Assistente de Escritório

A Iniciativa Bantwana da World Education está a recrutar um Assistente de Escritório para o projecto, USAID/Força, baseado no Chimoio, Província de Manica em Moçambique. O projecto, financiado pela USAID, visa apoiar o governo a melhorar a qualidade dos serviços para as Crianças Órfãs e Vulneráveis através de fortalecer as abordagens e políticas para coordenação, planificação, implementação, monitoria e avaliação de serviços das mesmas.

Funções

• O Assistente de Escritório irá prestar apoio administrativo ao pessoal, conforme necessário e ser responsável por apoiar set-up e serviços de para reuniões, formações, etc.
• Esta posição requer um indivíduo que pode equilibrar as tarefas e é capaz de demonstrar uma abordagem orientada para o cliente para a realização das suas funções
• Gerir a secretária / área de recepção da frente, incluindo saudação de visitantes, receber e direcionar chamadas telefónicas
• Ajudar os funcionários com fotocópias de materiais de treinamento e documentação financeira
• Organizar e configurar os espaços de escritórios e salas de conferências antes e depois das reuniões
• Responsável pela manutenção das instalações de cozinha de limpeza e higiene e assegurando que todos louças, talheres, copos e outros utensílios são mantidos em uma condição boa e higiénica
• Monitorar o inventário de itens de consumo para cozinha e assegurar o funcionamento de equipamentos de cozinha
• Assegurar a observância dos procedimentos administrativos e apoiar o pessoal
• Elaborar e implementar guiões para o funcionamento da recepção
• Assegurar o bom funcionamento e manutenção do equipamento do escritório e instalações
• Preparar todos os acordos de arrendamento de propriedades, manutenção e manter uma programação de pagamentos de contratos
• Garantir os pagamentos de facturas em tempo útil, rendas de instalações, serviços temporários, contratos de qualquer função administrativa rotineira da World Education
• Coordenar e preparar deveres e tarefas dos Guardas do escritório e os das casas de hóspedes
• Fazer reservas de viagens e alojamento para o staff conforme as necessidades
• Supervisão dos funcionários
• Garantir que todos os procedimentos administrativos, os sistemas de gestão e de normas acordadas pela AKF estão a ser cumpridas

Requisitos

• Ter um sentido elevado de responsabilidade, cortesia e tacto
• Capaz de trabalhar com pessoas de diferentes origens nacionais e culturais
• 12ª Classe ou grau universitário com pelo menos dois anos de trabalho na área de Secretariado e de Administração
• Excelente habilidades oral e escrita da língua Portuguesa
• Conhecimento de informática (MS Word, Excel, Outlook, internet, scanner e outros)
• Capacidade de interagir eficazmente com pessoal
• Capacidade de executar várias actividades em simultâneo
• Conhecimentos de Inglês será uma vantagem

Notas

• Apenas os candidatos pré-selecionados serão contactados