Assistente de Administração e Logística

Funções

Administração

• Assegurar o funcionamento pleno e satisfatório dos serviços de recepção a nível do escritório provincial
• Interceder activamente na coordenação/organização de eventos internos e externos, sempre que for necessário
• Zelar pela marcação e confirmação de encontros/reuniões, aquisição de passagens aéreas, reservas para hospedagem ou outros eventos, sempre que lhe for solicitado
• Coordenar a recepção dos visitantes no aeroporto e encaminhamento dos mesmos aos destinos finais e/ou locais de hospedagem
• Prestar apoio na preparação, tramitação e arquivo de diversa correspondência e outros documentos inerentes à área de suporte administrativo
• Controlar e garantir que as impressoras e máquinas fotocopiadoras estejam sempre operacionais, assim como solicitar a reparação oportuna das mesmas em caso de avaria
• Controlar e evitar ruptura do stock dos materiais de escritório (resmas de papel, papel timbrado, envelopes, tinteiros para fotocopiadoras e impressoras, etc.)
• Preparar processos de requisição, aquisição, pagamento e distribuição de diversos bens e/ou serviços

Recursos Humanos

• Prestar apoio na organização, actualização e manutenção dos ficheiros/processos individuais dos membros da equipa provincial
• Prestar apoio na coordenação do preenchimento correcto e submissão atempada de Timesheets
• Prestar apoio na preparação da Relação Nominal e o Plano de Férias, garantindo que estes documentos (incluindo Horário de Trabalho) estejam sempre disponíveis e actualizados a nível do escritório provincial
• Prestar apoio no processo de Avaliações Anual de Desempenho dos membros da equipa provincial Em coordenação com a Equipa e Recursos Humanos, a nível central, interagir com as autoridades de tutela laboral, especialmente com o INSS para tramitação de processos de solicitação de subsídios de doença e/ou de maternidade

Património

• Participar na inventariação periódica do património e doutros bens da PSI a nível da província, garantindo que os dados físicos/existentes correspondam sempre aos registos efectuados
• Prestar apoio no aperfeiçoamento dos processos de identificação/controlo dos equipamentos de trabalho e/ou outros bens da PSI atribuídos a cada trabalhador
• Registar ou documentar sistematicamente as movimentações/transferências dos bens entre os departamentos, gabinetes e outros locais, garantindo que a base de dados reflicta exactamente o que se encontra em cada local
• Preparar e apresentar relatórios periódicos sobre o desenvolvimento das suas actividades nesta área e ser capaz de responder oportunamente sobre a situação patrimonial da PSI, a nível da províncial, sempre que lhe for solicitado

Procurement

• Garantir que o Plano de Aquisições, a nível provincial, esteja sempre actualizado e que a sua implementação seja eficientemente executada em conformidade com as políticas e procedimentos da PSI
• Interceder no processo de aquisição de bens e serviços, em observância das regras dos doadores e demais políticas e procedimentos de Procurement vigentes na PSI
• Assegurar o cumprimento de todas as formalidades aplicáveis ao procurement de bens e serviços, designadamente o dever de transparência processual, análise/comparação criteriosa das ofertas, razoabilidade do preço, assim como outras diligências necessárias antes da adjudicação a fornecedores
• Assegurar a inspecção da qualidade dos bens/serviços fornecidos, em coordenação com os departamentos requisitantes, antes da recepção/aceitação dos mesmos

Frota

• Em coordenação com a Equipa de Frota, a nível central, garantir a implementação e cumprimento do Plano de Manutenção das viaturas existentes a nível da província
• Assegurar a correcta implementação e cumprimento da Política de Geradores
• Identificar possíveis anomalias nas viaturas, reportar ao seu supervisor e à Equipa de Frota, assim como interceder nas acções de resolução em conformidade com as políticas e procedimentos aplicáveis

Gestão de Stocks

• Actualizar correctamente o registo das entradas e saídas de todos produtos na cadeia de fornecimento da PSI, seguindo o fluxo e demais formalidades estabelecidas para o efeito
• Participar no processo de reconciliação de stocks, documentar e reportar, de forma atempada, quaisquer anomalias ao seu supervisor directo.
• Garantir a contagem mensal de bens no armazém evitando divergências entre o stock real e os registos do sistema

Higiene e Segurança

• Identificar e reportar qualquer anomalia que ponha em causa o cumprimento da política de segurança do PSI, assim como dos padrões mínimos internacionalmente exigidos
• Garantir que qualquer incidente seja correctamente documentado e reportado de forma atempada

Requisitos

• No mínimo três anos de experiência em actividades gerais de suporte administrativo, mormente no que concerne à logística, procurement e gestão de escritórios
• Experiência na gestão/controlo de bens patrimoniais, de preferência, consolidada em ONGs
• Conhecimento da legislação laboral e fiscal, bem como doutras normas inerentes à sua área
• Predisposição e orientação estratégica para executar múltiplas tarefas dentro da equipa
• Elevada personalidade, capacidade de análise, organização e negociação
• Excelente capacidade de coordenar actividades, capacitar e motivar pessoas
• Dinamismo, integridade e habilidade de pensar/trabalhar de forma independente
• Proficiência na utilização de computadores (MS Office e outros softwares relevantes)
• Proficiência na comunicação oral e escrita em português, e conhecimentos básicos de inglês
• Formação média ou superior em Gestão, Contabilidade ou outra área que se afigure relevante para o cargo
• Nacionalidade moçambicana

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados