Assistente Administrativo

Funções

• Principais Responsabilidades:
• Manter sistemas administrativos da instituição, incluindo recursos de informação, arquivo geral, (electrónico e físico), contactos, viagens e subscrições
• Supervisionar as limpezas e manutenções do escritório, dando uma aparência agradável interna e externa
• Garantir o bom funcionamento quotidiano do escritório e manter um ambiente de trabalho saudável
• Assegurar que os adiantamentos estejam justificados e/ou reembolsados mensalmente
• Cumprir com os prazos estipulados pela Direcção Executiva para entrega das pastas de contabilidade completas e controladas
• Efectuar a gestão do fundo de maneio
• Assistir em todas as questões administrativas relacionadas com a organização de reuniões, seminários de formação, conferências, viagens e acomodação
• Garantir que seja efectuada a recolha de toda documentação de justificativos inerentes aos pagamentos
• Receber e encaminhar os visitantes da organização
• Emitir, registar e encaminhar o fluxo de entradas e saídas de expediente
• Receber chamadas externas e dar o devido encaminhamento
• Calendarizar, organizar e supervisionar as viagens de acordo com as necessidades da equipa
• Assegurar que os materiais de escritório e os equipamentos estejam disponíveis e em funcionamento
• Controlar os contratos de telefone e o mapa mensal de atribuição de créditos de comunicação mensal
• Fazer a gestão de gastos fixos (água da FIPAG e água para consumo, luz, telefone e prestação de serviços de táxi entre outros)
• Receber, registar e submeter pedidos de viagem ao sector de Tesouraria e organizar a logística necessária para as viagens
• Fazer a supervisão dos consumíveis da cozinha
• Realizar outras actividades que lhe forem incumbidas pelo supervisor no âmbito de desempenho das suas funções
• Responsabilidades Transversais:
• Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de responsabilidade, definindo e implementando acções que visem promover a racionalidade de funcionamento, a melhoria contínua, a qualidade da execução, e a minimização dos custos das actividades desenvolvidas

Requisitos

• Licenciatura em Contabilidade, Gestão e Administração de Empresas ou áreas afins
• Essencial:
• No mínimo 2 (dois) anos de experiência como Assistente Administrativo/Secretariado
• Conhecimento de sistemas de gestão de escritório
• Conhecimento prático de equipamentos de escritório, impressoras, PBX, etc.
• Experiência de trabalho sob pressão
• Conhecimento de MS Office (Word e Excel)
• Comprovada capacidade de organização incluindo habilidades para planificar, estabelecer prioridades e assegurar o cumprimento do trabalho de acordo com as exigências relativas a prazos e metas estabelecidas
• Desejável:
• Capacidade para trabalhar de forma independente e harmoniosamente com a equipa
• Ter habilidades para analisar as diferentes questões e problemas para ajudar a identificar soluções
• Actuar com ética no exercício da função
• Alto nível de profissionalismo, integridade
• Habilidades de comunicação
• Compromisso e compreensão dos objectivos da Progresso valores, missão e visão
• Responsabilidades adicionais:
• Os deveres e responsabilidades estabelecidos acima não são exaustivas e o detentor de função poderá ter funções adicionais necessárias dentro da razoabilidade de seu nível de competências e experiência

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados