Assistente Executivo e Administrativo

Descrição

• O titular do cargo desempenha simultaneamente as funções de Assistente Executivo e Administrativo:
• O Assistente Administrativo contribui para a execução, o funcionamento e o acompanhamento do(s) programa(s) de saúde, em cooperação com a equipa de saúde, de acordo com os objectivos definidos no planeamento anual da delegação
• O Assistente Executivo presta apoio ao Departamento Sénior, incluindo, mas não se limitando a, assegurar um contacto eficiente e atempado com os principais interlocutores institucionais e doadores. Mantém as listas de contactos actualizadas, assegura um fluxo de informação adequado e a manutenção de registos, assim como o apoio administrativo e logístico regular ao Departamento Sénior, incluindo a organização de eventos em linha e presenciais. Actua como ponto focal da Sub Delegação para a gestão da informação

Funções

Como Assistente Administrativo

• Ajudar na organização de reuniões, contacto em linha com interlocutores, reserva de salas de reunião.
• Assegurar que os relatórios internos sejam apresentados atempadamente
• Actuar como ponto focal principal para o preenchimento e a correspondência escrita com várias autoridades sanitárias após aprovação do coordenador da saúde
• Actuar como ponto focal principal para todos os memorandos de entendimento e preenchimento de Sharepoint 2019 e pastas apropriadas
• Apoiar a equipa de saúde em todos os eventos - seminários, workshops em colaboração com os departamentos relevantes
• É responsável por todos os visitantes/briefing do departamento de saúde e pelos pedidos necessários de computador, acesso, etc.
• É responsável pelo sistema de preenchimento do Departamento de Saúde (SharePoint) dentro da organização
• Preparar, acompanhar e divulgar correspondência, memorandos e formulários
• É responsável pela correspondência com interlocutores de alto nível, tais como os responsáveis do Ministério da Saúde, os responsáveis pela saúde das Nações Unidas, os representantes da CVM, os coordenadores de saúde e os representantes de outras ONG, os representantes de outras organizações locais relevantes e da sociedade civil, em coordenação com o coordenador de saúde
• Apoiar o projeto PHC, MHPSS e FA com todos os correspondentes
• Fornecer o apoio necessário ao coordenador de saúde para redigir e finalizar memorandos de entendimento.
• Arquivar constantemente documentos chave e atualizar as actividades de saúde
• É responsável pelo preenchimento de todos os certificados de doação no TS e pastas apropriadas, e fazer o preenchimento necessário e estatísticas relacionadas com as doações
• É Responsável pelo arquivamento, atualização, contabilidade e introdução atempada de dados de todos os documentos relacionados com o Departamento de Saúde e pelo acompanhamento da distribuição, conforme solicitado pela hierarquia
• Emitir pedidos de deslocação no terreno e de transporte e obter as aprovações necessárias para a equipa de saúde, em conformidade com as regras de segurança e as instruções da sub delegação, e apoiar a equipa de saúde no acompanhamento da abertura e do encerramento do WAD
• Executar qualquer outra tarefa relacionada com os objectivos do departamento de saúde/sub delegação, a pedido do coordenador de saúde

Como Assistant Executivo

• Gerir e coordenar o fluxo de informação, assegurando que o pessoal o compreende e aplica as políticas e os procedimentos adequados
• Organizar, apoiar e gerir a utilização de ferramentas de colaboração na subdelegação e actuar como pessoa de referência em matéria de Gestão de Informação
• Redigir e finalizar correspondências, borderôs, apresentações internas, actas de reuniões e outros documentos, partilhar informações entre os utilizadores
• Preparar reuniões através da organização de salas e materiais, incluindo a configuração técnica para teleconferências, apresentações e videoconferências
• A nível interno, actua como ponto de contacto para todo o pessoal que pretenda contactar com a Subdelegação
• A nível externo, actua como um ponto de contacto para qualquer pessoa que pretenda contactar a Subdelegação (por telefone, correio ou correio eletrónico)
• Efectuar tarefas de secretariado, tais como fotocópias, destruição de documentos e gestão de arquivos
• Rever, compilar e validar a correspondência com o apoio do AIMO, as apresentações para a direção, os documentos de decisão e assegurar a partilha de informações entre os utilizadores
• Assegurar que todo o novo pessoal receba instruções e/ou formação sobre os princípios de IM e temas relacionados a nível do subdelegação (preenchimento do TS, ferramentas de IM, gestão de registos, utilização e armazenamento de material de escritório)
• Com a orientação do AIMO e do IMCo, dar formação regular a todos os utilizadores e aos centros de informação do IM (ou a qualquer outra pessoa responsável) sobre ferramentas e procedimentos específicos e controlar a eficácia dos conhecimentos adquiridos
• Assistir a direção actualizando o calendário, o programa e outros instrumentos
• Assegurar que as bases de dados dos contactos sejam conhecidas e actualizadas para a direção e outras unidades
• Supervisionar a utilização do Sharepoint do PEM, assegurando que a estrutura esteja coerente e bem organizada, seguindo as directrizes existentes em ligação com a AIMO
• Actuar como Gestor de Registos do Local (SRM)
• Apoia o MAP AIMO na supervisão dos departamentos da Subdelegação em matéria de arquivo, emitindo lembretes, monitorizando e chamando a atenção do AIMO para os problemas

Requisitos

• Grau universitário nas áreas relevantes ou formação em secretariado, saúde pública ou assistência administrativa
• Experiência profissional relevante constitui uma vantagem
• 3 - 5 anos de experiência profissional numa posicao semelhante
• Bons conhecimentos de informática
• Bom conhecimento do ambiente geográfico Cabo Delgado
• Excelentes capacidades de comunicação escrita e verbal em portugues e ingles
• Experiência de trabalho em organizações humanitárias é uma vantagem

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Estamos procurando alguém metódico, responsável, orientado para o beneficiário, organizado com boas habilidades organizacionais, com bom senso de trabalho em equipe, boas habilidades de comunicação, comprometimento, iniciativa e respeito aos valores do CICV
• Oferecemos um trabalho dinâmico e gratificante em um ambiente humanitário e multicultural, com salários e benefícios sociais atraentes, e oportunidades de desenvolvimento por meio de treinamento interno
• Por favor, envie sua candidatura: CV, carta de apresentação, cópias de diplomas/certificados