Gestor de Escritório/Recepcionista

Descrição

• O/a Gestor/a do escritório é responsável pela supervisão das funções administrativas e operacionais do escritório, assegurando o bom funcionamento diário e um ambiente de trabalho produtivo. Esta função implica a gestão dos recursos do escritório, a coordenação das tarefas administrativas e a prestação de apoio ao pessoal e aos visitantes. Serve de ponto de contacto central para as partes interessadas internas e externas, promovendo uma comunicação eficaz e um fluxo de trabalho eficiente

Funções

Gestão administrativa

• Supervisionar e coordenar as funções administrativas, incluindo o material de escritório, a manutenção do equipamento e as relações com os fornecedores
• Aplicar políticas, procedimentos e fluxos de trabalho de escritório para aumentar a eficiência e a produtividade
• Gerir os fundo de maneio do escritório, o acompanhamento das despesas e os registos financeiros relacionados com as actividades administrativas
• Elaborar actas de reuniões e cartas e manter um controlo de entrada e saída de correspondência devidamente protocolados
• Organizar e manter ficheiros, registos e documentação do escritório, tanto em formato físico como eletrónico
• Assegurar o cumprimento dos regulamentos aplicáveis, das normas de saúde e segurança e das políticas de proteção de dados

Comunicação e coordenação

• Servir de ponto de contacto central para a equipa e terceiros externos, respondendo a perguntas e fornecendo informações
• Coordenar e agendar reuniões, viagens e logística de viagem para a equipa
• Facilitar a comunicação eficaz dentro do escritório, divulgando informações e promovendo a colaboração
• Preparar e distribuir comunicações internas, incluindo memorandos, anúncios e boletins informativos

Operações do escritório

• Gerir as operações quotidianas do escritório, assegurando um ambiente de trabalho limpo, organizado e profissional
• Supervisionar e apoiar o pessoal administrativo, fornecendo orientação, formação e feedback sobre o desempenho
• Supervisionar a gestão das instalações, incluindo a manutenção, as reparações e a utilização do espaço do escritório
• Coordenar eventos e actividades do escritório, tais como reuniões, conferências e encontros sociais
• Implementar e manter tecnologias e sistemas de escritório, tais como sistemas telefónicos, correio eletrónico e ferramentas de colaboração

Apoio ao processo de aquisições (procurement)

• Apoia o processo de aquisição, ajudando na aquisição de bens e serviços, o que implica ajudar na seleção de fornecedores, na gestão de pedidos de compra e na manutenção de registos de aquisição
• Ajudar na procura de potenciais fornecedores e obter cotações de preços, informações sobre produtos e amostras
• Colaborar com a equipa para determinar as necessidades e especificações de aquisição
• Ajudar na preparação e emissão de ordens de compra, garantindo a exatidão e o cumprimento das políticas de aquisição
• Coordenar com os fornecedores para obter confirmações de encomendas, cronogramas de entrega e outros pormenores
• Manter registos das aquisições, incluindo ordens de compra, contratos, facturas e informações sobre fornecedores
• Prestar apoio administrativo geral ao departamento de aquisições, incluindo o arquivo, a organização de documentos e a manutenção de bases de dados

Requisitos

• Mínimo 3 anos de experiência em posições semelhantes
• Curso superior em Administração ou áreas afins
• Conhecimentos básicos de contabilidade e acquisições de bens e serviços
• Domínio de Microsoft Office
• Rigor tanto na qualidade do trabalho como no cumprimento dos prazos
• Sensibilidade relativamente ao princípio de igualdade dos géneros
• Flexibilidade horária

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Candidaturas de residentes em Chokwé são uma vantagem
• A SOCODEVI reconhece que a promoção da igualdade de género e um ambiente mais inclusivo aplica-se tanto as comunidades abrangidas pelos projectos que implementa e as pessoas que as implementam. A organização garante um local de trabalho saudável, respeitoso e seguro para toda sua equipa e age como uma organização responsável, justa e equitativa
• A SOCODEVI evita, nos seus processos de recrutamento, qualquer forma de discriminação