Oficiais de Administração (Recursos Humanos, Finanças & Logística) (m/f)

A Handicap International está a recrutar Oficiais de Administração (Recursos Humanos, Finanças & Logística) (m/f), para Tete e Pemba, em Moçambique.

Funções

Gestão de Recursos Humanos

• Coordenar, sob supervisão do referente hierárquico, a gestão do processo de recrutamento e selecção, indução, mobilização, seguimento férias, e desmobilização do capital humano da HI
• Participar na avaliação do pessoal e apoiar na identificação e realização de formações, a supervisão do referente hierárquico
• Auxiliar os gestores do seu programa na implementação de políticas de RH (ex.: questões disciplinares, remuneração, implementação de processos e procedimentos)
• Incorporar e transmitir os valores da HI, assegura o respeito pelo código de conduta e políticas institucionais e está atento às atitudes e comportamentos individuais e colectivos esperados
• Assegurar a implementação das normas jurídicas e as alterações à jurisprudência, no que respeita especificamente à legislação laboral e à aplicação do quadro jurídico
• Em caso de resposta a uma emergência, mobiliza e implementa os processos de RH: dimensão da equipa, mecanismos de gestão de linha, coordenação e comunicação, ARCI, relatórios, etc.

Gestão e Controlo Orçamental

• Colaborar na elaboração dos orçamentos de referência da HI (IN, R1, R2, R3) em estreita coordenação com o gestor orçamental do projecto
• Fornecer as informações necessárias (seguimento do orçamento – doador, Sede) ao Gestor Orçamental antes da preparação/revisão do orçamento de referência
• Apoiar na elaboração das previsões contínuas. Efectuar o seguimento mensal e trimestral do orçamento, sob supervisão do referente hierárquico
• Efectuar uma análise inicial do seguimento do orçamento e enviar alertas, se necessário, ao gestor orçamental e posteriormente ao Oficial de Finanças
• Assegurar a correcta codificação analítica (códigos tarefas, projecto, financiamento e rúbrica doador), dentro de seu escopo de responsabilidade

Apoio na Gestão dos Doadores

• Respeitar o retroplaning dos relatórios do Doador
• Preparar os relatórios financeiros dos doadores e posterior envio para o Oficial de Finanças
• Apoiar na organização de documentos para as auditorias da sede ou a auditoria solicitada pelo doador em estreita colaboração com o referente hierárquico
• Comunicar às actualizações na tabela de afectação doadores (TAFF), ao Oficial de Finanças
• Apoio na revisão da proposta de análise para posterior assinatura de Memorandos com o doador e/ou Parceiros, etc.

Gestão de Tesouraria

• Coordenar com o gestor orçamental a elaboração da previsão mensal de tesouraria e rever a relevância do fundo solicitado antes do envio ao Gestor Financeiro
• Assegurar a disponibilidade de fundos no projecto
• Assegurar a correcta gestão dos livros “diário de Caixa e Bancos” (gestão do cofre, arrolamento dos créditos/débitos, contagens semanais, mensal, reconciliações bancárias, despesas dos parceiros), entre outros

Gestão Logística

• Garantir a gestão logística do escritório e das suas sub-bases
• Aplicar os procedimentos logísticos da cadeia de aprovisionamento (compra, stock e transporte), equipamento, frota de veículos, geradores e telecomunicações, em conformidade com a regulamento interno e dos doadores
• Apoio às equipas de projecto na implementação dos procedimentos logísticos
• Garantir a devida gestão dos arquivos de documentos logísticos
• Planear e garantir uma gestão eficiente da cadeia de aprovisionamento (supply chain)
• Participar no desenho de plano de compras por projecto
• Coordenar o transporte de pessoas e bens no âmbito da implementação de projectos da organização
• Dar seguimento a requisições de compra e serviços e monitorar os ficheiros produzidos
• Receber os bens adquiridos e distribuir interna ou externamente
• Gestão do equipamento
• Pôr em prática os procedimentos da gestão de equipamento
• Garantir a instalação, manutenção, monitoria e rastreio do equipamento (equipamento informático, equipamento de comunicação, etc.)
• Capacitar o staff no bom uso dos equipamentos
• Gestão dos Serviços Gerais (acomodação de staff expatriado, escritórios e armazéns)
• Gestão física dos stocks e armazéns do escritório
• Gerir constituição e manutenção das instalações do escritório
• Gerir os contratos de utilidades (água, energia, etc.)
• Gerir os elementos de segurança do escritório (empresa de segurança, kits de primeiros socorros, extintores, etc.)
• Garantir a organização logística das formações e seminários dos projectos

Requisitos

• Nível mínimo de Licenciatura em Gestão, Contabilidade ou áreas similares
• Mínimo de dois (2) anos de experiência em funções similares (competências técnicas validadas nas áreas de Finanças, Recursos Humanos e Logística)
• Disponibilidade imediata
• Residência fixa na Províncias a qual pretende aplicar (Tete ou Cabo Delgado)
• Boas habilidades analíticas, de síntese e escrita
• Domínio do português falado e escrito, conhecimentos básicos em Inglês
• Fortes capacidades de comunicação e de elaboração de relatórios
• Conhecimentos sólidos em informática: Pack Office, MS Office (Excel, Word e PowerPoint), Software de
• Contabilidade (ex.: Navision)
• Conhecimento da Legislação Laboral, do quadro regulamentar em matéria de fiscalidade, contabilidade e impostos
• Conhecimentos em matéria de informação financeira e seguimento na área das ONG’s

Notas

• Os (As) candidatos (as) com a experiência e as qualificações exigidas são convidados (as) a submeter a Carta de Candidatura, o CV em Português, que deve referir especificamente aos requisitos desta posição
• Somente os (as) candidatos(as) que responderem devidamente aos requisitos serão seleccionados
• A Handicap International/Humanity & Inclusion, não faz nenhum tipo de cobranças em quaisquer das fases de recrutamento e não procede por via de agentes de recrutamento. A Humanity & Inclusion acredita e está comprometida com a salvaguarda e protecção dos direitos das crianças e pessoas vulneráveis em todo o seu trabalho. Qualquer candidato que obtenha a vaga na HI deverá conhecer assinar e cumprir com as políticas de Proteção Contra Exploração sexual, Abuso e Assédio; Protecção da Criança, Política anti-fraude, suborno e corrupção; o Código de Conduta e o Estatuto do Pessoal como um anexo ao seu contrato de trabalho
• Todo os colaboradores da HI comprometem-se a criar e manter um ambiente que previna a exploração e o abuso sexual e promova a implementação do código de conduta