Oficial de Administração

A Helen Keller International está a recrutar um Oficial de Administração, para Maputo, em Moçambique.

Funções

• Recursos Humanos: Elaborar relatórios de RH
• Manter e actualizar a base de dados de pessoal nacional
• Facilitar processos de recrutamento
• Garantir que a orientação de novos colaboradores é devidamente realizada
• Redigir contratos de prestação de serviços, de consultoria ou de trabalho
• Garantir que os processos individuais dos colaboradores estão completos, actualizados, correctamente organizados e guardados num local seguro com acesso restrito
• Analisar os registos de horas e preparar a síntese mensal
• Gerir os registos de horas do escritório central e das delegações, a submissão ao escritório regional e fazer a manutenção da base de dados para submissão de registos de horas
• Preparar, mensalmente, as folhas de salário e os recibos
• Elaborar declarações de rendimento anuais
• Monitorar processos de avaliação de desempenho
• Manter o organograma actualizado
• Desenvolver o plano anual de férias dos colaboradores da HKI e garantir que existe um sistema adequado de controlo de férias
• Garantir que os limites legais de acumulação de férias são respeitados e que os colaboradores tiram férias oportunamente e alertar outros superiores hierárquicos de uma eventual sobreposição excessiva de férias
• Actualizar e gerir o plano de saúde
• Actualizar e submeter ao Ministério do Trabalho a Relação Nominal dos trabalhadores da HKI sempre que necessário
• Orientar os colaboradores em matérias de procedimentos, políticas e normas administrativas da HKI
• Supervisionar a assiduidade e o trabalho dos colaboradores sob a sua responsabilidade, incluindo a realização de uma avaliação anual de desempenho
• Oferecer uma gestão sólida à equipa directamente sob sua responsabilidade e avaliar os supervisionados directos oportunamente, e, ainda, garantir a realização de reuniões regulares de equipa e individuais
• Dar capacitação em exercício a toda a sua equipa, assegurando-se que os seus membros estão aptos para desempenhar adequadamente as suas funções
• Prestar apoio aos colaboradores da delegação em questões de RH
• Estabelecer uma relação de trabalho próxima com o Escritório Regional em Dakar em questões de RH, incluindo a transição para o novo sistema online
• Administração: Gerir os processos de visto, autorização de trabalho e residência em Moçambique para os colaboradores internacionais
• Supervisionar os preparativos de viagem para colaboradores locais e internacionais, consultores e visitantes, incluindo a relação com agências de viagem
• Redigir contratos, cartas e documentos de acordo com as orientações do/a Director(a) de País
• Supervisionar a gestão das instalações da HKI, veículos, logística (gestão da planificação de conferências, alojamento, transporte, serviços de correio expresso, etc) e segurança
• Gerir eventuais serviços de apoio subcontratados
• Supervisionar o sistema de gestão dos consumíveis de escritório, de modo a assegurar um stock adequado de consumíveis
• Gerir os contratos de serviços com os fornecedores para os serviços administrativos necessários – reparação/manutenção, água, energia, consumíveis de escritório, etc, de modo a evitar a perturbação dos serviços e dos consumíveis
• Assegurar que todos os contratos de prestação de serviços são estabelecidos em conformidade com as políticas de aquisições da HKI
• Desenvolver e manter um sistema de gestão de registos que oriente os colaboradores em relação a gestão de arquivos e registos, cumpra os requisitos dos doadores/da HKI em matérias de registos e arquivo e exija o arquivo regular de documentos em locais seguros
• Estabelecer contactos com o pessoal administrativo e conselho jurídico local de outras ONGIs/ONGs, sempre que necessário
• Colaborar com os ministérios, de acordo com as necessidades, para efeitos de monitoria de questões administrativas (despachos aduaneiros, isenção de impostos, relatórios, memorando de entendimento, etc)
• Aquisições: Gerir o processo de aquisições em conformidade com as políticas e os requisitos dos Doadores/da HKI
• Manter listas de fornecedores actualizadas e ficheiros de desempenho de fornecedores
• Supervisionar e garantir o cumprimento/controlos internos nos diversos processos de aquisições – solicitação de propostas/análise/aprovação, ordens de compra, documentação dos bens/serviços recebidos
• Supervisionar e garantir a consistência da gestão de registos de aquisições; criar e observar a lista de registos padrão para todas as actividades de aquisições – Formulários de Pedidos de Compra, Pedido de Cotações/documentação para Solicitação de Propostas, submissão de propostas, selecção e aprovação de propostas, recebimento de bens e serviços
• Internet e Tecnologias de Comunicação: Gerir os sistemas de telefone de forma a garantir controlo e facturação adequados de chamadas telefónicas
• Supervisionar o/a Assistente de TI a fim de:
• Garantir a gestão regular de segurança do servidor
• Garantir que todos os computadores e equipamentos se encontram protegidos contra irregularidades na alimentação eléctrica
• Desenvolver/actualizar um plano de substituição de computadores que poderá ser usado para informar o processo de planeamento orçamental
• Gestão de bens: Garantir que todos os bens/equipamento com valor superior a 100 USD estão registados
• Desenvolver e manter uma base de dados de bens/folha de inventário
• Supervisionar inventários trimestrais para reconciliar os lançamentos na base de dados com a contagem física dos bens no escritório
• Garantir que registos e a base de dados de inventários são mantidos tanto em cópia electrónica como em papel
• Documentar todas as alienações de bens e garantir que a alienação de bens segue os requisitos dos doadores e da HKI
• Gestão de Veículos: Supervisionar o pessoal responsável a fim de:
• Gerir a compra, registo, seguro e pagamento de impostos relacionados com todos os veículos da HKI
• Garantir que, para cada veículo, são mantidos registos, incluindo toda a informação referente a revisões e manutenção, documentos de registo e seguro
• Desenvolver e manter um processo e uma base de dados de gestão de veículos
• Desenvolver/actualizar um plano de substituição de veículos que poderá ser usado para informar o processo de planeamento orçamental
• Desenvolver procedimentos e assegurar a existência de controlos internos para compra e uso de combustível para os veículos

Requisitos

• Licenciatura em Administração, Recursos Humanos, Gestão ou área relacionada
• Experiência mínima de 5 anos na gestão de serviços de apoio a operações, incluindo processos administrativos, de recursos humanos e aquisições em Moçambique
• Experiência prévia de gestão de múltiplos serviços operacionais com ONGs internacionais ou outras organizações de desenvolvimento - preferencial
• Sólidos conhecimentos da lei do trabalho local e de processos administrativos, por exemplo, autorizações de trabalho para estrangeiros, imposto sobre o rendimento, segurança social, etc
• Experiência prática no desenvolvimento/revisão e/ou adaptação de políticas e procedimentos operacionais
• Fortes competências de organização e planeamento
• Proficiente no uso do Microsoft Office incluindo Microsoft Word, Excel e Outlook; familiaridade com sistemas informáticos de contabilidade/financeiros é uma vantagem
• Capacidade para trabalhar autonomamente e para gerir uma equipa
• Capacidade para gerir múltiplas tarefas simultaneamente
• Boas competências de comunicação escrita e oral em língua inglesa, fluência em língua portuguesa

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Os candidatos qualificados poderão submeter candidaturas incluindo curriculum vitae, certificados de habilitação literária e pelo menos três referências