Assistente Administrativo de Subvenções e Recursos Humanos (m/f)

Descrição

• O programa integrado de malária (IMaP) é uma iniciativa de saúde de cinco anos, financiada pela USAID, para ajudar o governo de Moçambique. IMaP contribuirá para reduzir a mortalidade, a morbidade e a parasitemia da malária nas províncias de Zambézia, Nampula, Tete e Cabo Delgado em Moçambique. Isso será alcançado através do aumento da utilização e adopção de intervenções de prevenção e controle de malária de qualidade. Isso será alcançado através do aumento da utilização e adopção de intervenções de prevenção e controle de malária de qualidade quer seja ao nível das Unidades Sanitárias do Serviço Nacional de Saúde assim como os prestados a nível comunitário. As actividades do projecto melhorarão também o fluxo de informação estatística entre os sistemas. Estamos à procura de indivíduos que têm uma paixão por fazer a diferença na vida das pessoas ao redor do mundo

Funções

Subsídios e subcontratos de apoio

• Suporte ao gerente de subvenções e subcontratos nos processos de análise de custo e preço
• Apoiar o gerente de subvenções e subcontratos na avaliação de riscos dos beneficiários, bem como em outros processos de diligencia relacionados ao cumprimento de doações
• Apoiar a manutenção de arquivos de acordo, bem como garantir que eles estão em ordem adequada, devidamente arquivado e completo com todas as suas cópias físicas e electrónicas
• Apoiar o processo administrativo de preparação, adjudicação, implementação e fechamento de subsídios, conforme exigido
• Apoiar os processos de monitoramento de necessidades, cotação de compra e fornecimento atempado de insumos administrativos, bem como as mercadorias necessárias para subsídios em espécie, incluindo a identificação de fornecedores apropriados, a cobrança de Cotações de preços, e documentação dos processos de compra
• Executar tarefas adicionais conforme exigido pelo gerente de subvenções e subcontratos e liderança de projectos

Recursos Humanos

• Garantir que todas as práticas de emprego e RH sejam coerentes com o direito trabalhista moçambicano e com as regras e regulamentos da USAID
• Fornecer suporte durante o processo de entrevistas para incluir:
• Desenvolver escopos de trabalho adequados para qualquer posição em colaboração com os colegas de equipa técnica e administrativa
• Colocação de anúncios
• Manutenção de arquivos e rastreadores de recrutamento
• Auxiliar a equipa adequada na revisão de CV’s e aplicativos, conforme solicitado
• Em colaboração com a equipa preparar e elaborar perguntas para as entrevistas de candidatura a emprego
• Agendar as entrevistas
• Preparar os pacotes de entrevista
• Compilar documentos do processo de selecção, incluindo o arquivamento da documentação apropriada
• Projectos de contratos de trabalho, acordos de consultoria e suas modificações
• Supervisionar a integração de pessoal, incluindo a apresentação de documentos de seguro de saúde e contratos de trabalho para o escritório no País, solicitando Pins, e registrando novas contratações nos planos de seguro relevantes, conforme necessário
• Coordenar novas configurações de funcionários, garantindo que indivíduos relevantes sejam notificados de novos funcionários para configurar o espaço de trabalho, conta de e-mail e materiais/equipamentos apropriados antes de começarem a trabalhar
• Criar, manter constantemente e arquivar processos individuais para a equipa do IMaP
• Certificar-se de que todos os formulários relacionados aos RH estão actualizados e que são partilhados com a equipa de acordo com seu pedido
• Ajudar no desenvolvimento de uma ferramenta de gestão de desempenho para todos os funcionários e garantir que os funcionários são mantidos informados sobre o momento da sua avaliação de desempenho assim como a comunicação a cadeia de supervisores
• Manter o controlo das licenças anuais e licenças por doença. Manter o director de Operações e Finanças e contabilidade informado dos saldos assim como aos respectivos funcionários
• Alertar o director de Operações e Finanças com antecedência de datas de término de estágio e datas de término de emprego
• Administrar os fundos de treinamento permitidos através do escritório central e identificar oportunidades para que os funcionários utilizem seus fundos de treinamento. Manter o pessoal informado sobre o processo de solicitação de fundos de treinamento
• Assegurar-se de que os arquivos estejam actualizados com toda a documentação de cada funcionário e assegurar-se de que a área de operações, o director financeiro e a contabilidade estão informados em caso de rescisão ou admissão
• Processar e manter o registro de pagamentos de horas extraordinárias
• Executar tarefas adicionais conforme exigido pelo director de Operações e Finanças e liderança do projecto

Administração do escritório

• Auxiliar a equipa de operações e finanças em assuntos administrativos e contratuais
• Apoiar a manutenção e a atenção adequadas às necessidades operacionais do escritório
• Suportar no processo de solicitação de cotações para realização de compras, aquisições e procedimentos logísticos de acordo com as necessidades do projecto e do pessoal

Requisitos

• Licenciatura (ou equivalente) num campo relevante
• Mínimo de três anos de experiência em Administração e gestão de recursos humanos
• Conhecimento da USAID e seus requisitos contratuais e de subvenção
• Capacidade de trabalhar com parceiros de cooperação na implementação de programas complexos
• Capacidade de escrever e comunicar verbalmente de forma clara e concisa
• Excelente escrita e verbal em Português; proficiência em Inglês preferido
• Demonstrada capacidade de liderança, versatilidade e integridade

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Os candidatos serão revistos numa base contínua até que a posição seja preenchida
• Não são permitidas consultas telefónicas
• Chemonics é uma empresa que oferece igualdade de oportunidades/acção afirmativa e não discrimina na sua selecção e as práticas de emprego. Todos os candidatos qualificados serão considerados para o emprego sem discriminação de raça, cor, religião, sexo, origem nacional, filiação política, orientação sexual, identidade de género, estado civil, deficiência, ou protegidos de status de veterano, informação genética, idade, pertença a uma organização de funcionários ou outros factores, a não ser por mérito