Assistente de Projectos (m/f)

Funções

• Conhecer o cronograma do estudo
• Assegurar que as actividades dos projectos são implementadas de acordo com os objectivos e cronogramas estabelecidos
• Monitorar o progresso dos projectos e garantir a tomada de decisões atempadas
• Assegurar, alertando ao Coordenador do Ensaio Clínico o cumprimento dos milestones do estudo
• Assegurar que os milestones e os relatórios (de disseminação interna e externa, financeiros, etc.) são elaborados e submetidos atempadamente aos níveis de reporte
• Fazer seguimento com o Coordenador do Ensaio Clínico e colaboradores do estudo para o cumprimento das suas metas de actividades (plano de trabalho semanal, manuscritos, relatórios, entre outras actividades)
• Garantir um arquivo adequado (cópias impressas e/ou documentação electrónica, checklists, etc.) de todos documentos relacionados com o projecto
• Assegurar a implementação das actividades com os Departamentos garantindo que os recursos estejam disponíveis para a sua realização
• Gerir os processos contractuais e administrativos dos recursos humanos afectos ao projecto, da selecção, integração e acompanhamento à cessação do contrato
• Assegurar que haja uma boa comunicação entre os membros da equipa de pesquisa (clinica, escritório e vice versa), bem como entre outros departamentos (administrativo, financeiro, logística, laboratório, ciências sociais e centro de dados)
• Gerir as viagens da equipa de pesquisa
• Coordenar a planificação do budget do estudos de acordo com as actividades necessárias nas áreas envolvidas (exemplo: Laboratório, Clínica, Demografia, Logística, Centro de dados, etc.)
• Executar aprovações das requisições internas de acordo com a disponibilidade do budget
• Fazer imputações das despesas no ensaio clínico, sempre após ter recebido aprovação pelo Investigador Líder do estudo do Investigador Principal, em função da elegibilidade das actividades e para evitar despesas não programadas
• Rever a imputação final das despesas nos projectos específicos com o Gestor de contractos
• Garantir que o Investigador Principal e o Investigador Líder do estudo esteja informado sobre as despesas imputadas a cada projecto
• Coordenar a relação com parceiros e autoridades, assegurando o cumprimento de normas em todos os processos associados aos projectos
• Contactos com os financiadores para questões específicas como submissão de relatórios técnicos
• Organizar e documentar reuniões regulares dos projectos (teleconferências e presenciais), incluindo gestão logística e desenvolvimento de agenda, acta e itens de acção
• Garantir relatórios atempados e a disseminação apropriada internamente e para as partes interessadas, parceiros e financiadores dos projectos
• Servir como ponto focal para comunicações internas e externas, mantendo contacto com financiadores, parceiros e provedores
• Garantir um arquivo adequado da documentação do projecto durante (local seguro com acesso restrito) e após o encerramento do projecto (arquivo morto por tempo definido pelo projecto)
• Pautar pela finalização atempada de todas as actividades em todos grupos de processo para formalmente encerrar o projecto ou uma fase do projecto junto com o Gestor de contractos
• Garantir o encerramento financeiro do orçamento e contabilidade do projecto, se aplicável
• Permitir a aceitação formal dos projectos apresentando relatórios finais atempados e exactos e resultados acordados aos financiadores
• Garantir o encerramento administrativos dos projectos arquivando os documentos
• Executar outras tarefas afins solicitadas pelo Investigador Principal ou seu Representante e a Direcção do Centro

Requisitos

• Formação académica de nível superior em Ciências de Saúde, Administração, Gestão ou Relações Internacionais
• Ter vínculo com a instituição por meio de contrato escrito
• Ter pelo menos 2 anos de experiência de trabalho em projectos na área de pesquisa em saúde e que tenha pelo menos experiência em ensaios clínicos de fármacos
• Experiência em gestão de equipas e de conflitos
• Ter disponibilidade para se deslocar a trabalho nos locais onde decorrem as actividades dos projectos
• Disponibilidade imediata
• Fortes habilidades organizacionais para multitarefas diárias, abordagem orientada para os objectivos e forte atenção aos detalhes
• Domínio da língua portuguesa e inglesa
• Outras línguas de domínio local é uma vantagem
• Excelente habilidades computação: MS Word, Excel, PowerPoint, software de gestão de e-mails, ferramentas de gestão de conteúdo Web, Ferramentas de teleconferência baseada no telefone ou na Web

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados