Oficial de Procurement

Descrição

• Em parceria, a WCS e a Administração Nacional de Áreas de Conservação (ANAC), fazem a gestão da REN - Reserva Especial do Niassa nas províncias de Niassa e Cabo Delgado, no norte de Moçambique. A Reserva Especial do Niassa é a maior área de conservação de Moçambique, com 42.200 km2 de habitats miombo, montanhosos e ribeirinhos que, com áreas adjacentes, suportam as maiores populações selvagens remanescentes de grandes mamíferos sem vedação em Moçambique

Perfil da posição

• O Oficial de Procurement é o responsável por adquirir bens e serviços e entregá-los atempadamente para garantir a implementação bem-sucedida das actividades do programa da REN. O Oficial de Procurement é também responsável por garantir a transparência durante todo o processo de aquisição, e manter o sistema de documentação e arquivo de todas as aquisições, incluindo cotações/propostas, avaliações de cotações/propostas, memorandos de negociação, documentos de adjudicação, correspondência com fornecedores e inventário de actividades, conforme exigido pelas políticas e procedimentos da WCS. Esta vaga estará baseada na Cidade de Pemba, Província de Cabo Delgado, Moçambique como um dos pontos estratégicos para processos de procurement

Funções

Gerais

• Participar regularmente nas reuniões da equipa da WCS para planear futuras actividades e reportar o progresso da implementação das actividades e qualquer outra questão que possa estar relacionada com a aquisição de bens e serviços
• Envolver-se no processo de orçamento e planificação de aquisições para assegurar que sejam utilizados valores realísticos e garantir a inclusão de todos os custos relacionados com as aquisições
• Desenvolver e manter relações de trabalho positivas com os beneficiários, parceiros locais, partes interessadas e beneficiários de aldeias, comunidades e departamentos alvos
• Garantir que os arquivos de aquisição estejam em conformidade com as políticas e procedimentos da WCS e a lista de verificação dos documentos estejam de acordo com o valor de aquisição, os documentos necessários podem incluir: cotação / proposta, avaliação, documentos de adjudicação (pedido, subcontrato, contrato de consultoria) e correspondência com o fornecedor para todas as aquisições
• Garantir que os processos de aquisição respeitem estritamente as políticas e procedimentos da WCS e os regulamentos dos doadores
• Manter a confidencialidade ao longo do processo de aquisição e selecção de fornecedores
• Auxiliar o Gestor de Procurement a produzir um relatório mensal de compras
• Desempenhar um papel activo no monitoramento e avaliação de actividades e contribuir para o ciclo de respostas, que usa informações colectadas sobre a implementação contínua de actividades para informar o desenvolvimento de novas actividades
• Quaisquer outras responsabilidades e tarefas, conforme necessário e atribuído

Desenvolvimento da Actividade

• Fornecer informações sobre custos, fontes e disponibilidade de bens e serviços para apoiar o desenvolvimento de actividades de orçamentos, planos de aquisição e cronogramas de desembolso
• Familiarizar com o processo e procedimentos de desenvolvimento de actividades e partilhar informações sobre actividades com o Gestor de operações de campo da REN
• Fornecer aconselhamento e orientação sobre mecanismos de aquisição, tempo de entrega, etc
• Determinar o processo mais razoável e expedito para aquisição de acordo com as políticas e procedimentos do WCS e os regulamentos dos doadores

Implementação

• Obter cotações / propostas de bens e serviços relacionados as actividades, preparar e analisar as ofertas e, conforme exigido por limite de valor de aquisição, convocar reuniões do comité de aquisição, como membro não votante, para avaliar e selecionar fornecedores bem-sucedidos e completar o processo de aquisição de acordo com as políticas do WCS e procedimentos e regulamentos do doador
• Manter a confidencialidade ao longo do processo de avaliação de aquisições
• Conduzir o processo de pré-qualificação e verificação do fornecedor
• Solicitar e rever o registo de impostos para todos os fornecedores de bens e serviços
• Preparar solicitações de cotações / propostas, negociar com os fornecedores, realizar análises de ofertas e recomendar fornecedores para adjudicação
• Elaborar todos os formulários necessários para a aquisição
• Receber produtos de fornecedores ou assegurar que os bens sejam entregues directamente ao beneficiário e / ou beneficiários, conforme apropriado
• Acompanhar as entregas de todos os subcontratos de preço fixo
• Em conjunto com o Gestor de Procurement da WCS, rever que, políticas e procedimentos da WCS e os regulamentos de Doadores, todos os bens e serviços a serem adquiridos são permitidos, alocáveis e razoáveis
• Processar os pedidos de pagamento de actividades, em coordenação com o Departamento de Finanças
• Enviar os pedidos de pagamento aprovados à equipa de finanças para processamento
• Em coordenação com o Gestor de Procurement da WCS, verificar se os pedidos de pagamento de bens e serviços adquiridos não excedem o orçamento aprovado e / ou o montante do financiamento disponível para a actividade
• Fornecer informações para o Gestor de Procurement para actualizar o inventário do WCS
• Auxiliar o Gestor de Procurement com a preparação de Termos de Referência e / ou especificações técnicas para materiais, bens e serviços, para subcontratos, aquisições e compras
• Garantir uma concorrência adequada para permitir a determinação de melhor valor ou menor custo nos documentos de selecção de fornecedores e atender aos requisitos de qualidade e entrega da actividade e que sejam tratados de forma transparente
• Realizar análises de disponibilidade e dos custos de bens e serviços disponíveis nos mercados locais no Niassa, Cabo Delgado e em qualquer outro local
• Trabalhar com os fornecedores de bens e serviços para garantir que a qualidade atenda às expectativas e requisitos
• Convocar e participar de comités de avaliação, como membro não votante, revendo as cotações / propostas apresentadas pelos vendedores, de acordo com os termos incluídos na solicitação
• Processar e documentar o processo de aquisição da solicitação através de atribuição seguindo as políticas e procedimentos do WCS e os regulamentos dos Doadores
• Comparar os custos reais recebidos dos fornecedores com requisições de compra aprovadas e actividades de orçamentos
• Informar imediatamente o Gestor de Procurement sobre as variações no custo das cotações / propostas recebidas e os valores incluídos nas requisições ou actividades de orçamentos aprovados que podem resultar na despesa da actividade excedendo o orçamento total aprovado
• Coordenar a logística para a entrega de mercadorias, incluindo quem é o destinatário aprovado e garantir a confirmação
• Coordenar o transporte, as licenças, as autorizações, o seguro, o carregamento e a descarga de bens / materiais e a alocação financeira das despesas relacionadas com subsídios e verificar se as entregas estão completas e realizadas de forma oportuna
• Apoiar o Gestor de Procurement para fornecer a projecção de despesas de actividades relacionadas Trabalhar com o Gestor de Procurement para agendar o transporte de itens para o campo e acompanhar os transportadores para garantir a entrega adequada dos itens aos destinos e que todas as entregas sejam documentadas

Actividades de encerramento

• Responsável, em conjunto o Gestor de Procurement, por rever as despesas orçamentadas para actividades e o encerramento financeiro e administrativo
• Colaborar com o Departamento de Finanças para garantir que os pagamentos tenham sido feitos para todas as aquisições concluídas, de acordo com o plano de compras e calendário de desembolso
• Coordenar-se com Gestor de Procurement para garantir a aprovação de entrega dos bens e serviços aos beneficiários
• Certificar-se de que os bens retirados do inventário de actividades tenham cumprido todos os requisitos de transferência e disposição
• Outras funções: Desempenhar quaisquer outras funções que possam ser atribuídas de tempos em tempos

Requisitos

• Deverá possuir nível Superior e formação Técnica em Procurement, gestão da cadeia de suprimentos (aprovisionamento), administração de empresas, finanças ou área afim
• Mínimo de quatro (4) anos de experiência geral. Experiência específica mínima de dois (2) anos em apoio à aquisição de bens e serviços, de preferência com programas financiados pela USAID/UNDP/BIOFUND
• Experiência de trabalho com projectos financiados pela USAID (é uma grande vantagem)
• Conhecimento profundo das regras e regulamentos dos doadores. Habilidade comprovada de resolver problemas logísticos exigentes e complicados
• Experiência em orçamentos e análise de custos
• Forte capacidade de usar e desenvolver sistemas de gestão e rastreamento
• Excelente capacidade de comunicação
• Habilidades para resolução de problemas, gestão do stress e tempo
• Domínio das ferramentas informáticas: Microsoft Office: MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.
• Excelentes habilidades de conservação de registos e documentação
• Fluência nas línguas portuguesa e inglesas (fala e escrita fundamentalmente)
• Capacidade de trabalhar sob pressão e lidar com várias tarefas de forma eficiente
• Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipa

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• A WCS é um empregador que oferece oportunidades iguais a todos e cumpre com todas as leis e regulamentos de trabalho que proíbem a discriminação na contratação e garante que os candidatos de todas as origens sejam considerados de forma justa e consistente durante o processo de recrutamento. A WCS empenha-se em contratar e apoiar uma força de trabalho diversificada. Estamos empenhados em cultivar um ambiente de trabalho inclusivo e procuramos futuros membros da equipe que compartilhem o mesmo valor
• A WCS não discrimina o emprego com base na idade, cor, deficiência, identidade de gênero, nacionalidade, raça, religião, orientação sexual, condição de veterano ou qualquer outra característica protegida por leis e regulamentos