Assistente Administrativo (m/f)

Funções

• O Assistente Administrativo (m/f) é responsável por:
• Prestar serviços administrativos para o programa, gerir a recepção e satisfazer as necessidades administrativas do escritório de forma independente, com mínimo de intervenção
• Organização dos eventos e treinamentos no programa
• Gerir a recepção e dar as boas-vindas aos visitantes
• Apoiar a logística do escritório, por exemplo, envio e levantamento de correspondência em instituições
• Definir e preparar a sala de reuniões conforme as instruções
• Prestar serviços em reuniões, por exemplo, servir café e chá para os hóspedes e visitantes
• Cumprir com outras tarefas de acordo com a orientação da administração
• Fazer fotocópias e digitar documentos, sempre que necessário
• Assegurar que os aparelhos de fax e fotocopiadoras estão operacionais, controlar e fazer a reposição do papel, cartucho de tinta, etc.
• Fazer o controlo e compra de materiais de escritório e de limpezas
• Arquivar documentos em arquivos de referência ou na estrutura de arquivos internos, de acordo com os regulamentos internos da GIZ e do projecto
• Manter actualizado o inventário do projecto em Nampula
• Apoiar na organização de eventos (reuniões, workshops) internos ou com parceiros de cooperação
• Apoiar na gestão financeira do projecto. Gestão das contas caixa e bancos
• Preparar relatórios de despesas de viagem e garantir que os adiantamentos em aberto sejam liquidados a tempo
• Apoiar no processo de procurement de bens e serviços de acordo com as directrizes da GIZ
• Fazer a reserva de hotéis, de voos, compra de bilhetes, reserva de locais e serviços de catering para eventos
• Compilar uma base de dados com preços, tarifas e localização de acomodações, serviços de catering, salas de conferência, etc. Partilhar a informação com as organizações parceiras e capacitados
• Preparar/organizar toda logística necessária das actividades do projecto em Nampula
• Assistir os consultores internacionais e nacionais e membros da equipa de projecto que chegam a Nampula em todas questões logísticas e administrativas
• Criar e fazer manutenção de várias listas, exemplo de pessoal em missão, participantes de workshop, etc.
• Garantir o control e monitoria dos logbooks e consumo de combustíveis das viaturas do projecto
• Interpretar e traduzir (Português-Inglês) para os membros da equipa do projecto nas suas missões e dos documentos administrativos quando necessário
• Garantir a conformidade com a gestão financeira e os regulamentos e procedimentos administrativos da GIZ
• Desempenhar outras funções e tarefas a pedido do superior
• Coordenar eficazmente com os colegas de equipa na Zambézia, Nampula, Escritório Central em Maputo e na GIZ Agência

Requisitos

• Ensino médio em Administração, Contabilidade ou área similar
• Pelo menos 3-5 anos de experiência profissional em posição comparável
• Conhecimento de finanças e contabilidade e do software
• Manutenção confidencial dos dados e informações
• Bons conhecimentos de das tecnologias ITC (software relacionado, telefone, fax, email, internet) e outros aplicativos (e.g. MS Office)
• Boa gestão e habilidades organizacionais
• Capacidade de trabalhar de forma proactiva e responsável, com atenção aos detalhes
• Boas habilidades de comunicação
• Disposição para melhorar a qualificação em conformidade com as tarefas executadas e as correspondentes medidas acordadas com a gerência
• Conhecimento fluente, escrito e oral, de Português e Inglês, o alemão é uma vantagem

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados