Assistente Administrativo

Funções

• Administração:
• Supervisionar e coordenar todos os aspectos logísticos de eventos e reuniões
• Coordenar a reparação e manutenção do equipamento do escritório
• Monitorar o stock de material de escritório e apoiar na solicitação de novos suprimentos e outras necessidades do escritório
• Verificar, preparar e submeter pedidos de pagamento de todas as despesas do escritório
• Responsável pela elaboração das actas das reuniões
• Responsável por manter o registo de equipamentos e materiais em uso pelos funcionários da CHAI
• Responsável por verificar e preparar os pedidos de pagamento dos envios de equipamento e mercadoria
• Verificar e preparar pedidos de pagamento de uso de taxis
• Interagir/ponto de contacto dos fornecedores, provedores de serviços e outros
• Verificar e manter o registo da informação dos veículos da CHAI
• Coordenar todos os assuntos/tarefas inerentes a administração e operações do escritório
• Aprovisionamento:
• Elaborar o plano de aprovisionamento
• Identificar necessidades de compras
• Colocar pedidos de compra
• Fazer o procurement
• Realizar inventários anuais e conciliar com os registos
• Património:
• Classificar e registar bens imobilizados
• Manter a ficha de cadastro dos bens imobilizados actualizado
• Anualmente realizar a inventariação física dos bens imobilizados
• Comparar com as fichas de registo
• Codificar/etiquetar todos os bens imobilizado
• Recursos Humanos:
• Apoiar a Gestora de Operações e Recursos Humanos na actualização de qualquer registo legal
• Obter certidões de quitação
• Assistir na monitorização e aderência das políticas internas
• Assistir na actualização e preparação de formulários, políticas e memorandos necessários
• Assistir na actualização das férias e faltas dos funcionários

Requisitos

• Nível Técnico Médio em Administração ou frequência universitária em Administração de Empresas ou mínimo de 5 anos de experiência em funções similares
• Excelente domínio de Inglês e Português escrito e falado é obrigatório
• Experiência na gestão de fornecedores
• Experiência e habilidade em trabalhar num ambiente acelerado
• Proficiente nas aplicações do MS Office (Word, Excel, PowerPoint e Outlook)
• Boa capacidade de comunicação oral e escrita
• Bom relacionamento interpessoal
• Sentido de responsabilidade
• Habilidade em priorizar as atribuições de trabalho; habilidade eficaz de organização e gestão do tempo
• Atenção ao detalhe, organizado e focado
• Nacionalidade moçambicana

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados