Assistente Administrativo de Água & Habitação (m/f)

Descrição

• O Comitê Internacional da Cruz Vermelha (CICV), com sede em Genebra, é uma organização humanitária que fornece proteção e assistência às pessoas afetadas por conflitos armados e outras situações de violência. Nossa instituição emprega mais de 20.000 funcionários e está presente em 80 países. A subdelegação regional do CICV em Pemba procura um candidato adequado para preencher a seguinte vaga: Assistente Administrativo de Água & Habitação
• Sob a supervisão direta e orientação do Coordenador de Água e Habitat (WatHab) e como parte de uma equipe de engenheiros com sede em Pemba e Montepuez, o Assistente Administrativo da WatHab contribui para todas as tarefas administrativas e de aquisição relativas ao programa de assistência à água e habitat do CICV. O titular garante um acompanhamento atualizado da documentação, faturamento, emissão de relatórios e certificação dos projetos. Verificar que todos os processos são feitos em conformidade com as regras administrativas, financeiras e de compras, com supervisão e coaching do superior hierárquico, e em estreita colaboração com os departamentos de Logistica e Administração. E de garantir o acompanhamento e atualizações de arquivos específicos com autonomia e responsabilidade

Funções

• Mantem um conhecimento atualizado da situação geral do Programa do Departamento (técnico-financeiro)
• Auxilia a equipe WatHab na criação de SR's e preparação dos PO's..
• Faz a consolidação e submete os documentos necessários para o Edital e processos contratuais para projetos wathab utilizando formatos aprovados, bem como a conclusão e entrega de certificados
• Monitora a implementação dos projetos para conformidade com documentos de projeto, normas do CICV e códigos/padrões locais de construção
• Prepara todos os pedidos administrativos ao departamento da ADMIN, em relação às necessidades do departamento de wathab
• Segue todos os pagamentos do departamento e relatórios mensais de despesas, e os compromissos financeiros contratuais, para manter uma visão precisa dos custos diretos implementados e do orçamento restante
• Após consulta com equipe da WatHab, consolidar e enviar pedidos mensais de dinheiro para financiamento
• Elabora relatórios de implementação/progresso e ajusta o planejamento dos projetos
• É responsável pelo gerenciamento e arquivamento de informações, cria arquivos de projetos em bancos de dados eletrônicos (como o aplicativo WatHab Project Assistant) mantér atualizados, recuperando e arquivando cópias de todos os documentos contratuais, administrativos e financeiros após o processamento pelos departamentos de LOG e ADMIN
• Organiza e mantem o arquivamento do departamento de acordo com as diretrizes internas da WatHab
• Ser o ponto focal para a gestão da equipe de departamento-espaço e consolidação das bases de dados digitais
• Submete factos e números à Comunicação, apoia a elaboração de Relatórios Técnicos wathab
• Escreve/mantem o registro das cartas oficiais endereçadas pelo departamento, assegurando sua distribuição interna
• Auxilia a equipe da WatHab na elaboração de Propostas de Projetos para aprovação interna e externa ou informações
• Mantem a lista dos interlocutores do departamento atualizada juntamente com um registro dos contratos feitos pela instituição (convites oficiais, documentação promocional e material, celebrações)
• Mantem a lista dos contratantes e fornecedores nas diferentes disciplinas técnicas atualizadas, incluindo as avaliações de desempenho de engenheiros wh, WPA, ROs e POs

Requisitos

• Ensino Médio ou Diploma Profissional
• Bom domínio (escrito e falado) do inglês
• Fluente em informática, com excelentes conhecimentos de Microsoft Excel e PowerPoint
• 2 anos de experiência em cargo de secretariado ou assistência técnica, preferencialmente em Engenharia ou construtora ou em organizações humanitárias/de desenvolvimento

Benefícios

• Oferecemos um trabalho dinâmico e gratificante em um ambiente humanitário e multicultural, com salários e benefícios sociais atraentes, e oportunidades de desenvolvimento por meio de treinamento interno

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Indique a fonte desta vaga na sua candidatura: emprego.co.mz
• Procuramos alguém metódico, responsável, orientado para o beneficiário, organizado com boas habilidades organizacionais, com bom senso de trabalho em equipe, boas habilidades de comunicação, comprometimento, iniciativa e respeito aos valores do CICV
• Dia de Inicio: mais cedo possivel

Como se Candidatar

1. Documentação

• Carta de Apresentação
• Curriculum Vitae
• Cópias de diplomas/certificados

2. Candidatura

• Envie um email para pem_hrrecruitment_services@icrc.org e indique o assunto "Assistente Wathab"