Oficial de Administração e Finanças

Funções

• Sob supervisão do Representante Provincial e baseado em Nampula, o Oficial de Administração e Finanças é responsável pela execução de todas as actividades inerentes ao quotidiano de gestão administrativa e financeira no geral a nível da província, o que inclui contabilidade, procurement, logística e gestão patrimonial. As responsabilidades específicas incluem, mas não se limitam às seguintes:

Contabilidade

• Preparar correcta e atempadamente os resumos analíticos dos saldos de adiantamentos de fundos e obter confirmações necessárias
• Zelar pelo tratamento contabilístico da informação sobre as operações gerais da PSI, a nível regional, especialmente no tange à venda e distribuição
• Garantir a verificação criteriosa dos justificativos e posterior preparação de vouchers
• Garantir que todos os vouchers estejam correctamente registados no sistema QuickBooks
• Preparar vouchers de reclasses e respectivos memorandos sempre que necessário
• Fazer reconciliações sistemáticas das contas bancárias
• Preparar, analisar e distribuir relatórios periódicos sobre adiantamentos de fundos
• Preparar vouchers e suportes ilustrativos de imputação dos custos de salários pelos projectos
• Sempre que necessário, e sob orientação do seu supervisor, prestar apoio às províncias da região na garantia de qualidade dos relatórios financeiros de âmbito regional
• Prestar apoio na planificação e orçamentação mensal e/ou anual de actividades
• Garantir a observância de todas as obrigações fiscais inerentes à área de contabilidade
• Prestar apoio na melhoria do sistema de controlo interno
• Coordenar a organização e arquivo metódico da documentação de âmbito contabilístico
• Garantir a observância das normas e procedimentos emergentes dos acordos entre a PSI, seus doadores e parceiros

Património

• Realizar a inventariação periódica do património e doutros bens da PSI a nível da província, garantindo que os dados físicos/existentes correspondam sempre aos registos efectuados
• Controlar os bens e actualizar sistematicamente a base de dados, assim como assegurar a execução das reconciliações periódicas junto com a Equipa de Finanças, a nível central
• Registar ou documentar sistematicamente as movimentações/transferências dos bens entre os departamentos, gabinetes e outros locais, garantindo que a base de dados reflicta exactamente o que se encontra em cada local
• Preparar e apresentar relatórios periódicos, ao seu supervisor, sobre o desenvolvimento das suas actividades nesta área e ser capaz de responder oportunamente sobre a situação patrimonial da PSI, a nível da províncial, sempre que lhe for solicitado

Procurement

• Garantir que o Plano de Aquisições, a nível regional, esteja sempre actualizado e que a sua implementação seja eficientemente executada em conformidade com as políticas e procedimentos da PSI
• Apoiar a equipe de programas na preparação e submissão de planos trimestrais de procurment, de acordo com as necessidades de cada período

Logística & Frota

• Em coordenaçao com a equipa de Logística e Frota, em Maputo, realizar a gestão da frota e produção de relatórios de uso de viaturas, através do Log book e outros sistemas de monitoria em uso na organização
• Assegurar a realização de inventários/contagens físicas de bens, mensalmente, no armazém local e no do parceiro privado CICOTI/outro
• Zelar pela monitoria das transacções de inventário, assim como desenvolver relatórios de análise de inventario e suas variações

Requisitos

• No mínimo cinco anos de experiência em Contabilidade, Administração e Gestão consolidada em trabalho em ONG’s
• Experiência relevante em actividades gerais de suporte administrativo, principalmente no que tange à logística, frota e gestão de armazéns (recepção, inventariação e movimentação de stocks)
• Excelente capacidade de coordenar actividades, supervisionar, capacitar e motivar pessoas
• Elevada personalidade, capacidade de análise, organização e negociação
• Conhecimento das regras e regulamentos dos doadores internacionais
• Domínio da fiscalidade e demais normas que regem a área de contabilidade/finanças
• Proficiência na comunicação oral e escrita em português, e conhecimentos sólidos de inglês
• Dinamismo, integridade e habilidade de pensar/trabalhar de forma independente.
• Predisposição e orientação estratégica para executar múltiplas tarefas dentro da equipa
• Proficiência na utilização do sistema QuickBooks, MS Office e outros softwares relevantes
• Formação média ou superior em contabilidade, auditoria ou gestão financeira
• Nacionalidade moçambicana

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• O candidato ideal deverá ter habilidades excepcionais em matéria de Contabilidade Geral, Fiscalidade, uso de MS Office, gestão de stocks, excelente capacidade de trabalhar de forma independente ou livre de supervisão directa e, especialmente, com habilidade para utilização do sistema QuickBooks ou outros softwares de contabilidade e gestão de dados