Assistente de Projectos (m/f)

Descrição

• Objectivo: Para apoiar no seguimento técnico e administrativo dos projectos transversais das áreas de Malária e Doenças Respiratórias com foco em FIEBRE, GIBSY, SMAART, EMPIRICAL, ROSI e UNITED-Meninigitis (e outros projectos que se adicionem na equipa, tendo em consideração a carga de trabalho e as exigências de cada)

Funções

Planificação e implementação das actividades administrativas dos projectos

• Conhecer os cronogramas de cada estudo do investigador principal
• Assegurar que as actividades dos projectos são implementadas de acordo com os objectivos e cronogramas estabelecidos
• Monitorar o progresso dos projectos e garantir a tomada de decisões atempadas
• Assegurar, alertando ao coordenador de cada estudo o cumprimento dos milestones do estudo
• Assegurar que os milestones e os relatórios (de disseminação interna e externa, financeiros, etc.) são elaborados e submetidos atempadamente aos níveis de reporte
• Fazer seguimento com os distintos coordenadores e fellows dos estudos para o cumprimento das suas metas de actividades (plano de trabalho semanal, manuscritos, relatórios, entre outras actividades)
• Garantir um arquivo adequado (cópias impressas e/ou documentação electrónica, checklists, etc.) de todos documentos relacionados com os projectos
• Assegurar a implementação das actividades com os Departamentos garantindo que os recursos estejam disponíveis para a sua realização
• Gerir os processos contractuais e administrativos dos recursos humanos afectos ao projecto, da selecção, integração e acompanhamento à cessação do contrato
• Assegurar que haja uma boa comunicação entre os membros da equipa de pesquisa (clinica, escritório e vice versa), bem como entre outros departamentos (administrativo, financeiro, logística, laboratório, ciências sociais e centro de dados)
• Gerir as viagens da equipa de pesquisa

Planificação e gestão de orçamento

• Coordenar a planificação do budget dos estudos de acordo com as actividades necessárias nas áreas envolvidas (exemplo: Laboratório, Clínica, Demografia, Logística, Centro de dados etc.)
• Executar aprovações das requisições internas de acordo com a disponibilidade do budget
• Fazer imputações das despesas nos estudos específicos por forma a evitar despesas não programadas
• Rever e aprovar as imputações das despesas para os estudos específicos em função da elegibilidade das actividades
• Rever a imputação final das despesas nos projectos específicos com o Gestor de contractos
• Garantir que o Investigador Principal esteja informado sobre as despesas imputadas a cada projecto

Comunicações, parcerias e relatórios

• Coordenar a relação com parceiros e autoridades, assegurando o cumprimento de normas em todos os processos associados aos projectos
• Contactos com os financiadores para questões específicas como submissão de relatórios técnicos
• Organizar e documentar reuniões regulares dos projectos (teleconferências e presenciais), incluindo gestão logística e desenvolvimento de agenda, acta e itens de acção
• Garantir relatórios atempados e a disseminação apropriada internamente e para as partes interessadas, parceiros e financiadores dos projectos
• Servir como ponto focal para comunicações internas e externas, mantendo contacto com financiadores, parceiros, provedores, etc.

Gestão, avaliação e encerramento do projecto

• Garantir um arquivo adequado da documentação do projecto durante (local seguro com acesso restrito) e após o encerramento do projecto (arquivo morto por tempo definido pelo projecto)
• Pautar pela finalização atempada de todas as actividades em todos grupos de processo para formalmente encerrar o projecto ou uma fase do projecto junto com o Gestor de contractos
• Garantir o encerramento financeiro do orçamento e contabilidade do projecto, se aplicável
• Permitir a aceitação formal dos projectos apresentando relatórios finais atempados e exactos e resultados acordados aos financiadores
• Garantir o encerramento administrativos dos projectos arquivando os documentos
• Outras tarefas:Executar outras tarefas afins solicitadas pelo Investigador Principal ou seu Representante e a Di recção do Centro

Requisitos

• Formação acadêmica de nível superior em ciências de saúde, administração, gestão ou relações internacionais
• Ter vínculo com a instituição por meio de contrato escrito
• Ter pelo menos 2 anos de experiência de trabalho em projectos na área de pesquisa em saúde e que tenha pelo menos experiência em ensaios clínicos de fármacos
• Experiência em gestão de equipas e de conflitos
• Ter disponibilidade para se deslocar a trabalho nos locais onde decorrem as actividades dos projectos
• Fortes habilidades organizacionais para multitarefas diárias, abordagem orientada para os objectivos e forte atenção aos detalhes
• Ser fluente nas línguas: Portuguesa e Inglesa
• Outras línguas de domínio local é uma vantagem
• Excelente habilidades computação: MS Word, Excel, PowerPoint, software de gestão de e-mails, ferramentas de gestão de conteúdo Web, Ferramentas de teleconferência baseada no telefone ou na Web
• Disponibilidade imediata

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados