Oficial de Administração e Logística

Funções

• Gestão de viaturas e registo dos movimentos e Gestão de Seguros de viaturas
• Gestão de contratos de telemóveis e Internet, Telefone fixo
• Gestão de contratos de arrendamento, edifícios, manutenção e reparações
• Gestão de mobiliário e equipamentos/inventário, manutenção e reparação
• Registo e gestão de combustíveis do Escritório
• Gestão de contratos de prestação de serviços
• Preparar processos de pagamento de: renda, água, eletricidade, telefone e Internete do Escritorio
• Registos de Imobilizado e actualização das aquisições e abates
• Contagem Anual dos activos
• Actualizar o mapa de seguro de equipamentos e pessoal e manter uma base de dados sobre a sua validade e datas de pagamentos dos prémios
• Actualizar os mapas de inventários
• Executar atividades de ordem administrativa e de logística do Escritório de acordo com as normas e procedimentos pré-estabelecidos e aceites pela World Education e doador
• Assessorar a administração na organização de seminários, viagens, acomodacao e demais itens previstos no Plano Anual de Trabalho
• Faz a supervisão da limpeza geral do escritório, assegurando que estes estejam sempre limpos, casa de banho limpa e com água e papel higiénico
• Planear e facilitar manutenções e reparações de equipamentos de escritório, mobiliário, ar condicionados, vazamento de água, compra de energia e outros que se fizerem necessários
• Responsável pela organização de reuniões e eventos
• Compilar o estágio de todas requisições, actualizar a planilha de controle e partilhar semanalmente
• Mantém o quadro de viagens e visitas actualizado
• Regista e manuseia de forma adequada e necessária toda informação que está sob sua gestão
• Supervisiona a copa e assegura que água, café, chá e açúcar estejam sempre disponíveis e faz a supervisão do inventario da cozinha; mantém o inventário de todos os artigos de papelaria tanto para o escritório, como para formação
• Agir como ponto focal na gestão de Património, para tarefas de etiquetagem e controle físico de todo o equipamento adquirido ou recebido pelo escritório
• Desempenhar outras tarefas relevantes de administração e logística que lhe forem incubidas

Requisitos

• Licenciatura em Administração e Gestão de empresas ou áreas afins
• Fluente em Português
• Pelo menos 4 anos de experiência em administração e Logistica, dos quais pelo menos 2 anos a trabalhar com uma organização não-governamental e internacional
• Forte capacidade analítica e de solução de problemas
• Habilidade de interpretar e operacionalizar normas administrativas e Logistica
• Excelente capacidade de comunicação e administração de escritório
• Habilidade para trabalhar e interagir com pessoas de diversas profissões, culturas e origens
• Domínio de informática na óptica do utilizador e numa larga gama de software usado na administração e
• Logistica constituirão uma vantagem

Notas

• Apenas os concorrentes pré-qualificados e que tiverem seguido o procedimento aqui descrito serão pré-selecionados e contactados para entrevista
• Não serão aceites candidaturas após a data e hora de encerramento
• A JSI/WE é um empregador que se guia pelo princípio de oportunidade iguais para todos, ação afirmativa e comprometido com a diversidade no local de trabalho. Estamos empenhados em proporcionar oportunidades de emprego iguais para todos os candidatos e trabalhadores qualificados, independentemente da idade, raça, cor, origem nacional, ascendência, credo, religião, sexo, deficiência, estado civil, orientação sexual, preferência sexual, informação genética, afiliação política, ou status militar (veteranos com deficiência especial ou status de veterano) em quaisquer decisões de emprego