Assistente Administrativo – Água & Habitação (m/f)

Descrição

• O assistente do WatHab (Água e Habitação) contribui com todas as tarefas administrativas e de compras relativas ao programa de assistência hídrica e habitacional do CICV. Garante um acompanhamento actualizado da documentação, facturamento, relatórios e certificação dos projectos. Assegura que todos os processos sejam executados de acordo com as normas administrativas, financeiras e de aprovisionamento, com supervisão e coaching do superior hierárquico e em estreita colaboração com os departamentos Logística e Administração. Garante o acompanhamento e as actualizações de arquivos específicos de forma independente

Funções

• Mantém um conhecimento actualizado da situação geral do Programa do Departamento (taxa de execução técnica e financeira, etc.)
• Auxilia a equipa Wathab na criação de SRs e preparação dos POs
• Consolida e apresenta os documentos necessários para o Concurso e processos contratuais dos projectos Wathab (desenhos, facturas de quantidades, contratos, etc.) utilizando formatos aprovados, bem como certificados de conclusão e entrega; monitora a implementação do projecto para conformidade com os documentos do projecto, padrões do CICV e códigos/padrões de construção locais
• Prepara todas as solicitações administrativas para o departamento de ADMIN, relativas às necessidades do departamento de Wathab
• Acompanha todos os pagamentos do departamento e relatórios mensais de despesas, e os compromissos financeiros contratuais, para manter uma visão precisa dos custos directos implementados e do orçamento remanescente
• Após consulta com a equipe Wathab, consolida e envia solicitações de dinheiro mensais para finanças
• Elabora relatórios de implementação/andamento e ajusta o planeamento dos projectos
• Como responsável pela gestão e arquivamento de informações, cria arquivos de projectos em bancos de dados electrónicos (como o aplicativo WatHab Project Assistant) e os mantém actualizados, recuperando e arquivando cópias de todos os documentos contratuais, administrativos e financeiros após processamento pelo LOG e Departamentos de ADMIN
• Organizar e manter o arquivo do departamento de acordo com as directrizes internas do WatHab
• Ponto focal para a gestão do espaço-equipe do departamento e consolidação das bases de dados digitais
• Submete fatos e números à Comunicação, apoia a elaboração de Laudos técnicos Wathab
• Escreve/guarda o registo dos ofícios dirigidos por/para o departamento, assegurando a sua distribuição interna
• Auxilia a equipe Wathab na preparação de Propostas de Projectos para aprovação ou informação interna e externa
• Mantém actualizada a relação dos interlocutores do departamento juntamente com o registo dos contratos celebrados pela instituição (convites oficiais, documentação e material promocional, celebrações)
• Manter actualizada a lista das contratadas e fornecedores nas diferentes disciplinas técnicas, incluindo as avaliações de desempenho dos engenheiros WH, WPA, ROs e POs

Requisitos

• Grau universitário
• Bom domínio do Inglês
• Dois anos de experiência em cargo de secretariado ou assistência técnica, preferencialmente em empresa de engenharia ou construção
• Conhecimento de informática

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados