Assistente Administrativo

A Contact está a recrutar para o seu cliente, International Youth Foundation - IYF, um Assistente Administrativo, para Maputo, em Moçambique.

Funções

• Prestar apoio operacional e logístico geral à organização, nomeadamente nas áreas de Secretariado, logística, suporte administrativo, apoio à recepção, rotinas dos projectos e organização dos respectivos arquivos. Será responsável pelas seguintes tarefas
• Gerir todas as chamadas telefónicas recebidas, encaminhar a correspondência às pessoas certas para permitir uma acção adequada e atempada
• Coordenar todos os assuntos relacionados com as operações e a administração dos projectos, garantindo eficácia e eficiência no trabalho
• Programar e coordenar reuniões, auxiliar no planeamento e na logística de workshops, actividades no exterior e outros eventos, interagindo com fornecedores, meios de comunicação, consultores e outros
• Coordenar itinerários de viagens, emissão de passagens aéreas, reservas de hotéis e outros aspectos da logística de viagem para colaboradores, visitantes e consultores
• Controlar o stock de material de escritório e auxiliar na encomenda de novos consumíveis, bem como em outras necessidades do escritório, como manutenção de equipamentos e reparações
• Manter actualizados os processos dos trabalhadores e calendários dos projectos
• Criar e manter um sistema de arquivo para os relatórios, resumos, brochuras e outros documentos relacionados com o projecto, de consulta rápida e fácil acesso
• Auxiliar na logística e no procurement das necessidades de aquisição; outras tarefas que lhe forem atribuídas

Requisitos

• Nível médio de escolaridade
• Experiência de trabalho mínima de 2 anos em funções similares
• Experiência em logística
• Fluente em Português e Inglês (falado e escrito)
• Excelentes conhecimentos de MS Office (Word e Excel) e Internet
• Boa capacidade de organização e de comunicação
• Capacidade para trabalhar com várias equipas internacionais
• Capacidade de trabalhar sob pressão, num ambiente complexo de múltiplas tarefas e prazos apertados

Como se Candidatar

1. Documentação

• Carta de Apresentação
• Curriculum Vitae
• Referências

2. Candidatura

• Envie um email para emprego@contact.co.mz e indique o assunto “Assistente Administrativo”