Oficial de Ligação

Descrição

• A Solidarités International (SI) interveio pela primeira vez em 2019 em resposta ao ciclone Idai. Devido à crise em Cabo Delgado, a SI realizou uma avaliação em Mueda em maio de 2021 e, em julho de 2021, começou a implementar atividades para salvar vidas em Mueda. A SI ampliou progressivamente suas atividades implementando atividades em toda a província de Cabo Delgado, especialmente nos distritos de Mueda, Nangade, Muidumbe, Palma, Mecufi, Metuge, Ancuabe, Chiure, e Mocimboa da Praia
• A SI tem três (3) bases em Moçambique - uma (1) base de coordenação em Pemba e duas (2) bases operacionais em Mueda e Mocimboa da Praia
• A Solidarités International (SI) está determinada a prevenir e combater todo tipo de abuso - todo ato de exploração, abuso e/ou assédio sexual (SEAH) contra membros das comunidades beneficiárias ou colaboradores, fraude, corrupção, violação de pessoas e/ou propriedades, financiamento de atividades prejudiciais aos direitos humanos - que possa ser perpetrado no âmbito de suas intervenções. A SI implementa uma política de tolerância zero com relação a atos de SEAH

Funções

• O Oficial de Ligação executa tarefas administrativas relacionadas à obtenção de documentos administrativos e legais para expatriados (especialmente vistos) e mantém boas relações de trabalho com os diversos órgãos administrativos locais
• Ele/ela mantém os arquivos dos expatriados e nacionais actualizado
• Ele/ela realiza tarefas ocasionais de tradução a pedido do Coordenador de RH e/ou do Chefe de Missão
• Ele/ela também é responsável pelo arquivamento físico dos documentos de RH em conjunto com o responsável pelo RH

Realizar Procedimentos Administrativos em Nome do Pessoal Expatriado

• Apresentar, acompanhar e obter documentos legais administrativos: vistos, permissões de trabalho, autorizações de viagem
• Tomar medidas para obter vistos para expatriados
• Manter uma planilha detalhando as datas de vencimento dos documentos e renová-los em tempo hábil
• Fazer reservas de voos internacionais e domésticos
• Informar diariamente ao administrador sobre o estado dos procedimentos em andamento

Representar a Organização Perante os Órgãos Governamentais Locais

• Manter-se atualizado sobre as mudanças nos procedimentos administrativos relativos à obtenção de documentos
• Estabelecer ou reforçar as relações com os órgãos administrativos
• Reunir-se com representantes de vários órgãos administrativos sempre que necessário para obter documentos ou resolver questões relacionadas

Manter os arquivos administrativos dos expatriados

• Reunir arquivos de expatriados: contratos, fotografias, fotocópias de passaportes, vistos, etc.

Tradução

• Assumir a tarefa de traduzir documentos oficiais a pedido do Coordenador de RH e/ou do Chefe de Missão
• Fornecer interpretação simultânea durante reuniões, a pedido do Coordenador do RH ou do Chefe de Missão

Arquivamento

• Arquivar adequadamente os documentos de RH da missão em um local limpo e seguro, levando em conta seus níveis de sensibilidade e requisitos de acessibilidade, bem como protegendo-os de possíveis deteriorações ou atos maliciosos
• Garantir o acompanhamento e a rastreabilidade dos arquivos de RH da missão usando o banco de dados de arquivos: actualizações mensais do banco de dados, conformidade das etiquetas dos armários de arquivamento, etc.

Requisitos

• Licenciatura em uma área relacionada à ciências sociais
• A experiência anterior num cargo similar. Experiência anterior em Organizações humanitárias. Muito bons conhecimentos sobre as diferentes administrações e serviços públicos na Província de Cabo Delgado
• Boa qualidade de análise tanto contextual como interpessoal
• Habilidades comprovadas de diplomacia Qualidade do discernimento e do julgamento humano
• Hablidades de infomatica: Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)
• Idiomas: Português, Inglês obrigatório

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Solidarités International é um empregador equitativo comprometido em encontrar todas as formas de discriminação
• A Solidarités International não cobra valores monetários para se candidatar a uma posição. Se alguém tentar subornar um mebro ou pessoal da solidarités será automaticamente desqualificado do processo de recrutamento. Se você está nesta situação, por favor, não hesite em contatar directamente o gestor administrativo da base