Assistente Administrativo do Departamento de WatHab

Descrição

• Estamos procurando alguém metódico, responsável, orientado para o beneficiário, organizado com boas habilidades organizacionais, com bom senso de trabalho em equipe, boas habilidades de comunicação, comprometimento, iniciativa e respeito aos valores do CICV. Encorajamos as candidaturas femininas
• O assistente administrativo presta apoio administrativo e/ou de secretariado complexo, em todas as questões relacionadas com a logística, a administração e a documentação do WatHab

Funções

• O Assistente Administrativo apoia os aspectos administrativos de todas as actividades de Água e Habitação do Projecto de Abastecimento de Água de Montepuez em estreita colaboração com colegas a todos os níveis da subdelegação de Pemba, com impacto tanto nas operações como nos processos de apoio:
• Supervisiona todas as actividades administrativas de apoio à equipa de projecto
• Documenta, redige e partilha a correspondência relativa aos pedidos formais recebidos pelo departamento
• Redige boletins informativos mensais sobre as actividades do projecto e contribui para a comunicação interna
• Acompanha os dados financeiros ao nível do projecto
• Assegura que todos os documentos elaborados pela equipa de projecto para concursos e contratos estão completos e devidamente preenchidos antes de os submeter à logística para validação/ação
• Controla todos os documentos de concursos e contratos redigidos pela equipa de projeto antes de os apresentar para validação
• Compreende e conhece as regras de gestão financeira, os procedimentos logísticos e a gestão da informação da delegação
• Prepara, controla e mantém um registo do calendário de pagamentos do contrato e assegura que os pagamentos ao contratante/trabalhadores diários, voluntários da CVM, membros da comunidade, etc, são efectuados atempadamente e de acordo com a tabela de pagamentos do contrato
• Acompanha todos os aspectos relacionados com os departamentos de apoio, nomeadamente logística, finanças e administração e gestão da informação
• Compreende as várias funções disponíveis no Portal de Dados do WatHab e no painel de controlo do PAM e utiliza-as regularmente para controlar a qualidade dos dados dos projectos de Montepuez; informa mensalmente os Gestores de Projeto sobre as supervisões ou erros identificados
• Realiza reuniões mensais de informação para os recém-chegados
• Prepara as reuniões através da criação de salas e materiais, incluindo a configuração técnica para chamadas em conferência, apresentações e videoconferências
• Organiza a estrutura de preenchimento do Espaço da Equipa do projeto WatHab, cria pastas do Espaço da Equipa e DocSets, conforme necessário
• Executa, de forma autónoma, tarefas complexas de secretariado, como se segue:
• Supervisiona o fornecimento de artigos de papelaria para todo o departamento. Assegura-se de que todos os artigos são fornecidos atempadamente, disponibilizados e devidamente armazenados
• Redige as actas das reuniões, quando necessário
• Redige e finaliza correspondência, borderôs, apresentações internas, actas de reuniões e outros documentos, partilha informações entre os membros da equipa do projecto
• Efectua traduções quando necessário
• Antecipa, organiza e acompanha a deslocação do pessoal do WatHab de/para o terreno (frota, receção, briefings/debriefings para a equipa do projeto de abastecimento de água de Montepuez)
• Ajuda na organização de seminários, sessões de formação e workshops
• Faz a ligação com as partes interessadas externas, interlocutores e prestadores de serviços sobre todos os aspectos pertinentes às operações do Projeto de Abastecimento de Água de Montepuez, gerindo a base de dados de contactos
• Contribui para a produção de ferramentas adaptadas às necessidades operacionais do seu serviço WatHab.
• Aplica as melhores práticas de gestão da informação e assegura o cumprimento dos procedimentos, nomeadamente em termos de formação dos utilizadores (práticas e ferramentas), sempre que necessário.
• Participa em acções de formação em GI para pontos focais de GI e mantém-se atualizado com conhecimentos básicos de GI
• Mantém os ficheiros actualizados e assegura a gestão adequada dos registos
• Realiza pesquisas sobre temas de interesse para o departamento

Requisitos

• Diploma do ensino secundário ou formação equivalente
• Excelente domínio (falado e escrito) da(s) língua(s) local(ais)
• Excelente domínio (falado e escrito) do português
• O conhecimento de inglês é uma vantagem
• Conhecimentos de informática, incluindo o pacote Microsoft Office, SharePoint e IBM Lotus Notes
• Cinco anos de experiência num cargo de secretariado, sendo a experiência profissional no CICV ou numa ONG internacional uma vantagem

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Oferecemos um trabalho dinâmico e gratificante em um ambiente humanitário e multicultural, com salários e benefícios sociais atraentes, e oportunidades de desenvolvimento por meio de treinamento interno
• Por favor, envie sua candidatura: CV, carta de apresentação, cópias de diplomas/certificados