Assistente Administrativo

A FHI360 está a recrutar um Assistente Administrativo, para Maputo, em Moçambique.

Funções

• Liderar e fornecer suporte a equipa em todas as tarefas e rotinas administrativas inerentes ao projecto
• Liderar e assistir o projecto na organização e planificação de reuniões, teleconferências, negociação e reserva espaço para reuniões, marcação de encontros com parceiros internos e externos, elaborar e gerir cartas correspondência do projecto, secretariar, fazer anotações, elaborar actas de reuniões internas e externas assegurando a distribuição de notas e informações relevantes dos encontros para a actualização das partes interessadas do projecto
• Responsável pela gestão física e electrónica dos ficheiros do projecto, assegurando a gestão e o fluxo de comunicação e documentação; organização e manutenção do arquivo e materiais necessários; apoio na tradução de alguns documentos e na flexibilização do processo de aquisições
• Compreender e seguir políticas e procedimentos FHI 360 para tarefas administrativas e servir como um orientador para assegurar que toda a equipe do Projecto esteja a cumprir com os procedimentos
• Fornecer apoio administrativo e logístico em eventos internos e externos, tais como treinamentos, campanhas e outros eventos, bem como na reprodução de material
• Coordenar logística de viagem para o pessoal de Projecto, consultores e outros, fazendo o seguimento para a obtenção de documentos finais para o processamento de relatórios de despesas de viagem e quaisquer outros procedimentos administrativos necessários
• Manter um inventário dos equipamentos adquiridos pelo projecto actualizado
• Em estreita coordenação com o gestor do escritório, coordenar disponibilização e horários dos motoristas para garantir que o transporte esteja disponível para funcionários e visitantes externos
• Coordenar reservas de hotel, transporte e logística para o pessoal e / ou visitantes externos
• Assegurar a observância dos regulamentos administrativos
• Apoiar também outras funções de apoio, como tradução de documentos, logística de aquisições, contratação de serviços, etc

Requisitos

• Grau de Licenciatura em Ciências Sociais, Saúde publica ou Administração
• Experiência com a USAID ou outros doadores internacionais
• 3- 4 anos de experiência na provisão de apoio administrativo e logístico a equipas de projectos
• Experiência de trabalho em ambientes de alta pressão com prazos apertados
• Experiência de trabalho de forma independente e em um ambiente de equipe
• Experiência no uso dos pacotes Microsoft Word e Excel
• Fluente em Português e capacidade de se comunicar com fluência em Inglês

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados