Assistente de Administração e Finanças (m/f)

Funções

Finanças

• Garantir que a posição dos fluxos financeiros é revista continuamente, e informar ao Gestor Financeiro sobre a situação financeira, para garantir uma reposição atempada e sustentável e continuidade na implementação das actividades
• Apoiar a Gestora Financeira a garantir que os relatórios financeiros são submetidos dentro dos prazos fixados, em conformidade com os procedimentos e políticas dos Doadores e subvenções e em concordância com as políticas e procedimentos da PCI Media
• Garantir que relatórios mensais e periódicos sejam produzidos para a administração da PCI MEDIA para melhor tomada de decisão
• Apoiar a Gestora Financeira a preparar relatórios Financeiros periódicos para os doadores e subvenções dentro dos prazos estabelecidos
• Assegurar que as possíveis mudanças nas despesas dos projectos sejam efectuadas dentro das condições gerais de cada projecto e em qualquer outro documento ou directrizes da PCI Media
• Dar apoio as auditorias internas e externas
• Participar em reuniões de equipa, reuniões com a equipa global da PCI Media via vídeo chat e outras reuniões relevantes para a execução das actividades
• Pagamento de despesas por cheque ou cartas de transferências
• Efectuar depósitos e levantamento de numerários/cheques em nome da Organização
• Manter uma programação de pagamentos de contratos
• Gerir os fundos de caixa
• Apoiar e substituir o Gestor Financeiro na sua ausência

Contabilidade

• Manter a sempre a contabilidade actualizada
• Verificar o processo de prestação de contas e todos pagamentos a validade e credibilidade dos justificativos
• Fazer a classificação e registo contabilístico de todos transações efetuados no sistema de contabilidade
• Elaborar as reconciliações bancárias de todas as contas Caixa, Bancos e contas devedoras e credoras e submeter a aprovação pelo Gestor Financeiro, conforme rege nos regulamentos da Instituição
• Manter os arquivos financeiros organizados e completos de acordo com os requisitos da organização

Administração

• Apoiar nas actividade de índole administrativo, prestando apoio aos diversos sectores
• Tramitar os assuntos nas entidades competentes (Repartições de Finanças, INSS e demais Ministérios)
• Organizar as viagens da equipa e fornecer apoio logístico para a realização de formações e outras actividades programáticas, e cumprir com outras responsabilidades que venham a ser claramente identificadas, necessárias à prossecução dos objectivos da organização no âmbito das suas competências
• Elaborar as folhas de renumeração garantir que todos impostos e obrigações estatais sejam deduzidos e pagos a tempo, evitando desnecessárias multas e penalizações
• Contribuir com sugestões para melhoria do desempenho administrativo dos diferentes sectores.

Outras

• Apoiar as actividades logísticas
• Outras tarefas conforme a necessidade

Competências e critérios de desempenho

• Tratar todas as informações de folha de salário, contabilidade e orçamento numa base confidencial
• Realizar as funções contabilísticas com precisão e tempo
• Manter os arquivos actualizados e de acordo com o sistema de contabilidade
• Saber priorizar e organizar a carga de trabalho
• Capacidade de trabalhar sob pressão, de estabelecer prioridades e honrar com compromissos
• Elevado sentido de responsabilidade, zelo, sigilo, e ética profissional
• Fluente em Português (fala e escrita)
• Conhecimento de Inglês será uma vantagem

Requisitos

• Nacionalidade moçambicana
• Formação em Contabilidade, Finanças (Grau de Licenciatura em Contabilidade e Gestão será preferencial)
• Mínimo de dois (2) anos de experiência profissional no desempenho de funções similares
• Bons conhecimentos de uso de computador (Word, Excel e Outlook)
• Experiência de Contabilidade e pacotes de Contabilidade (Conhecimento do programa QuickBooks ou Pastel
• será preferencial) Experiência nos procedimentos financeiros da União Europeia, UNICEF e WFP será preferencial

Documentação

• Envie a sua candidatura apresentando os seguintes documentos:
• Curriculum Vitae (CV), com 2 contactos de referências profissionais
• Carta de Motivação, explicando o seu interesse e experiência relevante para a posição

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Os Termos de Referência definem as principais actividades para esta posição. Estas funções poderão alterar de acordo com as actividades em curso e as necessidades da PCI Media Moçambique