Assistente Administrativo (m/f)

Funções

• Sob supervisão do Gestor Adjunto de Administração e Finanças, o Assistente Administrativo tem a responsabilidade de:
• Participar na gestão geral do escritório de Pemba e prestar apoio administrativo aos técnicos da Fundação em serviço nos distritos
• Participar na gestão dos contratos de aluguer de instalações (rendas do escritório, dos parques de estacionamento de viaturas, armazéns e outros) assegurando o pagamento das contas em tempo útil
• Assegurar o pagamento atempado das despesas correntes relacionadas com o funcionamento do Escritório (ex.: água, electricidade, telefones, segurança, etc.)
• Gestão de todos os materiais e consumíveis do escritório, garantindo o normal funcionamento do mesmo
• Gestão/encaminhamento das comunicações (de fora para o escritório e deste para fora, incluindo a elaboração de correspondência diversa conforme instruções superiores)
• Assistir os colegas na organização/preparação de viagens, nomeadamente no respeita a marcação de viagens junto das companhias aéreas
• Assegurar a adequada manutenção do escritório e assegurar a criação e manutenção das condições de higiene, segurança e conforto para os trabalhadores
• Coordenar e supervisionar o trabalho dos Motoristas e Assistentes do escritório
• Fazer lançamento de dados nas planilhas apropriadas relativas a gestão de viaturas e motos
• Digitar documentos em computador usando os softwares como Word e Excel
• Efectuar a digitalização/Scan de todos os processos administrativo-financeiros e contabilísticos do Escritório Provincial
• Receber e dar o devido encaminhamento aos visitantes ao escritório
• Apoiar a Fundação na organização de eventos dentro e fora desta
• Apoiar/assistir o Director do DAF e seu adjunto na realização de outras tarefas relacionadas com a gestão do escritório conforme instrução deste

Requisitos

• Formação de nível secundário completo (formação média ou superior será uma vantagem)
• Um ano de experiência profissional comprovada na área
• Domino de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook e PowerPoint)
• Fluência nas línguas portuguesa e inglesa (falados e escritos)
• Capacidade de trabalhar sob pressão

Documentos chave

• Curriculum Vitae
• Carta de Apresentação
• Certificado do nível académico actual
• 2 Cartas de referência

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados