Management Assistant/Assistente de Gestão

Descrição

• A Enabel é a agência de desenvolvimento belga. Implementa a cooperação governamental belga. A agência também implementa acções para outros doadores nacionais e internacionais. Com os seus parceiros belgas e internacionais, a Enabel fornece soluções para enfrentar desafios globais urgentes: Alterações climáticas, urbanização, mobilidade humana, paz e segurança, desigualdades sociais e económicas e cidadania global. Com mais de 2000 funcionários, a Enabel gere cerca de 150 projectos em vinte países, na Bélgica, em África e no Médio Oriente
• O assistente de gestão é o braço direito de confiança do Director Nacional/Representante em todos os assuntos correntes, a fim de lhe permitir concentrar-se na essência do seu trabalho. O cargo será igualmente responsável pela gestão dos salários em coordenação com outros membros da equipa de RH. A posição reporta ao Representante Residente (ResRep) da Enabel em Moçambique com uma linha pontilhada para o Director de RH

Funções

• Apoiar as tarefas administrativas no domínio dos recursos humanos, principalmente o processamento dos salários do pessoal, em coordenação com outros funcionários dos recursos humanos
• Assegurar que o ResRep seja libertado de quaisquer tarefas administrativas
• Preparar e-mails, relatórios, apresentações e outros documentos com base numa versão preliminar, numa acta ou numa mensagem oral, utilizando vários programas informáticos
• Elaborar a ordem de trabalhos, convites e redigir actas de reuniões e divulgá-las aos participantes interessados
• Efectuar traduções de português para inglês e vice-versa
• Ser o intermediário e representar o ResRep junto de pessoas internas e externas, a fim de facilitar o intercâmbio e a triagem de informações e, assim, construir e reforçar as relações e manter a imagem do departamento
• Gerir os contactos externos (ministérios, embaixadas, funcionários...)
• Organizar as reuniões e a logística das viagens para garantir a optimização das operações
• Organizar as missões e os seus aspectos logísticos
• Tratar os pedidos de visto, de autorização de residência e de bilhetes de identidade dos expatriados e assegurar o seu acompanhamento
• Organizar o transporte, os itinerários, as conferências e a participação do ResRep em eventos sociais
• Preparar ficheiros, ajudar na elaboração de planos e assegurar o acompanhamento das decisões tomadas
• Recolher, analisar e gerir informações relacionadas com as actividades do Departamento/Representação
• Fazer pesquisas de informação e preparar um resumo para o ResRep
• Arquivar os documentos (e-mails, planos, relatórios...) nos sistemas da organização, assegurar a sua actualização e gerir os direitos de acesso aos sistemas e criar ou actualizar a base de dados de contactos

Requisitos

• Licenciatura em qualquer domínio pertinente
• Pelo menos 5 anos de experiência relevante como braço direito de um diretor
• Experiência no processamento de salários e conhecimento dos sistemas de pagamento de salários
• Uma experiência internacional (ou seja, no sector do desenvolvimento internacional e fora do seu país) é uma vantagem
• Competências e conhecimentos:
• Cidadão moçambicano
• Conhecimento amplo e aprofundado dos vários aspectos da cooperação internacional (contexto, desafios, pontos fortes, parceiros, funcionamento, etc.) é uma vantagem
• Plena literacia em TIC (Word, Excel, PowerPoint)
• Respeitoso e capaz de estabelecer relações com base na credibilidade e na experiência
• Elevados níveis de empenhamento, sentido de responsabilidade e integridade
• Foco na gestão orientada para os resultados
• Ansioso por tomar iniciativas e proactivo
• Flexíveis e capazes de trabalhar num ambiente em mudança
• Jogador de equipa
• Forte capacidade de análise e de redacção
• Fluente em português falado e escrito. É necessário ter conhecimentos de inglês, tendo em conta o ambiente internacional do cargo. O conhecimento de francês é uma vantagem

Benefícios

• Um trabalho fascinante num ambiente internacional
• Um contrato por tempo indeterminado. Posição baseada em Maputo
• Para começar o mais cedo possível, com um período de experiência de 3 meses
• Um pacote salarial que inclui o salário bruto mensal (Classe 4), bem como benefícios como o bónus do 13º mês.
• O salário exacto será definido de acordo com a experiência reconhecida relevante para a função
• Este processo de recrutamento é composto por uma lista restrita de candidatos, testes e júri final
• As nossas ofertas de emprego destinam-se a todos os que preencham as condições do anúncio de emprego. A Enabel está empenhada na igualdade de oportunidades e na diversidade da sua força de trabalho. O recrutamento é efectuado exclusivamente com base na capacidade

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactado