A FHI360 está a recrutar Assistente Administrativo SDS OVC, para Maputo, em Moçambique.
Funções
- Dar suporte na coordenação de todas as funções administrativas com a equipe do projecto
- Assistir o Projecto na organização dos encontros e tele-conferências e outras actividades de coordenação assegurando a organização dos espaços dos encontros; estabelecimento de contactos por meio de cartas, telefone e e-mail;
agendar atividades internas e externas; elaborar actas, captação de informação chave, arquivo e distribuição de notas e informações relevantes dos encontros para a actualização das partes interessadas do projecto
- Organizar ficheiros físicos e eletrónicos sobre o Projecto, assegurando a gestão correcta de documentação e fluxo de correspondência
- Assegurar em coordenação com a equipa da logística e finanças bem como a restante equipa do Projecto o suporte do processo de aquisição bens e serviços e de outros meios de trabalho se necessários
- Assegurar o fluxo e partilha atempada da comunicação com colegas de outros departamentos e escritórios e do campo, sempre que necessário
- Providenciar suporte administrativo e logístico para eventos internos e externos, como formações, campanhas e outros eventos bem como, a reprodução de materiais
- Coordenar a logística de viagem para o pessoal do projecto, consultores e outros, assistir e seguir os processos de fechos e relatórios de despesas de viagens
- Prestar apoio em tarefas básicas de RH como marcação de entrevista e outro
- Controlar os bens/equipamento do projecto
- Assegurar em estreita coordenação com gestor do escritório a alocação e gestão mensal dos motoristas e elaboração do seu plano de trabalho
- Coordenar todas as funções de apoio Administrativo no campo, quando necessário, incluindo reservas de hotéis, transporte e logística assegurando a observância das normas administrativas Liderar expedir em tempo útil e fazer circular notas dos encontros e actualizações do projecto
Requisitos
- Nível superior preferencial, numa das seguintes áreas: Finanças, Contabilidade, Administração, Gestão, Ciências Sociais
- Experiência prática comprovada de pelo menos de 3- 5 anos em funções similares
- Capacidade escrita, verbal e organizacional
- Conhecimento e habilidades em análise de documentos específicos e manuais de políticas
- Excelentes capacidades informáticas e de operar com tecnologia de informação
- Domínio do Português e fluência do Inglês
- Mínimo de 2 anos de experiência em trabalhar com ONG´s financiadas pela USAID, é desejável
Notas
- Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
- Indique a fonte desta vaga na sua candidatura: emprego.co.mz
Como se Candidatar
1. Documentação
- Carta de Apresentação
- Curriculum Vitae
2. Candidatura