Assistente de Projectos (m/f)

Descrição

• Estes termos de referência são para recrutar um Assistente de Projectos, para conduzir o exercício geral de coordenação administrativa, orçamental e logística do Projecto

Funções

• Coordenar todo o processo de preparação do site para o início das actividades
• Assegurar que todo o processo de procurement, execução das obras, aquisição de bens e serviços essenciais ao início do estudo sejam executados dentro do prazo previsto
• Realizar visitas as US para assegurar que os prazos de implementação do estudo estão em cumprimento de acordo com os prazos estipulados
• Garantir um arquivo adequado do estudo (cópias impressas ou documentação eletrónica) de todos documentos relacionados com o estudo (Protocolos, agreements, CVs, Certificados, Delegation log, PEE, SOPs, Consentimentos, Correspondências, etc.)
• Assegurar que as actividades do estudo são implementadas de acordo com os objectivos e cronogramas estabelecidos
• Monitorar o progresso do estudo e garantir a tomada de decisões atempadas
• Monitorar a aderência aos Procedimentos e Directrizes Operacionais, uso de Padrões aplicáveis, enquadramentos legais, procedimentos escritos e cumprimento dos acordos com os financiadores
• Apoiar à supervisão das actividades de pesquisa no âmbito do estudo
• Prestar assistência na operação das actividades diárias de pesquisa, no campo e colecta de dados
• Garantir uma boa comunicação entre os membros da equipa de pesquisa, bem como entre outros departamentos, nomeadamente administrativo e financeiro, logística e laboratório
• Estabelecer contactos com serviços subcontratados externos (se aplicável), desenvolver acordos/contratos de serviços relevantes a serem fornecidos, bem como, garantir a gestão desses contractos de acordo com as necessidades do estudo
• Gerir as viagens da equipa de pesquisa

Actividades específicas

• Âmbito do trabalho: Preparação do site
• Coordenar todo o processo de preparação do site para o início das actividades
• Assegurar que todo o processo de procurement, execução das obras, aquisição de bens e serviços essenciais ao início do estudo sejam executados dentro do prazo previsto
• Realizar visitas as US para assegurar que os prazos de implementação do estudo estão em cumprimento de acordo com os prazos estipulados
• Garantir um arquivo adequado do estudo (cópias impressas ou documentação eletrónica) de todos documentos relacionados com o estudo (Protocolos, agreements, CVs, Certificados, Delegation log, PEE, SOPs, Consentimentos, Correspondências, etc.)
• Assegurar que as actividades do estudo são implementadas de acordo com os objectivos e cronogramas estabelecidos
• Monitorar o progresso do estudo e garantir a tomada de decisões atempadas
• Monitorar a aderência aos Procedimentos e Directrizes Operacionais, uso de Padrões aplicáveis, enquadramentos legais, procedimentos escritos e cumprimento dos acordos com os financiadores
• Apoiar à supervisão das actividades de pesquisa no âmbito do estudo
• Prestar assistência na operação das actividades diárias de pesquisa, no campo e colecta de dados
• Garantir uma boa comunicação entre os membros da equipa de pesquisa, bem como entre outros departamentos, nomeadamente administrativo e financeiro, logística e laboratório
• Estabelecer contactos com serviços subcontratados externos (se aplicável), desenvolver acordos/contratos de serviços relevantes a serem fornecidos, bem como, garantir a gestão desses contractos de acordo com as necessidades do estudo
• Gerir as viagens da equipa de pesquisa
• Sustentar comunicações boas e fluidas com os SDMAS e funcionários Chaves para as actividades do estudo
• Organizar e documentar reuniões internas e externas de forma regular do estudo (teleconferências e presenciais), incluindo gestão logística e desenvolvimento de agenda, acta e itens de acção
• Garantir relatórios atempados e a disseminação apropriada internamente e para as partes interessadas, parceiros e o financiador do estudo
• Servir como ponto focal para comunicações internas e externas, mantendo contacto com financiadores, parceiros, provedores, etc.
• Supervisionar a gestão orçamental e procurement
• Identificar pontos críticos e necessidades orçamentais
• Garantir alocação adequada e atempada de recursos necessários para alcançar os objectivos
• Apoiar no desenvolvimento de relatórios financeiros, com especial atenção na justificação financeira da actividades ralizadas
• Permitir a aceitação formal do estudo apresentando relatórios finais atempados e exactos de acordo com os contractos firmados com o financiador
• Garantir o encerramento administrativos do estudo arquivando os documentos
• Colaborar na disseminação de resultados e conclusões
• Gerir despesas, rever a qualidade das faturas e documentos da contabilidade e avaliar a compatibilidade e elegibilidade de despesas
• Realizar Viagens de campo para supervisionar a implementação das actividades
• Participar em outras tarefas, deveres requeridos pelo seu superior e que sejam compatíveis com a sua formação acadêmica e profissional

Requisitos

• Licenciatura em Gestão, Contabilidade ou outras áreas afins
• Experiência na condução de programas de saúde comunitária e parceiros da Saude
• Idealmente, experiência de trabalho em comunidades distantes
• Experiência de mais de 5 anos de trabalho a nível distrital/provincial será uma vantagem
• Habilidade para resolver problemas
• Mais de 5 anos de experiência trabalhando em projectos internacionais na área de pesquisa em saúde
• Experiência em gestão de equipas
• Fortes habilidades organizacionais para multitarefas diárias, abordagem orientada para os objectivos e forte atenção aos detalhes
• Excelentes habilidades computação: MS Word, Excel, PowerPoint, software de gestão de e-mails, ferramentas de gestão de conteúdo Web, Ferramentas de teleconferência baseada no telefone ou na Web
• Ter disponibilidade para se deslocar a trabalho nos locais onde decorrem as atividades do estudo
• Domínio de língua inglesa
• Disponibilidade imediata
• Experiência em uso de softwares de recolha de dados
• Bom conhecimento prático dos sistemas de saúde renda, conhecimento das intervenções de controlo da malária ou vigilância é uma vantagem
• Experiência com investigação ou programa relacionado com a malária
• Experiência na gestão de orçamentos associados à implementação de programas de saúde pública e conhecimento das intervenções de saúde pública em curso no país
• Experiência com operações logísticas relacionadas com pessoal e cadeias de fornecimento de material como parte de programas de saúde pública
• Experiência em escrita técnica

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados