A EGPAF está a recrutar um Gestor de Escritório e Administração, para Maputo, em Moçambique.
Descrição
- A Elizabeth Glaser Pediatric Aids Foundation (EGPAF), trabalha em parceria com o Ministério de Saúde na implementação do Programa de Prevenção de Transmissão Vertical (PTV) de HIV e cuidados e tratamento para pessoal vivendo com HIV
- A missão da Fundação é assegurar a inclusão de crianças, prevenindo a transmissão de HIV da mãe para o seu filho e garantir-lhes o acesso a serviços de qualidade
- A EGPAF pretende recrutar profissionais qualificados para trabalhar nesta posição
Funções
- Administrar o escritório de Maputo, supervisionar as actividades e procedimentos administrativos essenciais no EGPAF Maputo e para apoiar e desenvolver a capacidade do pessoal administrativo do Field Office
- Organizar e coordenar treinamentos em Maputo
- Responsável por arquivos de administração
- Organizar e assistir os acordos internacionais de viagem (vistos, perdiem, cartas de visita, acomodação, directrizes, transporte, materiais de trabalho, etc.)
- Organizar e manter actualizados os arquivos físicos e electrónicos do EGPAF (políticas, formulários, procedimentos, etc.)
- Assegurar que o pessoal com direito ao crédito seja pago em tempo útil
- Garantir a limpeza eficaz dentro e fora das instalações da Fundação (fumigação, depilação, aspiração de cadeiras, persianas, redes, decoração de escritório, etc.)
- Assegurar o treinamento da equipe em primeiros socorros em coordenação com Logística e RH
- Responsável pela renovação da Licença de Exercício de Actividades exigida pela MINEC
- Assegurar a apresentação de relatórios sobre as actividades da Fundação para as instituições públicas competentes
- Gerencie as principais relações de fornecedores com hotéis locais, agência de viagens, empresas de segurança e companhias de telefone
- Assegurar um bom relacionamento entre a Fundação e o público em pessoa, por telefone e através de e-mails ao interagir ou visitar o Escritório de Maputo
- Assegurar que os Procedimentos de Acesso ao Office de Maputo sejam seguidos em todos os momentos
- Garantir disponibilidade de informações úteis aos visitantes, incluindo a facilitação das directrizes quando necessário
- Assegurar o bom funcionamento dos serviços de atendimento na recepção
- Controle a entrega diária do jornal
- Assegurar o pagamento atempado de contas de água, telefone, energia, seguro de saúde, seguro de trabalhador, segurança e renda de escritório (elaborar mapa de controle de pagamento)
- Administrar documentos de entrada e saída e correio de encomendas através da DHL, Portador Diário, EMS e outros
- Actualizar a lista de contactos da Equipe EGPAF Moçambique mensalmente e divulgue-se para todos os funcionários
- Organização e preparação de reuniões da SMT, Ops, All Staff
- Elaboração de cartas, traduções e outros documentos
- Participação na organização de eventos como retiros de pessoal, eventos sociais, festas da Fundação, etc.
- Supervisionar o uso e a manutenção do equipamento de escritório, incluindo a fotocopiadora, fax, máquina de encadernação para garantir que estejam em ordem e providenciar sua manutenção conforme necessário
- Supervisionar o funcionamento adequado dos serviços públicos para o edifício, como a água da electricidade e o bom funcionamento das linhas telefónicas
- Gerir a segurança e segurança do edifício e activos
- Trabalhar com o locatário, a empresa de gestão imobiliária e os reparadores para manter e consertar o escritório conforme necessário
- Contrato de manutenção de todos os equipamentos de escritório:
- Assegurar que todos os equipamentos de escritório e espaço de trabalho sejam devidamente mantidos e atendidos
- Manutenção do veículo: Assegurar que todos os veículos da base estão devidamente mantidos e os diários de bordo são gravados diariamente
- Fornecer registros de cadastro e combustível para o Departamento de Compras e Logística mensalmente
- Manter/actualizar os pedidos de viagens, Advance e Expense Register dos Motoristas
- Manter/actualizar o Relatório de Actividades de Pessoal (PAR) para os Motoristas, Segurança e Assistentes de Escritório
- Coordenar actividades de motoristas e uso dos veículos do escritório de Maputo de acordo com as necessidades do escritório de Maputo e seus funcionários
- Garantir que as políticas e procedimentos de administração padrão implementados em cada escritório
- Realizar treinamentos e reuniões com a equipe de administração para desenvolver capacidade e compreensão das actividades de administração
- Realizar visitas aos gabinetes de campo para auxiliar na implementação das actividades de administração e criar capacidade e compreensão da equipe
- Avalie políticas e procedimentos de administração de forma contínua para identificar e propor novas políticas ou mudanças conforme necessário, além de monitorar a implementação das políticas de administração existentes para garantir que elas estão sendo devidamente aderidas
- Actuar como Secretário da Fundação para o EGPAF Moçambique e assegurar a apresentação oportuna de retornos anuais com Registro de Empresas e Autoridade Jurídica
- Desenvolver e implementar políticas de segurança para protecção de pessoal e propriedade e reforçar protocolos de segurança
- Gerir o Plano de Continuidade de Negócios para o Escritório de Maputo e apoiar os escritórios de campo no preenchimento do plano para cada escritório de campo
- Contribuir, monitorar e controlar os orçamentos da administração do escritório para contractos, equipamentos e materiais de escritório
- Coordenar e supervisionar a gestão de inventário de escritórios e seguros, incluindo relevantes por leis, licenças e licenças que possam ser necessárias
- Garantir o bom funcionamento do escritório do país em relação a todas as actividades administrativas da Fundação
- Qualquer outra tarefa relevante atribuída pelo Director Adjunto de Operações
Requisitos
- Licenciatura em Administração, MBA ou outro grau requerido
- 3-5 anos de experiência como Gestor de Escritório e Administração
- Experiência anterior em trabalhar com ONGs internacionais é necessária
- Fortes habilidades interpessoais
- Capacidade de comunicação escrita e oral
- Fortes habilidades de supervisão e capacidade de trabalhar com pouca supervisão
- Fortes habilidades informáticas
- Leitura, escrita e fala fluente em Português e Inglês
- Forte capacidade multitarefa, incluindo relatórios e flexibilidade para mudar
- Forte sensibilidade cultural
- Capacidade de trabalhar sob pressão
- Capacidade de trabalhar sem supervisão
- Capacidade de se adaptar a ambientes multiculturais
- Ético e responsável
Notas
- Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
- Indique a fonte desta vaga na sua candidatura: emprego.co.mz
Como se Candidatar
1. Documentação
- Carta de Apresentação
- Curriculum Vitae
2. Candidatura