Assistente Administrativo (m/f)

Descrição

• O Assistente Administrativo presta apoio de alto nível à equipa de Gestão, não se limitando, assegura um contacto eficiente e atempado com os principais interlocutores institucionais e doadores. Mantém listas de contactos actualizadas, assegura um fluxo de informação e manutenção de registos adequados. Junto ao apoio administrativo e logístico regula à equipa de Gestão, incluindo a organização online e presencial de eventos. Actua como o ponto focal do site para a Gestão da Informação. Assiste e assegura que todas as actividades administrativas e workshops relacionados são organizados sem problemas

Funções

• Construir e/ou manter uma rede activa de parceiros, dentro e fora da organização, que facilita e/ou ajuda a racionalizar o acesso a interlocutores chave para a equipa de Gestão
• Gerir de forma independente as nomeações e organizar reuniões e eventos internos e externos
• Representa o CICV para contactos de alto nível e contrapartes no corpo diplomático, mediante pedido
• Pode actuar como intérprete, quando solicitado
• Mediante solicitações, representa a direcção em grupos de trabalho, ou reuniões. Redige actas de reuniões e/ou relatórios
• Analisar, dar prioridade, despachar e dar seguimento a pedidos, chamadas e correspondência
• Iniciar, redigir, editar e finalizar as correspondências, apresentações e outros documentos de forma independente
• Prepara dossiers de briefing a pedido
• Actuar como uma pessoa de referência para protocolos escritos e correspondência para a assinatura da equipa de Gestão. Assegurar, que o protocolo de correspondência do CICV seja respeitado
• Assegurar o fluxo de informação e a gestão adequada dos ficheiros de que é responsável, em coordenação com a equipa de Gestão de Informação da delegação
• Assistir a gestão através da actualização de prazos, cronogramas e outras ferramentas
• Actualizar organogramas, listas telefónicas, e base de dados de contactos
• É responsável pelo envio e recepção de encomendas
• Apoia o procedimento da viagem de campo, o envolvimento com equipas de campo nos preparativos e participa em briefings e debriefings
• Apoia a gestão para resolver qualquer problema de segurança

Requisitos

• Grau universitário ou formação equivalente
• Excelente domínio de inglês e português; outras línguas são uma vantagem
• Excelentes conhecimentos de informática, incluindo o conjunto Microsoft Office
• Dois anos de experiência numa posição administrativa

Benefícios

• Oferecemos um trabalho dinâmico e gratificante em um ambiente humanitário e multicultural, com salários e benefícios sociais atraentes, e oportunidades de desenvolvimento por meio de treinamento interno

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Procuramos alguém metódico, responsável, orientado para o beneficiário, organizado com boas habilidades organizacionais, com bom senso de trabalho em equipe, boas habilidades de comunicação, comprometimento, iniciativa e respeito aos valores do CICV