Assistente Administrativo e Financeiro – Programa Marinho

Descrição

Funções

Administração

• Dar apoio a todos os aspectos administrativos do escritório de Nacala e apoio pontual à equipa do Programa Marinho baseada em Maputo
• Dar apoio à organização de trabalho de campo, reuniões, conferências, workshops e treinos com os parceiros da WCS
• Apoiar na organização dos processos logísticos e administrativos associados aos trabalhos de campo e de quaisquer outras actividades ou eventos, como sejam viagens, reuniões, workshops, conferências, seminários, treinos, exposições, entre outros, preparando previamente os orçamentos e analisando os gastos efectuados após a realização das actividades
• Dar apoio à distância, a aspectos logísticos associados aos trabalhos de campo e treinos realizados pela equipa técnica dentro e fora de Nacala, sendo que ocasionalmente poderá ter que viajar na região ou para outros locais do país para dar esse apoio no local onde as actividades são realizadas
• Fazer entrega de correspondências relacionadas ao escritório de Nacala e Programa Marinho no geral
• Garantir que os processos administrativos sejam efectuados de acordo com as políticas internas da instituição, e sempre que necessário, harmonizar com as políticas específicas das entidades parceiras e financiadoras da WCS
• Preparar, treinar e apoiar o Motorista e Assistente logístico para as tarefas de rotina administrativas, sempre que o mesmo esteja no escritório não envolvido na tarefa de motorista. Fazer com este a sua planificação de actividades de modo aumentar eficiência do seu trabalho de apoio administrativo

Finanças e Procurement

• Realizar actividades de procurement, incluindo solicitação de cotações e preparação dos processos de comparação de cotações
• Revisar a qualidade/autenticidade das faturas/recibos e VD's e recalcular seu valor total, verificando se cumprem todos os requisitos do WCS (se todos os documentos de suporte estão correctos e válidos, garantir que seja obtida autorização e documentação apropriada para todas as despesas antes do upload no sistema de contabilidade
• Gerir, diariamente, o arquivo de documentos administrativos, financeiros, contabilísticos e jurídicos do Escritório da WCS em Nacala
• Garantir que todos os documentos financeiros desenvolvidos em Nacala estejam completos, organizados e arquivados, de acordo com as políticas e procedimentos da WCS e requisitos específicos dos doadores
• Assegurar que a codificação de todos os vouchers está de acordo com os procedimentos dos diferentes doadores que apoiam os projectos Nacala (WBS, GRANT, EMPLOYEE, Ref. K3), antes de serem submetidos à equipa de contabilidade
• Controlar o processo de pagamentos (payment vouchers), assegurando a sua existência e respectiva documentação de suporte, preparando os payment voucher sempre que necessário e enviá-los para o escritório de Maputo para o devido pagamento
• Acompanhamento semanal dos processos internos de Nacala relacionados a tesouraria (caixa e bancos), compras (PR - Purchase requisition/PO - Purchase order/Facturas/Recebimentos), logística entre outras operações
• Conciliar todos os processos de pedidos de compra com os bens e serviços fornecidos aos projectos da WCS de Nacala antes do processamento do pagamento e antes de fazer o arquivo contabilístico final
• Pré-preparar os pedidos mensais de valores necessários para as actividades de terreno relacionadas com o projecto Futuro Azul
• Assegurar que todos os documentos desenvolvidos em Nacala têm o carimbo de "pago" após processamento na contabilidade
• Responsabilidades Adicionais:
• Outras responsabilidades que poderão ser designadas no âmbito do funcionamento do escritório do Programa Marinho em Nacala
• Quaisquer responsabilidades adicionais, a serem atribuídas pelo Director do Programa Marinho ou pelo Director Nacional da WCS

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Os candidatos devem ter o direito de trabalhar em Moçambique no momento da candidatura
• Os candidatos interessados, que reúnam as qualificações, competências e experiência acima referidas, devem enviar as suas candidaturas para esta plataforma, usando o titulo: Assistente Administrativo e Financeiro
• A WCS é um empregador de oportunidades iguais, e a organização cumpre todas as leis e regulamentos trabalhistas e de emprego que proíbem a discriminação na contratação e garante que candidatos de todas as origens sejam considerados de forma justa e consistente durante o processo de recrutamento. Dedicamo-nos a contratar e envolver uma força de trabalho diversificada. Estamos empenhados em cultivar um ambiente de trabalho inclusivo e procuramos futuros membros da equipa que partilhem esse mesmo valor