Assistente de Programas – Temporário (m/f)

Funções

Finanças

• Processamento de pagamentos de rotina, - táxi, aluguer de viaturas, de escritório, hospedagem de funcionários e parceiros
• Coordenar o registro de novos prestadores de serviços
• Auxiliar na conclusão de orçamentos de treinamento e workshop para projectos
• Apoiar os esforços de planeamento de trabalho e orçamento, fornecendo materiais administrativos solicitados pela equipe PATH
• Processar e monitorar aprovações de ordens de pagamentos e enviar aos clientes
• Verificar as facturas recebidas de fornecedores e processar as requisições de pagamentos
• Monitorar pagamentos a fornecedores e acompanhar recebimentos

Administração

• Avaliar e preparar os pedidos de aquisição, incluindo consumíveis, papelaria, para utilização do projecto
• Atender, encaminhar e entrar em contacto com o respectivo pessoal da equipe sobre as chamadas recebidas nos celulares do escritório
• Agendar reuniões, incluindo aquisição, suporte para garantir locais, catering, suprimentos e necessidade de equipamentos
• Apoiar a equipe técnica na preparação de agendas, compilação e organização de materiais de apoio relevantes
• Auxiliar diariamente no preenchimento de formulários administrativos, formulários de refeição em conferência e formulários de despesas de negócios
• Monitorar a correspondência do escritório por meio do livro de registro de entrada e saída Atender visitantes
• Apoiar a equipe técnica e administrativa nos escritórios da PATH nos EUA, conforme necessário
• Tirar e distribuir actas e monitorar actividades de acompanhamento
• Trabalhar com a equipe do projecto para apoiar e hospedar eventos locais do projecto
• Apoiar a administradora na gestão do escritório - monitoramento da internet, uso de impressora, disponibilidade de água potável, limpeza do espaço de trabalho
• Actualizar a lista de fornecedores anualmente; solicitar feedback da equipe sobre fornecedores e auxiliar na identificação de novos fornecedores conforme necessário para garantir um serviço adequado
• Auxiliar com traduções simples de Inglês para Português e vice-versa.
• Organizar, montar, reproduzir, encadernar e distribuir relatórios, correspondência e outros materiais
• Manter a lista de contactos de e-mail do projecto e divulgar actualizações mensais do projecto e outras comunicações aos contactos relevantes
• Gerir e actualizar regularmente o sistema de arquivo electrônico do escritório para armazenamento de documentos, fotos, vídeos e outros materiais do projecto
• Coordenar serviços de design gráfico e impressão

Oficinas/Treinamento/Preparação de reuniões

• Auxiliar na marcação de reuniões e treinamentos, preparação e entrega de materiais relevantes para reuniões, anotações de reuniões ou documentação audiovisual de reuniões
• Coordenar a logística de treinamentos, reuniões e outros eventos do projecto - por exemplo, orçamento, aquisição e garantia de locais, aquisição de suprimentos e materiais, alimentação, fornecimento de ajudas de custo diárias aos participantes e providenciar transporte

Preparação de viagens

• Coordenar as providências de viagens (domésticas e internacionais) do pessoal do escritório, visitantes e participantes de treinamentos ou workshops - incluindo cartas-convite, reserva de acomodação em hotel, reservas de voos e transporte de/para o aeroporto
• Auxiliar no processamento da papelada pré e pós-viagem e garantindo o cumprimento das políticas de viagem PATH
• Actualizar a programação de viagens de entrada e saída regularmente
• Sob a supervisão da SADM, coordenar a alocação de transporte de veículos PATH

Requisitos

• Licenciatura em Administração de empresas, gestão ou contabilidade com pelo menos 2 anos de experiência trabalhando com ONGs internacionais e agências doadoras
• Fluência nas línguas Inglesa e Portuguesa
• Conhecimento e utilização do Business World /Agresso será uma vantagem adicional
• Excelentes habilidades de comunicação e informática
• Capacidade e vontade de viajar conforme necessário

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• A PATH é um empregador de igualdade de oportunidades. Todos os candidatos qualificados serão considerados para o emprego
• A PATH não discrimina com base na raça, cor, religião, sexo, orientação sexual, identidade de género, informação genética, idade, origem nacional, estado civil, estado de invalidez, ideologia política, estatuto de veterano militar ou protegido, ou qualquer outra característica protegida pela legislação federal, estadual ou local aplicável