Assistente de Programas Local (m/f)

Descrição

• O Escritório do International IDEA em Moçambique está a gerir um Programa financiado pela União Europeia e co-financiado pela Áustria com a duração de cinco anos (2018-2023) para apoiar a consolidação da democracia em Moçambique. O Programa procura alcançar seus objectivos através do apoio à capacidade e iniciativas de observação eleitoral nacional, acções de educação cívica e eleitoral, fortalecimento da resiliência da administração eleitoral para responder a riscos eleitorais, apoio a reformas eleitorais e desenvolvimento de capacidades de instituições eleitas e dos seus membros e funcionários
• Para reforçar a equipa do Escritório e alcançar os resultados do Programa mais eficazmente, estamos a recrutar um/a Assistente de Programas Local. A vaga está aberta apenas para cidadãs/ãos moçambicanas/os ou residentes permanentes em Moçambique
• Sob a orientação do Chefe de Missão do International IDEA e supervisão do Gestor de Programas, o Assistente de Programas fornecerá apoio programático e administrativo à implementação de actividades, preparação de eventos, preparação de documentação administrativa e arquivo de actividades para o Programa de Moçambique e qualquer outro suporte de acordo com as necessidades e requisitos do Programa

Funções

• Gerir o calendário das actividades do Programa e desenvolver e manter o sistema de arquivo de documentos do Programa
• Apoiar a equipa do escritório nos processos de elaboração de orçamentos de actividades e relatórios financeiros
• Auxiliar na preparação de tarefas relacionadas com o Programa, como orçamentos, autorizações e reembolsos de viagens, aquisições, processamento de facturas, solicitação de adiantamentos, contractos de consultores e fornecedores, documentos financeiros e relatórios
• Organizar a logística para actividades (obtenção de orçamentos e reserva de locais, contactos com os participantes, organização de viagens, preparação de materiais para reuniões, redacção e distribuição de convites e outros necessários para o sucesso das actividades)
• Desenvolver e manter um banco de dados dos principais contactos do programa

Requisitos

• Dispõe de conhecimentos e habilidades por meio de educação formal e experiência de trabalho
• Agrega valor às actividades de equipa e colabora com outras unidades do International IDEA, conforme necessário
• Segue procedimentos internos para garantir altos padrões de desempenho e conformidade com as directrizes institucionais
• Actua de acordo com os Valores Fundamentais do International IDEA: Respeito, Integridade e Profissionalismo
• Integra uma perspectiva de género e diversidade em todas as actividades
• Conhecimento funcional:
• Demonstra habilidades para realizar uma diversidade de actividades do dia-a-dia
• Conhecimento operacional, habilidades e experiência
• Integra a abordagem baseada em resultados nas suas actividades
• Compreende como as tarefas atribuídas relacionam-se com as dos outros membros da equipa e como a equipa integra-se com outras pessoas em toda a organização
• Demonstra integridade, espírito colaborativo e compreensão da gestão de riscos
• Solução de problemas:
• Reconhece e resolve problemas típicos da sua área de trabalho e avalia e selecciona soluções a partir de opções disponíveis
• Comunicação e habilidades interpessoais:
• Estabelece contactos regulares com todas as partes interessadas envolvidas nas suas actividades
• Actua em todas as tarefas com energia e engajamento pessoal
• Fluência em Português escrito e oral
• O conhecimento prático de Inglês é vantajoso
• Educação e experiência:
• Mínimo um (1) ano de experiência profissional relevante em funções similares
• A experiência de trabalho no campo da promoção da democracia é uma mais-valia
• A experiência com programas financiados pela União Europeia e/ou implementados pelo International IDEA é considerada uma grande vantagem
• Diploma de ensino médio e preferencialmente formação em administração e/ou secretariado; estudos universitários são considerado uma vantagem
• Experiência de trabalho em contexto internacional, por ex. numa organização intergovernamental, é vantajosa

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Submissão de Candidaturas: As candidaturas devem ser compostas de dois documentos, ambos em português, escritos em fonte tipo Arial 11, com espaçamento simples e ter uma polegada de margens: (i) uma carta de candidatura, com o máximo de 2 páginas, indicando a que vaga a/o candidata/o concorre, a motivação para se candidatar a essa vaga e os pontos fortes da candidatura relativamente aos requisitos da vaga e (ii) um curriculum vitae, com o máximo de 3 páginas