Oficial de Administração

A FHI360 está a recrutar um Oficial de Administração, para Chimoio e Manica, em Moçambique.

Funções

• Liderar a elaboração de cartas, documentos, e outras comunicações institucionais, recepção e classificação de correio e entregas
• Agendar, organizar e, manter um registo diário manual ou electrónico das reuniões
• Analisar os requisitos de gestão do Escritório, desenvolver e instituir actividades de apoio administrativo e orçamentos dos escritórios
• Elaborar e fazer recomendações ao Coordenador Provincial e aplicar sistemas e políticas internas de gestão do Escritório
• Avaliar continuamente a organização e a prestação de serviços para assegurar a melhor utilização dos recursos humanos e materiais
• Supervisionar o trabalho da Recepcionista, Motoristas, Pessoal da Limpeza, e outro pessoal administrativo
• Trabalhar com a Unidade de Finanças para assegurar que a coordenação das funções é realizada de forma adequada, trabalhar com o responsável pela Segurança para assegurar que as políticas e procedimentos de Segurança são respeitados
• Redigir e registar actas de reuniões periódicas para documentar as discussões, atribuições, acordos e itens de acções
• Coordenar e manter registos sobre o espaço do pessoal de escritório, pagamentos de telefone, internet, água, energia, recargas do telefone, estacionamento e chaves do escritório da empresa
• Em colaboração com a contabilidade produzir mensalmente o relatório de despesas ou gastos com viaturas, e apoio administrativo sempre que for solicitado
• Supervisionar o funcionamento dos seguintes sistemas:
• Parque de veículos, organização e programação de transportes, manutenção de veículos, contratação de motoristas e manutenção dos livros de registo dos veículos
• Coordenação com o responsável pelos transportes para assegurar que os motoristas estão a respeitar as medidas de segurança adequadas e que estão treinados em protocolos de segurança
• Gestão das reservas de hotel, organização de eventos, seminários e reuniões
• Gestão do processo de aquisições, incluindo a garantia de que os procedimentos utilizados para obter cotações são conduzidos de acordo com as políticas e os procedimentos oficiais da organização, que a documentação está correcta e conforme é exigido, que todos os relatórios necessários sobre o processo de aquisições foram entregues aos respectivos directores (como por exemplo, o relatório de inventário à Unidade de Finanças), e que todo o processo de aquisições é conduzido de uma forma atempada e adequada
• Gestão de materiais de escritório e manutenção de equipamentos de escritório e suportes de TI
• Supervisão dos motoristas, em coordenação com o Responsável pela área de transportes (se houver)
• Apresentar e formar os empregados novos nos processos administrativos, seus benefícios, etc. e registos dos empregados, gestão do sistema de avaliação de desempenho sob a orientação do Gestor da Provincial, e outras funções relacionadas com os RH
• Gestão de políticas, procedimentos e sistemas relacionados com atribuições e utilização de telefones celulares, acesso ao espaço dos escritórios fora do horário de expediente, e outras funções administrativas para manter o bom funcionamento do escritório

Requisitos

• Licenciatura em funções similares a Administração, Gestão ou Finanças
• Mínimo de 5 anos de experiência prática relevante
• Constitui vantagem: experiência de trabalho com ONGs e com os procedimentos de USAID
• Domínio do Microsoft Office Excel, Access, PowerPoint, Word e Outlook
• Fluência em Português e Inglês
• Trabalho prévio numa ONG é uma vantagem

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados