Recepcionista (m/f)

Funções

• Reportando ao Gestor Sénior de Válvulas será responsável pelo recebimento das inscrições para a Directora Nacional (DN) e organizando as reuniões do SMT, elaborando actas das reuniões, enviando convites e fazendo reservas relevantes incluindo:
• Cumprimentar e acolher os hóspedes assim que chegarem
• Gerir e-mails
• Responder e encaminhar chamadas telefónicas recebidas
• Fornecer informações básicas e precisas em pessoa e via telefone/e-mail
• Receber, enviar e distribuir expediente
• Manter a segurança do escritório seguindo os procedimentos de segurança e controle de acesso através da recepção
• Garantir que as listas de extensão sejam actualizadas atempadamente
• Garantir que os visitantes assinem um diário de visitas
• Controle de acesso, verificação de segurança via câmera para o 1º andar
• Garantir que a área de recepção esteja arrumada e apresentável em todos os momentos
• Fornecer apoio Front desk
• Supervisionar os serviços de segurança
• Gerir e coordenar calendários e agendas para reuniões da DN e dos membros do SMT
• Agendar reuniões e organizar salas de conferência para executivos de alto nível
• Alertar os gestores sobre cancelamentos ou novas reuniões
• Participar de reuniões de DN e SMT e preparar actas
• Resumir e acompanhar as decisões e planos de acção do SMT
• Actualizar as actas e fazer seguimento das decisões feitas nas reuniões anteriores do SMT
• Preparar documentos confidenciais e sensíveis
• Enviar a comunicação de decisões de DN e SMT a todos os funcionários
• Manter cópia impressa e sistema de arquivo electrónico
• Traduzir documentos de acordo com a necessidade
• Realizar pesquisas e elaborar apresentações ou relatórios conforme solicitado
• Manter uma lista geral de contactos da instituição

Requisitos

• Ensino médio concluído
• Três anos de experiência de trabalho em áreas relevantes para função
• Fluente em Português e Inglês
• Proficiência em Microsoft Office, MS Word, Outlook e Excel
• Experiência básica em arquivo
• Fortes habilidades analíticas
• Capacidade de trabalhar sob pressão & multi tarefas
• Excelentes habilidades de comunicação
• Atitude e aparência profissional
• Habilidades de gestão do tempo e prazos
• Capacidade de resolução de problemas, planeamento e organização
• Excelente atenção aos detalhes
• Capacidade de ser engenhoso e proactivo quando surgem problemas
• Nacionalidade moçambicana

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados