Oficial de Administração

A FHI360 está a recrutar um Oficial de Administração, para Tete, em Moçambique.

Funções

• Lidar com detalhes/logística de viagem para o pessoal do projecto, consultores e outros e seguir os relatórios de despesas de viagens
• Elaborar e fazer recomendações ao Gestor Provincial e Gestor de Administração e Finanças sobre sistemas e políticas internas de gestão a aplicar nos Escritórios
• Avaliar continuamente a organização e a prestação de serviços para assegurar a melhor utilização dos recursos humanos e materiais
• Supervisionar o trabalho da recepcionista, Motoristas, assistente logístico, Pessoal da Limpeza, e outro pessoal administrativo
• Trabalhar com a Unidade de Finanças para assegurar que a coordenação das funções é realizada de forma adequada e assegurar que as políticas e procedimentos de Segurança são respeitados
• Trabalhar com a Equipa do Projecto para assegurar que estão a ser apoiados, e que estão a ser observadas as políticas e os procedimentos da organização
• Supervisionar o funcionamento dos seguintes sistemas
• Gestão das reservas de hotel, organização de eventos, seminários e reuniões
• Gestão do processo de folhas de ponto para controlo da assiduidade dos funcionários e seu cumprimento
• Gestão das funções da recepção, incluindo a garantia de que a recepcionista atende os telefones de forma rápida e adequada, que todos os visitantes são recebidos e atendidos adequadamente, e que as outras funções da recepcionista estão atribuídas e são devidamente controladas
• Em coordenação com o Gestor da área administrativa & financeira assegurar que a gestão do processo de aquisições, incluindo a garantia de que os procedimentos utilizados para obter cotações são conduzidos de acordo com as políticas e os procedimentos oficiais da Organização, que a documentação está correcta e conforme é exigido, que todos os relatórios necessários sobre o processo de aquisições foram entregues aos respectivos supervisores e que todo o processo de aquisições é conduzido de uma forma transparente, atempada e adequada
• Gestão de materiais de escritório e manter actualizado a ficha de stock e manutenção de equipamentos de escritório
  Participar e coordenar o processo de contratações ao nível da província sobretudo o pessoal temporário, incluindo a elaboração das folhas de efectividade
• Apresentar e formar os empregados novos nos processos administrativos, seus benefícios, etc
• Registos dos empregados, gestão do sistema de avaliação de desempenho sob a orientação do Gestor da Provincial, e outras funções relacionadas com os RH

Requisitos

• Licenciatura em funções similares a Administração, Gestão, Finanças
• 3-4 anos de experiência em funções similares
• Constitui vantagem: experiência de trabalho com ONGs e com os procedimentos de USAID
• Espirito de iniciativa e auto-motivação

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados