Director Associado de Administração

A FHI360 está a recrutar um Director Associado de Administração, para Maputo, em Moçambique.

Funções

• Planificar, organizar e supervisionar as disposições multifuncionais do apoio logístico e administrativo à FHI 360 Moçambique
• Responsável pelo pessoal que supervisiona a conservação, reabilitação e manutenção de toda a instalação da FHI, incluindo a estrutura física do edifício, todos os equipamentos mecânicos, eléctricos e afins, de acordo com os programas de conservação de energia e manutenção preventiva
• Desenvolver e assegurar a implementação de programas que proporcionam o uso eficiente da frota e instalações da organização
• Desenvolver padrões de administração de frota e políticas e procedimentos operacionais de viaturas
• Preparar e apresentar relatórios periódicos de gestão sobre os custos operacionais no que diz respeito à manutenção de instalações, viagens, gestão de frotas e material de escritório relacionados
• Preparar e apresentar relatórios de informação de gestão relativos à eficácia operacional e aos níveis de serviço dos empreiteiros que prestam serviços de manutenção, de limpeza, de restauração e de segurança
• Treinamento de gestão de risco relacionado com a frota directa, tais como programas de segurança e prevenção de acidentes, e actuar como agente de ligação para os procedimentos de emergência/segurança geral do escritório em consulta com outras ONGs internacionais similares e outras agências de segurança relevantes
• Desenvolver um sistema que permita a avaliação periódica das estruturas físicas da FHI 360 Moçambique e preparar um relatório de avaliação para a Gestão
• Atribuir e verificar a conclusão de todos os reparos, substituição, projectos de reabilitação de instalações e equipamentos da FHI e garantir a qualidade do trabalho
• Planificar e executar a reatribuição de espaço de escritório em consulta com o Director de Finanças e Administração e Director Adjunto (Administração)
• Assegurar a manutenção e o rastreamento do inventário/estoque de todos os equipamentos de escritório, equipamentos domésticos para expatriados, móveis e acessórios e coordenação de registos de inventário de escritórios de zona, solicitação de substituição ou novos suprimentos
• Realizar visitas periódicas aos escritórios de campo de todos os projectos de FHI Moçambique e, periodicamente, aos seus parceiros ou agências de execução, para prestar apoio administrativo, aconselhar e desenvolver a capacidade dos parceiros da FHI Moçambique
• Gerir todo o pessoal com responsabilidades dentro da gestão de TI, instalações e frota
• Desempenhar outras funções relevantes quando forem atribuídas

Requisitos

• Licenciatura em Administração de Empresas, Engenharia, Gestão Imobiliária ou áreas afins e um mínimo de 9 anos de experiência relevante com pelo menos 5 anos de experiência de supervisão em operações, manutenção e/ou administração de instalações/gestão de frotas
• Ou Mestrado em Administração de Empresas, Engenharia, Gestão Imobiliária ou áreas afins e um mínimo de 7 anos de experiência relevante com pelo menos 5 anos de experiência de supervisão em operações, manutenção e/ou administração de instalações/gestão de frotas
• Outras certificações profissionais/de gestão relevantes, a familiaridade com regras e regulamentos de procurement financiados por doadores (particularmente a experiência com os regulamentos de procurement da USAID) seria uma vantagem
• Capacidade comprovada em trabalhar em actividades complexas simultaneamente
• Capacidade de supervisionar, manter a confidencialidade e usar o bom senso em questões sensíveis
• Competências pró-activas comprovadas na identificação de poupanças de custos, oportunidades de contenção e eficiência de custos
• Capacidade de desenvolver planos de trabalho e prioridades eficazes para cumprir com os objectivos da empresa
• Competência comprovada na construção de relações eficazes com clientes-chave internos e outras partes-chave interessadas
• Experiência comprovada em negociação, resolução de conflitos e gestão das partes interessadas
• Proficiência em aplicativos de Microsoft Office, tais como MS Word, Excel e PowerPoint
• Proficiência nas línguas, portuguesa e inglesa

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados