Gestor Operacional

Funções

• As principais responsabilidades do (a) Gestor (a) Operacional incluem embora não se limitam no seguinte:
• Rever as tarefas administrativas, operacionais e financeiras do dia-a-dia
• Assegurar que todas as despesas realizadas em forma de adiantamento sejam fechadas em tempo real para assegurar que sejam inclusos nos relatórios financeiros
• Garantir o cumprimento do circuito documental das despesas
• Actuar como budget holder de alguma das componentes, garantindo a disposição de fundos para as actividades e a elegibilidade das despesas segundo as normativas dos financiadores
• Garantir o envio de todas as despesas efectuadas em formato digital aos gestores de contratos
• Fazer supervisão e garantir que as facturas emitidas a nível do site são fiscalmente aceites e introduzidas no PHC em tempo real
• Garantir que as políticas operacionais do escritório, incluindo segurança, RH, compras, inventário; IT, estejam devidamente documentadas e actualizadas de acordo com os procedimentos aprovados e em uso na Fundação Manhiça e dos financiadores
• Monitorar regularmente as contas da caixa, (reconciliadas e assinadas mensalmente), mantendo registros precisos para garantir que existam fundos suficientes para o funcionamento normal, bem como estabelecer metas específicas de saldo para cada período
• Gerir activamente os processos de pagamentos em caixa e bancos, documentando cada transacção e garantindo a conformidade com os procedimentos estabelecidos
• Projectar custos futuros e fazer solicitações de fundos de acordo com um cronograma pré-estabelecido
• Coordenar os processos logísticos e de compras, estabelecendo um cronograma de compras e monitoria do cumprimento dos prazos
• Aprovar as ordens de compras a nível do site de acordo com um procedimento definido e estabelecimento de métricas de tempo para a aprovação de cada ordem
• Realizar um acompanhamento periódico dos contratos de prestação de serviços (transportadores, companhias de telefonia móvel, etc.), assegurando que estejam em conformidade com os termos acordados e renegociando quando necessário
• Acompanhar a revisão do gestor de contratos referente aos relatórios financeiros dos subcontratos
• Apoiar o processo de orçamentação das actividades e a gestão das despesas das diferentes equipes, garantindo que os gastos estejam dentro dos limites estabelecidos por contrato
• Apoiar aos Grants Managers na monitoria mensal da execução do orçamento do estudo e do plano de trabalho, comparando os gastos reais com as estimativas orçamentárias, tomando acções correctivas quando necessário
• Apoiar aos Grants Managers na implementação de sistemas e procedimentos de controle financeiro e contabilísticos adequados, a nível do site estabelecendo indicadores de desempenho para avaliar a eficácia dos mesmos
• Manter um relacionamento efectivo com o escritório sede, parceiros locais, e outros envolvidos nas questões operacionais e financeiras do site, mantendo um registro das interacções e acções realizadas
• Estabelecer e monitorar a implementação e manutenção de procedimentos de controle financeiro e contabilístico a nível do site, assegurando que todas as actividades estejam documentadas e devidamente registradas
• Assegurar que toda documentação esteja devidamente arquivada (Física e digital) e enumerada, facilitando o acesso rápido e preciso a registros passados;
• Garantir a gestão dos riscos para o alcance dos objectivos traçados e tomar iniciativas com vista a mitigar o seu efeito de forma pró-activa

Requisitos

• Licenciatura em Administração e Gestão de empresas ou áreas afins, grau de mestre será vantagem
• Fluente em Português e Inglês
• Ter pelo menos 03 anos de experiência em administração e finanças, dos quais pelo menos 2 anos a trabalhar com uma organização não governamental e internacional
• Forte capacidade analítica e de solução de Problemas
• Habilidade de interpretar e operacionalizar normas administrativas e financeiras
• Capacidade de reconciliação de contas correntes
• Excelente capacidade de comunicação e administração de escritório
• Habilidade para trabalhar e interagir com pessoas de diversas profissões, culturas e origens
• Domínio de informática na óptica do utilizador e uma larga gama de softwares usado na administração e finanças constituirão vantagem

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• O CV deve estar devidamente detalhado no que diz respeito as qualificações académicas, profissionais, incluindo informações de residência que sejam verdadeiras e actuais
• O anexo do CV, cópias do documento de identificação e dos Certificados de habilitações literárias é de carácter obrigatório e de exclusão
• O CISM, reserva-se o direito de aferir junto as autoridades competentes, a veracidade das informações submetidas pelos candidatos, nomeadamente qualificações académicas, profissionais e de residência, durante o presente processo
• Nenhuma transacção monetária, gratificações ou outros tipos de favoritismo serão tolerados no processo de recrutamento. O CISM reserva-se o direito de recusar a contratação de um candidato que tenha se beneficiado destes actos. Todas as demandas ilícitas desse tipo devem ser processadas por meio do sistema Judicial