
• 3 anos de experiência comprovada na área das aquisições e da administração
• Um conhecimento e uma experiência aprofundados na aplicação de políticas e procedimentos de aquisição
• Preferencialmente, experiência de trabalho num programa de desenvolvimento internacional e conhecimento das políticas de aquisição e finanças do FCDO
• Excelentes competências interpessoais e de comunicação
• A capacidade de dar prioridade a várias tarefas num ambiente de ritmo acelerado
• Fortes capacidades de organização e experiência em arquivar e manter registos exactos
• É necessária fluência escrita e falada em português
• Preferencialmente, bons conhecimentos de inglês

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Trata-se de uma posição a tempo inteiro até 31 de Março de 2024
• Os candidatos qualificados são convidados a enviar o seu CV actualizado e uma carta de apresentação
• Encoraja-se a candidatura de mulheres