A SOCODEVI está a recrutar um Gestor de Escritório/Recepcionista, para Chokwé, em Moçambique.
Descrição
- O/a Gestor/a do escritório é responsável pela supervisão das funções administrativas e operacionais do escritório, assegurando o bom funcionamento diário e um ambiente de trabalho produtivo. Esta função implica a gestão dos recursos do escritório, a coordenação das tarefas administrativas e a prestação de apoio ao pessoal e aos visitantes. Serve de ponto de contacto central para as partes interessadas internas e externas, promovendo uma comunicação eficaz e um fluxo de trabalho eficiente
Funções
Gestão administrativa
- Supervisionar e coordenar as funções administrativas, incluindo o material de escritório, a manutenção do equipamento e as relações com os fornecedores
- Aplicar políticas, procedimentos e fluxos de trabalho de escritório para aumentar a eficiência e a produtividade
- Gerir os fundo de maneio do escritório, o acompanhamento das despesas e os registos financeiros relacionados com as actividades administrativas
- Elaborar actas de reuniões e cartas e manter um controlo de entrada e saída de correspondência devidamente protocolados
- Organizar e manter ficheiros, registos e documentação do escritório, tanto em formato físico como eletrónico
- Assegurar o cumprimento dos regulamentos aplicáveis, das normas de saúde e segurança e das políticas de proteção de dados
Comunicação e coordenação
- Servir de ponto de contacto central para a equipa e terceiros externos, respondendo a perguntas e fornecendo informações
- Coordenar e agendar reuniões, viagens e logística de viagem para a equipa
- Facilitar a comunicação eficaz dentro do escritório, divulgando informações e promovendo a colaboração
- Preparar e distribuir comunicações internas, incluindo memorandos, anúncios e boletins informativos
Operações do escritório
- Gerir as operações quotidianas do escritório, assegurando um ambiente de trabalho limpo, organizado e profissional
- Supervisionar e apoiar o pessoal administrativo, fornecendo orientação, formação e feedback sobre o desempenho
- Supervisionar a gestão das instalações, incluindo a manutenção, as reparações e a utilização do espaço do escritório
- Coordenar eventos e actividades do escritório, tais como reuniões, conferências e encontros sociais
- Implementar e manter tecnologias e sistemas de escritório, tais como sistemas telefónicos, correio eletrónico e ferramentas de colaboração
Apoio ao processo de aquisições (procurement)
- Apoia o processo de aquisição, ajudando na aquisição de bens e serviços, o que implica ajudar na seleção de fornecedores, na gestão de pedidos de compra e na manutenção de registos de aquisição
- Ajudar na procura de potenciais fornecedores e obter cotações de preços, informações sobre produtos e amostras
- Colaborar com a equipa para determinar as necessidades e especificações de aquisição
- Ajudar na preparação e emissão de ordens de compra, garantindo a exatidão e o cumprimento das políticas de aquisição
- Coordenar com os fornecedores para obter confirmações de encomendas, cronogramas de entrega e outros pormenores
- Manter registos das aquisições, incluindo ordens de compra, contratos, facturas e informações sobre fornecedores
- Prestar apoio administrativo geral ao departamento de aquisições, incluindo o arquivo, a organização de documentos e a manutenção de bases de dados
Requisitos
- Mínimo 3 anos de experiência em posições semelhantes
- Curso superior em Administração ou áreas afins
- Conhecimentos básicos de contabilidade e acquisições de bens e serviços
- Domínio de Microsoft Office
- Rigor tanto na qualidade do trabalho como no cumprimento dos prazos
- Sensibilidade relativamente ao princípio de igualdade dos géneros
- Flexibilidade horária
Notas
- Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
- Candidaturas de residentes em Chokwé são uma vantagem
- A SOCODEVI reconhece que a promoção da igualdade de género e um ambiente mais inclusivo aplica-se tanto as comunidades abrangidas pelos projectos que implementa e as pessoas que as implementam. A organização garante um local de trabalho saudável, respeitoso e seguro para toda sua equipa e age como uma organização responsável, justa e equitativa
- A SOCODEVI evita, nos seus processos de recrutamento, qualquer forma de discriminação