Assistente de Direcção – Período Integral

Descrição

• Missão: Prestar apoio administrativo e suporte com foco na Administração, nos processos operacionais e de logística do departamento
• Realizar as demandas administrativas necessárias operacionais no cotidiano como contacto com o ambiente externo, gestão de documentação recebida e enviada, organização de agendas

Funções

• Fornece suporte administrativo para garantir a operação eficiente do escritório
• Atender telefonemas, agendar reuniões e dar suporte aos visitantes
• Executar tarefas administrativas como arquivar, digitar, copiar, encadernar, digitalizar, etc.
• Receber e enviar correspondências e documentos, efectuando a respectiva atualização de arquivos e cadastros
• Completar os requisitos operacionais, agendando e atribuindo projectos administrativos e agilizando os resultados do trabalho
• Efectuar arranjos de viagens para a Administração, como reservas de voos, carros e reservas de hotéis ou restaurantes
• Gerir chamadas telefónicas e e-mails direccionados à Administração
• Apoiar a equipa na realização de tarefas relacionadas com a organização
• Desenvolver a equipa administrativa, fornecendo informações, oportunidades de formação e oportunidades de crescimento
• Garantir que os equipamentos de trabalho estejam operacionais, completando os requisitos de manutenção preventiva ou solicitando reparos
• Elaborar documentos de suporte à Administração (relatórios, actas de reuniões, contratos, memorandos, entre outros)
• Actualizar o cadastro de atendimento dos parceiros, fornecedores e clientes
• Planear compromissos e eventos

Requisitos

• Experiência comprovada como Assistente de Direcção de, pelo menos, 5 anos
• Licenciatura em Administração, Gestão ou outras áreas relacionadas
• Um curso de Secretariado Executivo constituirá uma vantagem
• Fluente na língua inglesa
• Experiência sólida com sistemas de gestão de escritório, ERPs e MS Office
• Familiaridade com calendários on-line e sistemas em nuvem
• Excelentes habilidades organizacionais, com capacidade de pensar proactivamente e priorizar o trabalho

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados