Assistente Administrativo e Procurement

Funções

• As responsabilidades do assistente administrativo irão incluir:

Administração

• Atender e direcionar telefonemas, receber mensagens
• Dar apoio a todos os aspectos administrativos do escritório
• Dar apoio à organização de reuniões, conferências, workshops e treinos com os parceiros da WCS
• Agendar, coordenar e apoiar na organização dos processos logísticos e administrativos associados de actividades ou eventos
• Fazer entrega de correspondências relacionadas ao escritório no geral
• Garantir que os processos administrativos sejam efectuados de acordo com as políticas internas da instituição, e sempre que necessário, harmonizar com as políticas específicas das entidades parceiras e financiadoras da WCS
• Preparar e distribuir correspondência, memorandos e formulários
• Manter vínculos efetivos entre as funções financeiras e administrativas dentro da organização
• Assegurar que os contratos de arrendamento são devidamente mantidos e alterados sempre que necessário
• Estabelecer a ligação com o senhorio para garantir a manutenção do edifício, a fim de garantir um ambiente de trabalho propício
• Atualização de inventário de ativos e itens

Procurement

• Em colaboração com o Gestor do Procurement, incluindo solicitação de cotações e preparação dos processos de comparação de cotações
• Revisar a qualidade/autenticidade das faturas/recibos e VD's e recalcular seu valor total, verificando se cumprem todos os requisitos do WCS (se todos os documentos de suporte estão correctos e válidos, garantir que seja obtida autorização e documentação apropriada para todas as despesas antes do upload no sistema de contabilidade
• Gerir, diariamente, o arquivo de documentos administrativos, financeiros, contabilísticos e jurídicos do Escritório
• Controlar o processo de pagamentos (payment vouchers), assegurando a sua existência e respectiva documentação de suporte, preparando os payment voucher sempre que necessário e enviá-los para o departamento financeiro para o devido pagamento
• Responsabilidades Adicionais: Outras responsabilidades que poderão ser designadas no âmbito do funcionamento do escritório

Requisitos

• Licenciatura em administração de empresas ou áreas relativas
• Formação média ou superior em Procurement, Gestão ou outra área que se afigure relevante para a função
• Excelente comunicação e relacionamento interpessoal
• Excelente capacidade de manutenção de registos e documentação
• Três anos de experiência consolidada, de preferência, em ONGs e/ou outras instituições do sector privado
• Excelente domínio de Word, PowerPoint e Excel
• Conhecimento profundo do mercado, especialmente no que tange aos bens e serviços de saúde
• Elevado nível de integridade e fiabilidade, com um forte senso de urgência e orientação para resultados
• Capacidade de negociação e orientação para o serviço de clientes
• Predisposição e orientação estratégica para resolução de problemas e execução de tarefas múltiplas
• Proficiência na comunicação oral e escrita em Português, e conhecimentos sólidos de Inglês
• Nacionalidade moçambicana
• Carta de Condução valida

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Os candidatos devem ter o direito de trabalhar em Moçambique no momento da candidatura
• Os candidatos interessados, que reúnam as qualificações, competências e experiência acima referidas, devem enviar as suas candidaturas para esta plataforma, usando o titulo: Assistente Administrativo e Procurement
• A WCS é um empregador de oportunidades iguais, e a organização cumpre todas as leis e regulamentos trabalhistas e de emprego que proíbem a discriminação na contratação e garante que candidatos de todas as origens sejam considerados de forma justa e consistente durante o processo de recrutamento. Dedicamo-nos a contratar e envolver uma força de trabalho diversificada. Estamos empenhados em cultivar um ambiente de trabalho inclusivo e procuramos futuros membros da equipa que partilhem esse mesmo valor