Recepcionista / Assistente de Escritório

A IBIS está a recrutar uma Recepcionista / Assistente de Escritório, para Maputo, em Moçambique.

Funções

• Atendimento telefónico – emissão, recepção e encaminhamento de chamadas nacionais e internacionais
• Actualizar lista de contactos internos e internacionais
• Organizar e providenciar a recepção, expedição de documentos e materiais a nível nacional e internacional
• Redacção ou digitação de correspondência interna e externa e caso se aplique o posterior registo nos livros correspondência (saída e entrada) e arquivar documentos em respectivas pastas
• Atendimentos ao Público interno (colaborador da IBIS) e externo
• Agendar, organizar e gerir toda logística de reuniões, e eventos diversos
• Assistir e apoiar diariamente a direcção (DN) em todas as solicitações necessárias
• Monitorar o uso de viaturas e sala de reuniões
• Gerir os trabalhos de limpeza interna, externa e de viaturas
• Gestão de processo de aquisição de consumíveis (material de escritório e da cozinha) e diversos bens e serviços
• Elaboração de mapa de avaliação para contratação de serviços e bens quando requisitado
• Actualizar os ficheiros externos e internos de fornecedores de bens e serviços
• Aquisição de passagens aéreas nacionais e internacionais para os colaboradores e parceiros da IBIS bem com as de acomodação
• Impressão e encadernação de documentos
• Actualizar e enviar o mapa de relação de relação nominal e o plano de férias dos colaboradores da IBIS a Direcção de trabalho bem como o envio de informação referente a contratação e/ou cessação de contrato de trabalhadores
• Gerir o processo de férias dos colaboradores com o auxílio do Administrador e/ou Gestor Administrativo/Financeiro
• Actualizar o arquivo físico e electrónico de processos individuais dos colaboradores do Escritório Nacional e o de Quelimane e de documentos legais da instituição
• Assistir ao Administrador e Gestor Administrativo e Financeiro em todos os assuntos solicitados relativamente a área de Recursos Humanos
• Solicitar pagamentos a contabilidade mediante apresentação de facturas fiscalmente aceites
• Outras tarefas pertinentes

Requisitos

• Mínimo nível de 12ª classe
• Conhecimentos de Gestão, Administração – mais-valia com algumas noções básicas de Recursos Humanos
• Facilidade de enquadramento numa equipa de trabalho dinâmica e proactiva
• Capacidade de comunicação e alto sentido de responsabilidade e de cumprimento das tarefas de forma autónoma
• Experiência comprovada de trabalho com ONG’s, preferencialmente num posto similar em Administração e Finanças
• Nacionalidade Moçambicana
• Proficiência na escrita e fala das línguas inglesa e portuguesa é essencial
• Conhecimentos de Informática na óptica do utilizador (MS Office e Internet)

Benefícios

• A IBIS oferece um contrato de prestação de serviços de 4 (quatro) meses com possibilidade de renovação
• Boas condições de trabalho
• Demais benefícios em vigor na organização

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados