A EGPAF está a recrutar uma Secretária/Recepcionista para Maputo, em Moçambique.
Descrição
- A Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF), trabalha em parceria com o Ministério de Saúde na implementação do Programa de Prevenção de Transmissão Vertical (PTV) de HIV e cuidados e tratamento para pessoas vivendo com HIV. A missão da Fundação é assegurar a inclusão de crianças, prevenindo a transmissão do HIV da mãe para o seu filho e garantir-lhes o acesso a serviços de qualidade
Funções
- Responsável pela gestão do PABX (recebe, encaminha e emite chamadas telefónicas e manuseia o Fax)
- Actualiza as listas telefónicas internas (de escritório e do pessoal)
- Actualiza as listas telefónicas externas (parceiros, provedores de serviços, tais como hotéis, etc.)
- Controla a agenda da sala de reuniões (marcação no quadro)
- Actualiza o quadro de movimento do pessoal
- Recebe, encaminha, distribui e mantém o registo de correspondência diversa
- Apoia a organização de workshops e reuniões, reprodução de documentos (fotocópias)
- Apoia na preparação de viagens de trabalho (reservas de bilhete, transporte e acomodação)
- Coordena as contribuições para vários eventos de confraternização interna (café, aniversários, etc.)
- Regista e marca encontros e entrevistas para os seus superiores, bem como recorda dos compromissos firmados, em tempo útil
- Digita cartas, relatórios, memorandos, actas de reunião e outros documentos
- Prepara apresentações e planilhas
- Mantém organizados os arquivos da Fundação
- Solicita papel, formulários e outros materiais usados no escritório
- Elabora orçamentos e relação de pequeno estoque
- Requisita o pagamento das contas de água, energia, telefone, alojamento, etc.
- Mantem organizado o escritório e com bom layout
- Sugere novos métodos de trabalho
- Treina auxiliares de escritório
- Permanece no local de trabalho, sem se ausentar do mesmo
- Controla o fluxo de pessoas ou coisas que chegam ao escritório, encaminhando-as para o destinatário
- Observa e faz cumprir todos os regulamentos da Fundação
- Mantem o local de trabalho limpo e asseado
- Deve conhecer a localização e utilização de todos os equipamentos de combate a incêndio existente na Fundação
- Trata todos com o máximo de educação e atenção
Recepção
- Controla os visitantes
- Encaminha os visitantes para os funcionários da Fundação
- Responde a perguntas gerais sobre a Fundação ou direcciona as perguntas para outros funcionários qualificados a responder
- Organiza o arquivo dos documentos
- Executa trabalhos de digitação
- Organiza viagens
- Marca reuniões
- Controla as chaves
- Regista informações
- Utiliza o computador e impressoras da recepção
- Utiliza a máquina fotocopiadora
- Utiliza o fax
- Mantém actualizados os livros de registo de correspondência e registo de fax ou chamadas
- Deve saber usar o correio de voz, saber agendar e fazer reuniões por telefone ou skype (conference calls)
- Manter em ordem e limpo o local da PABX
- Reportar falhas do equipamento telefônico e outros
- Actuar com ética no exercício da função (imagem profissional, imagem da Fundação e sigilo profissional)
- Conhecer as tarifas dos serviços telefônicos, hotéis, portador diário, etc.
Secretaria
- Organiza e cuida da agenda dos seus superiores
- Atende telefonemas
- Escreve cartas solicitadas pela Direcção
- Atendimento às visitas
- Outros
Requisitos
- Nível Médio completo ou formação equivalente
- Nível Superior será uma vantagem
- 4 anos de experiência profissional comprovada na área
- Domínio de Microsoft Office (Excel, Word e Outlook)
- Capacidade de comunicação nas línguas portuguesa e inglesa
- Capacidade de aprendizagem e de trabalhar por iniciativa própria
- Potencial para inserção em equipas de trabalho, bem como conhecimentos de informática, administração, e facilidade em expressão oral e escrita
- Deve actualizar-se nas novas tecnologias (criatividade e abertura para aprendizagem)
- Execução das tarefas de formas rápida e com qualidade
- Boa organização, auxiliando os superiores no desenvolvimento do trabalho com eficiência na concretização dos objectivos da Fundação
- Iniciativa, autonomia e profissionalismo
- Ser inovador, proactivo e polivalente
- Ter uma visão global da Fundação e conhecedor da cultura de outros países
- Ser motivado por metas e objectivos a alcançar maximizando a utilização de recursos
Notas
- Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
- Indique a fonte desta vaga na sua candidatura: emprego.co.mz
- Os candidatos interessados deverão enviar o Curriculum Vitae e a Carta de Candidatura em Português e Inglês
- Na Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation as vagas não se pagam!
Como se Candidatar
1. Documentação
- Carta de Apresentação
- Curriculum Vitae
- Diplomas/Certificados de Habilitações
2. Candidatura